Logical collections

• Ga via Resources>Manage inventory>Manage collections naar het overzicht van top-level collections
  
• Ga naar de collection die je wil vullen: dat kan een top-level collection zijn of een subcollection. Belangrijk: gebruik steeds de ...-knop en kies voor Edit (niet View) om naar onderliggende subcollections te gaan.
  
• Als je de collection gevonden heb, kies je nogmaals voor ... > Edit
  
• Ga naar de tab Title List en klik op Assign Titles Set
  

• Je krijgt nu een volledig overzicht van alle beschikbare titles-sets te zien. Opgelet: als je de gezochte set zelf hebt gemaakt, staat deze op de My sets-tab. Anders moet je wellicht verder zoeken in de andere tabs. Recent gemaakte sets staan bovenaan of kan je bovenaan krijgen door te sorteren op creation date. Desnoods kan je ook met het zoekvakje bovenaan zoeken op de naam van de set.
  
• Klik het selectierondje voor de te gebruiken set aan en klik rechtsboven op Add Set Titles. 
  

• Een automatische job start nu op die de titels uit de logical set op de title list van de logical collection zal zetten. Afhankelijk van de omvang van de logical collection kan dit wel even tijd vragen.
  
• Klik rechtsboven op Save.
  

Itemized collections

Verschillende werkwijzen

• Vertrekkend vanuit een individueel bibliografisch record: je kan steeds een bibliografisch record via de optie Add to collection in de zoekresultatenlijst in een bepaalde collection onderbrengen.
  
• Vertrekkend vanuit de collection kan je een zoekopdracht uitvoeren en records selecteren die je in de collection wil opnemen.
  
• Vertrekkend vanuit een collection kan je ook alle records in een op voorhand opgeslagen set in één keer opnemen in een collection.
  

Een bibliografisch record aan een collection toevoegen

• Zoek het record op via een zoekopdracht. Er zijn twee belangrijke beperkingen:
  
• deze werkwijze werkt enkel wanneer je een All titles-zoekopdracht ingaf
  
• deze werkwijze is enkel beschikbaar op de Institution Zone-tab van de zoekresultaten. Je kan dus enkel records aan een collection toewijzen die al op de Institution Zone-tab staan omdat er a) inventory beschikbaar is of b) het bib record gelinkt is aan jouw IZ
  
• Klik op de rechtermuisknop of de ...-knop achter het bib record en kies voor 'Add to collection'. Afhankelijk van je eigen keuze staat de functie hoger of lager in het lijstje.
  

• Er verschijnt een overzicht van alle top-level en sub-collections in jouw IZ. Opgelet: op deze lijst staan alle (!) collections. Dat wil zeggen dat deze lijst niet alleen itemized maar ook logical collections bevat. Het is echter niet zinvol om op deze manier records aan een logical collection toe te voegen want a) ofwel zitten ze al in de logical set die gekoppeld is aan de logical collection en zijn ze dus al in de collection te vinden of b) ofwel zitten ze niet in de logical set en dan zal de dagelijkse synchronisatie het (onterecht) toegevoegde record ook weer snel verwijderen. Een manier om dit op te lossen, is door de lijst van beschikbare collections te beperken tot de itemized sets.
  
• Kies Advanced
  
• Kies voor de index Is Logical en zoek op Equals No
  

• Zoek in de lijst van collections de collection waar je het record aan wil toevoegen en klik erop.
  

• Het bib record is nu opgenomen in de collection. Dit is ook zichtbaar in de zoekresultatenlijst waar onder de korte bibliografische gegevens nu 'Collections' staat. Klik deze aan om een lijst te krijgen van de collections waar het record is in opgenomen.
  

Bib records in een collection opnemen via zoekopdracht

• Ga via het Alma Menu>Resources>Manage collections naar het overzicht van de top-level collections.
  
• Klik op de rechtermuisknop of op de ...-knop en kies voor 'Edit'.
  
• Als je het record niet rechtstreeks in de top-level collection wil opnemen maar in een daaronder geplaatste sub-collection, kies je onder de tab Sub-collections de juiste collection uit en je kiest opnieuw voor 'Edit'. Ga voort tot je de sub-collection hebt geopend waar je een record aan wil toevoegen.
  
• Zodra je de juiste collection bereikt hebt, kies je voor de tab Title list.
  
• Klik op 'Add title'
  

• In een pop-up scherm kan je een zoekopdracht formuleren: zowel Simple als Advanced Search zijn mogelijk. Lanceer een zoekopdracht en verfijn eventueel de zoekresultaten via de facets. 
  
• Klik voor alle records die je in de collection wil opnemen, de checkbox achter het rangnummer aan. Via Select all kan je ook alle getoonde records in één keer selecteren.
  
• Klik daarna onderaan op Add titles. Er volgt nog een pop-up scherm met de vraag om je keuze te bevestigen waarna de geselecteerde records in de collection worden opgenomen.
  

Terug naar boven

Een volledige set in een collection opnemen

• Ga eerst, zoals hierboven wordt beschreven, naar de title list van de top-level of sub-collection waar de je bibliografische records in wil opnemen.
  
• Kies daar voor 'Add titles from set'
  

• Er verschijnt een pop-up met in drie tabbladen de beschikbare sets. Indien nodig kan je de lijst verfijnen door bv. te zoeken op de naam van de set. Opgelet: op deze lijst staan zowel itemized als logical sets. Beide types kunnen gekozen worden. Maar de itemized collection zal bij keuze voor een logical set achteraf steeds de titels bevatten die op dit moment in de logical set zaten. Er is dus geen automatische synchronisatie zoals bij logical collections.
  
• Klik het keuzebolletje voor de set die je wil opnemen aan.
  
• Klik op de knop Add Set Titles en bevestig je keuze.
  

Colofon