Inhoud

Organisatie van het consolidatieproces

Wanneer je een nieuw authority record aanmaakt en opslaat, wordt dit record automatisch voorzien van een tag 900 die het 'startshot' is van de consolidatie van het nieuwe record. De waarde die in deze tag wordt gegenereerd hangt af van het type authority record dat je maakte (persoon, corporatie, reeks of onderwerp) en de workflow die je volgde (zelf gecreëerd in de NZ of een kopie van een LOC authority record). Je mag deze tag niet veranderen of verwijderen.

Aan de hand van deze tags worden in Alma sets opgebouwd. Catalografen van Bibliotheekdiensten - Documentverwerking gaan hier vervolgens mee aan de slag. Het consolidatieproces omvat verschillende aspecten en verloopt in verschillende stappen.

Het is niet zo dat geconsolideerde records nadien niet meer mogen aangepast of bewerkt worden. Wel lijsten we hieronder een aantal afspraken op die ervoor moeten zorgen dat deze records nadien op correcte manier gebruikt kunnen worden in de catalogus.

Wat houdt consolideren in?

Het doel van het consolidatieproces is heel eenvoudig: nieuw aangemaakte authority records waar nodig verbeteren maar vooral aanvullen en verrijken met bijkomende gegevens die ervoor zullen zorgen dat de geconsolideerde authority records nog beter functioneren en dit zowel in Alma, in Limo als (op langere termijn) in een veel bredere context als bouwstenen voor Linked Data. Daarom omvat het proces heel wat opdrachten.

  1. Controle op verdubbeling: eerst wordt nagekeken of het nieuwe gecreëerde record geen dubbel is. Dit gebeurt eerder zelden maar soms wordt er toch een tweede authority record aangemaakt voor een persoon, corporatie of reekstitel. Meestal is dat het gevolg van de beperktheid van het al bestaande authority record: een ontbrekende nodige/noodzakelijke verwijzingsterm, een gebrek aan identificatiegegevens, ... leidt er soms toe dat een bestaand authority record niet werd gevonden. Als er toch een dubbel wordt aangetroffen, worden beide records in 1 goed functionerend record samengevoegd.

  2. Controle van de structuur van het record en de hoofdvorm/verwijzingstermen: vervolgens wordt nagekeken of het authority record conform is aan de datamodellen. Ook de 1XX, 4XX en 5XX, maar in het bijzonder de 1XX-hoofdvormen worden getoetst aan datamodel en afspraken en indien nodig verbeterd.

  3. Opzoeken in VIAF en aanbrengen van VIAF-sleutel: ten derde wordt de persoon, corporatie of reeks opgezocht in de Virtual International Authority File (VIAF). Deze website/database verzamelt authority records uit tientallen internationale authority bestanden. Wanneer in de VIAF een corresponderend record wordt gevonden, wordt in het LIBISnet authority record een tag 035 aangebracht met de unieke VIAF sleutel (bv. 035 $$a (VIAF)19039006).

  4. Verrijken van identificatiegegevens: soms bevatten nieuwe authority records weinig gegevens om de persoon, corporatie of reekstitel precies te kunnen identificeren. Op basis van gevonden VIAF-records of enig zoekwerk, kunnen we deze records verder verrijken met bijkomende gegevens zoals biografische data en korte omschrijvingen die aan de hoofdvorm worden toegevoegd of desnoods een biografische noot die we onderbrengen in tag 678. Deze verrijking helpt om verschillende personen of corporaties met gelijkluidende namen beter te kunnen onderscheiden en dus bibliografische records steeds aan het juiste authority record te koppelen.

  5. Ontdubbelen van gelinkte titellijsten: we kijken ook steeds na welke bibliografische records aan het nieuwe records zijn gekoppeld. Soms stellen we vast dat deze lijst thematisch of chronologisch zeer uiteenlopende titels bevat wat vaak een teken is dat de titels van meerdere auteurs met gelijke naam ten onrechte geclusterd worden. In dergelijke gevallen zullen de collega's van Bibliotheekdiensten - Documentverwerking pogen om de knoop zo goed mogelijk te ontwarren. Ze maken desnoods bijkomende authority records aan en koppelen elk bibliografisch record aan het juiste authority record.
Aan het einde wordt de waarde in tag 900 aangepast om te registreren dat het record geconsolideerd is. Ook deze sleutels bevatten een aanduiding van het type authority record en de wijze waarop het werd aangemaakt. De laatste woorden van deze tag geven het resultaat van het consolidatieproces aan. Er zijn twee mogelijkheden. Onderscheid is belangrijk want het resultaat bepaalt wat je nadien nog met deze geconsolideerde authority records mag doen.

  1. Consolidated record: bij volledig geconsolideerde records eindigt de 900 sleutel op 'consolidated record'. Volledig geconsolideerd betekent dat we erin geslaagd zijn om een authority record uit te werken dat voldoende identifictiegegevens bevat om de genoemde persoon, corporatie of reekstitel te onderscheiden van andere(n) met dezelfde of een sterk gelijkende naam. Die identificatiegegevens vindt je in de bijkomende subvelden van de hoofdvorm of in de tag 678. Het is daarom belangrijk om als catalograaf steeds goed gebruik te maken van de View-knop op de F3-resultatenlijst. Daarmee kan je immers het hele authority record met alle gegevens bekijken.

  2. Consolidated record - undifferentiated: wanneer we over een bepaalde persoon, corporatie of reekstitel ook tijdens het consolidatieproces geen bijkomende identificatiegegevens kunnen vinden, zullen we het authority record oormerken met de 900-tag '... consolidated record - undifferentiated'. Dergelijke authority records bevatten in regel slechts een hoofdvorm met naam en voornaam (of slechts initialen). Het is daarom mogelijk dat verschillende gelijknamige personen of corporaties achter dit authority record schuilgaan.

Wat mag en kan met geconsolideerde records?

Het consolidatieproces vergt een ernstige inspanning maar loont de moeite: geconsolideerde authority records functioneren optimaal in (en later buiten) de catalogus. Het is dan ook vanzelfsprekend dat we de integriteit van deze records willen bewaren en bepaalde afspraken en beperkingen vastleggen in verband met wat er nadien nog met deze records mag gebeuren. Daarbij is het belangrijk een onderscheid te maken tussen volledig geconsolideerde authority records en undifferentiated authority records.

Volledige geconsolideerde records

  • Verwijder of wijzig nooit de (VIAF) en andere identificatiesleutels in tag 035.
  • Verwijder of wijzig nooit de 900-tag.
  • Wijzig slechts bij grote uitzondering de hoofdvorm. De oude hoofdvorm moet dan steeds eerst gekopieerd worden en als verwijzingsterm (4XX) worden bewaard.
  • Nodige/noodzakelijke verwijzingstermen mogen worden toegevoegd.
Meer informatie over de manier waarop je authority records moet/kan bewerken vind je op de pagina: Authority records bewerken.

Undifferentiated authority records

Deze authority records zijn 'gegevensarme' records die we enkel gebruiken indien nodig. Deze records mogen niet meer verder bewerkt worden. Tijdens je bibliografische werk kan je met twee situaties te maken krijgen. Als voorbeeld nemen we een boek waarop een bepaalde auteursnaam staat waarvoor je via de F3-resultatenlijst een authority record vindt met in de 900-tag (View-knop!) de aanduiding '... consolidated record - undifferentiated':

  1. Je beschikt zelf niet over bijkomende identificatiegegevens die toelaten om de auteur vermeld op het boek te onderscheiden van andere personen met dezelfde naam: gebruik het bestaande authority record. De titel wordt gelinkt aan het authority record dat mogelijk werken van verschillende auteurs samenbrengt.

  2. Je beschikt over bijkomende identificatiegegevens: het boek bevat bv. een biografische noot over de auteur met data of over precieze aanduidingen over zijn/haar leven en werk. In dat geval creëer je een nieuw authority record. Gebruik de beschikbare gegevens meteen ook in dat authority record: hetzij in de hoofdvorm in $$d en/of $$g, hetzij in een meer uitgebreide tag 678.

Colofon

Laatst gewijzigd op 01.04.2019