Kennisdatabase

Inhoud

Een nieuwe physical item template maken

Een nieuwe template voor physical items maak je steeds op basis van een bestaand item:

• Open het item dat je wil gebruiken in de Alma Metadata Editor.
  
• Pas nu alle gegevens aan zoals je deze in de template wil opslaan. Let daarbij op de volgende zaken:
  
• Enkele velden worden sowieso niet opgeslagen in de template. Het gaat om: Barcode, Inventory number, Pattern information, Process type, At (request department), Item call number prefix/suffix en Temporary call number prefix.
  
• Alle andere velden waar waarden zijn ingevoerd, worden dus wel bewaard in de template.
  
• Kijk dus even alle velden na, zowel op het eerste tabblad General, als op de volgende tabbladen ENUM/CHRON en Notes. Het tabblad History moet niet nagekeken worden. Bij creatie van een nieuw item zal dit leeg zijn.
  
• Wis op elk tabblad de waarden die je niet in de template wil opnemen zoals bv. de PO Line. Tenzij je juist een template wil creëren om items te maken die altijd aan deze PO Line gekoppeld moeten worden.
  
• Voeg vaste waarden toe die je in elk nieuw item op basis van deze template wil invoeren. Voorbeeld: een vaste fulfillment note die gebruikers informeert over beperkingen m.b.t. raadpleging.
  
• Wanneer je het item helemaal hebt aangepast, klik je bovenaan op de knop Save as template.
  

• Daarop verschijnt er een pop-up waar je volgende zaken invoert:
  
• Als je een helemaal nieuwe template wil maken, dan voeg je een naam in in het vakje Template name.
  
• Wil je een bestaande template aanpassen (zie verder) naar de keuzes die je net maakte, dan kies je de template in kwestie uit het lijstje achter Existing templates. Dit lijstje is opgesplitst in drie: Recently used met een beperkte lijst van templates die je recent gebruikte, My templates met vanzelfsprekend je eigen private templates en Public met de binnen de Institution Zone gedeelde physical item templates.
  
• Achter Public template kan je kiezen om de nieuwe/aangepaste template voor jezelf te houden (No) of te delen met alle collega's in de Institution Zone (Yes).
  
• Klik daarna op Save.
  
• Belangrijk: nadat je de template hebt opgeslagen, keer je terug naar het oorspronkelijke physical item. Klik hier nu op Cancel om dit item weer te sluiten. Klik niet op Save want dan zou je eventuele aanpassingen die je maakte i.f.v. de creatie van de nieuwe template, ook doorvoeren in het item.
  

Een nieuw item maken op basis van een template

Een item maken op basis van een template in de Alma Metadata Editor

• Zorg ervoor dat het holding record waar je een item aan wil toevoegen, getoond wordt in de Alma Metadata Editor én actief is (bovenbalk is blauw).
  

• Klik in menu op Add inventory: naast het vertrouwde Add item is daar nu ook Add item from template beschikbaar. Deze functie heeft ook een eigen sneltoetscombinatie (Alt+L). Klik hierop (of gebruik de sneltoetsen).
  

• Er verschijnt een kleine pop-up waar je een template kan kiezen:
  
• De template die je het laatst gebruikte, staat steeds al ingevuld. Dat is dus handig als je steeds (of toch vaak) dezelfde template gebruikt.
  
• Andere templates kies je door op het pijltje achter het invoervak te klikken. Alle beschikbare templates staan hier opnieuw verdeeld in drie groepen: een beperkte selectie van recent gebruikte templates, je eigen private templates en de gedeelde public templates.
  
• Klik op Create item en een nieuw item wordt aangemaakt met alle in de template ingevoerde waarden. 
  
• Je kan dit item natuurlijk nog verder aanpassen. Als je daarmee klaar bent, klik je op Save om het nieuwe item op te slaan.
  

Een item op basis van een template toevoegen aan een lijst van items

• Wanneer je de lijst van items gekoppeld aan een holding hebt opgeroepen via View items, is naast de mogelijkheid om een blanco item toe te voegen (Add item) ook de knop Add item from template beschikbaar.
  

• Klik op deze knop en dezelfde pop-up als hierboven beschreven wordt getoond.
  
• Kies de template die je wil gebruiken, en klik op Create item.
  

Een physical item template aanpassen

• Open een bestaande holding in de Alma Metadata Editor. Het is niet belangrijk welke holding.
  
• Kies voor Add item from template en kies de template die je wil aanpassen uit het lijstje.
  
• Klik op Create item zodat een nieuw (niet te bewaren!) item wordt aangemaakt volgens de bestaande template.
  
• Pas de gegevens waar nodig.
  
• Klik op Save as template.
  
• In de pop-up kies je de aan te passen template uit het lijstje van Existing templates.
  
• Klik op Save.
  

• Er verschijnt een waarschuwing die informeert dat een template met die naam al bestaat. Bevestig dat je deze wil vervangen/aanpassen.
  

• Belangrijk: de MDE toont nu het niet te bewaren item. Klik op Cancel zodat het item niet definitief wordt opgeslagen.
  

Een physical item template verwijderen

• Creëer een voorlopig item (zoals hierboven).
  
• Kies opnieuw voor Save as template.
  
• Kies in de pop-up uit de lijst met Existing templates de template die je wil verwijderen.
  

• In de pop-up wordt nu ook een Delete-knop zichtbaar. Klik hierop en de template wordt verwijderd. Een boodschap verschijnt boven in de pop-up om dit te bevestigen.
  
• Klik op Cancel om de pop-up te sluiten.
  
• Klik nogmaals op Cancel om het voorlopig gecreëerde item te sluiten zonder dat het wordt opgeslagen in Alma.
  

Colofon