Inhoud


Wat zijn collections?

Een collection - niet te verwarren met een electronic collection - is een entiteit binnen Alma die bibliografische records verzamelt. We gebruiken collections vooral in twee specifieke gevallen:

  • Collections kunnen in Limo getoond worden in de Collection Lobby. Hier kunnen gebruikers op een andere manier deze verzameling ontdekken dan via de klassieke zoekopdrachten en -lijsten. De Collection Lobby is meer gericht op browsen: de records worden overzichtelijk en aantrekkelijk (zeker wanneer een thumbnail beschikbaar is) gepresenteerd met beperkte metadata. In elke collection kan ook afzonderlijk gezocht worden.
  • Wanneer in Alma een digital representation aan een bibliografisch record wordt gekoppeld, moet deze representation en het bijhorende record sowieso aan een collection worden toegevoegd. 
Collections zijn hiërarchisch georganiseerd. Collections op het 'hoogste' niveau worden top level collections genoemd. Collections die in een top level collection op een lager niveau geplaatst worden, zijn subcollections. Een subcollection maakt dus altijd deel uit van een top level collection of een andere hoger geplaatste subcollection.

Naar het beheer van deze collections is er een belangrijk onderscheid tussen itemized collections en logical collections.
  • Itemized collections worden volledig manueel beheerd: een eerste reeks records wordt meestal bij de creatie van de collection toegevoegd. Alle latere veranderingen aan de samenstelling van de collection gebeuren door manuele ingrepen: records kunnen eenvoudig stuk per stuk of op basis van een set worden toegevoegd aan de collection en ook het schrappen van records uit de collection gebeurt door manuele ingrepen, hetzij individueel, hetzij in batch.
  • Logical collections worden bij creatie gekoppeld aan een logical set: op dat moment worden alle records uit die set automatisch toegevoegd aan de collections. Ook het latere onderhoud gebeurt automatisch. Elke dag wordt een Alma-job uitgevoerd die de inhoud van set en collection synchroniseert: records die nieuw zijn in de set (omdat ze voldoen aan de query die voor de set werd vastgelegd) worden toegevoegd aan de collection terwijl records die niet langer in de set zitten (omdat ze niet langer voldoen aan de criteria) verwijderd worden uit de collection.
De keuze om te werken met een itemized dan wel een logical collection, wordt sterk bepaald door:
  • de mogelijkheid om de inhoud van een collection te vatten in een logical set (noodzakelijke voorwaarde om met een logical collection te kunnen werken).
  • de specifieke use case: zo kan een itemized set interessant zijn voor zogenaamde curated collections waarbij een expert beslist welke records wel of niet thuishoren in de collection
In Alma worden collections vooral zichtbaar in zoekresultatenlijsten van bibliografische records (zoeken op Titles). In de linkerkolom van de zoekresultatenlijst worden de collections getoond als een aparte facet en kan je deze collections dus als een filter op de zoekresultaten toepassen.

Image Placeholder

Ook in Limo kan een facet worden aangeboden die de gebruikers toelaat om een zoekresultatenlijst te filteren zodat enkel records die tot een bepaalde collection behoren, worden getoond op de beperkte lijst. Per Limo-view kan beslist worden of deze facet geactiveerd wordt of niet. 

Maar de belangrijkste functionaliteit met betrekking tot de collections in Limo is de Collection Lobby of de Limo Collection Discovery. Ook hier kan per Limo-view beslist worden of deze functionaliteit geactiveerd wordt of niet. De gebruiker krijgt dan in de bovenbalk van het Limo-scherm een bijkomende optie (Curated collections of Uitgelichte collecties) die toegang geeft tot de aparte interface van de Collection Lobby. 
Image Placeholder

Er zijn heel wat mogelijkheden om de Collection Lobby vorm te geven en de aangeboden inhoud visueel aantrekkelijk en helder te maken voor de gebruikers. Deze mogelijkheden zijn beschreven op een afzonderlijke workflowpagina: Vormgeving van de Limo Collection Discovery.

Regels en afspraken over collections

Collections bestaan enkel in de afzonderlijke Institution Zones van het Alma LIBISNet. Dat wil zeggen dat het gebruik van collections in één IZ geen impact heeft op andere IZ's, noch in Alma, noch in Limo. Als bv. in een bepaalde IZ een collection wordt gecreëerd die een aantal bibliografische records (die wel in de Network Zone worden bewaard!) verzamelt, dan heeft dit geen enkel gevolg voor de weergave of het gebruik van diezelfde bib records in de andere IZ's. Het is dan ook niet nodig om regels of afspraken te maken op het niveau van LIBISnet. Binnen elke Institution Zone kan beslist worden of en hoe deze collections gebruikt worden. Het is wel belangrijk dat dit ook gebeurt en dat daarbij met een aantal zaken rekening wordt gehouden:

  • Denk op voorhand na over de structuur van de collections binnen de IZ. Wordt gekozen voor een (groter) aantal naast elkaar staande top-level collections of voor een meer hiërarchische structuur met 1 of enkele top-level collections en daaronder een boomstructuur van sub-collections?
  • Verbind de structuur van de collections met de naamgeving. Wordt er gekozen voor een hiërarchische structuur, dan wordt dit best ook in de naamgeving weerspiegeld. Een voorbeeld: er wordt een systeem uitgewerkt om bibliografische records van jaarverslagen te bundelen. Een top-level collection kan 'Jaarverslagen' heten met daaronder sub-collections per land. Noem deze dan niet 'België', 'Nederland', ... maar 'Jaarverslagen. België', 'Jaarverslagen. Nederland' , ...
  • Elders in dit dossier wordt de mogelijkheid getoond om met collectiesleutels te werken: dergelijke collectiesleutels worden gebruikt wanneer het niet mogelijk is om de inhoud van een collection helemaal precies af te bakenen op basis van de aanwezige metadata. Deze collectiesleutels worden ingevoerd als lokale extensie in tag 699 en zijn dus ook gebonden aan de Institution Zone. Per Institution Zone kan dan ook een lijst van collectiesleutels worden vastgelegd die dan ook als keuzelijst op het veld 699 geconfigureerd kan worden.
  • Zeker in grotere IZ's met meerdere bibliotheken, eventueel op verschillende campussen, wordt aangeraden om de collections in overleg of zelfs centraal te beheren. Eventueel kunnen één of enkele collection-beheerders worden aangeduid die de nodige collections aanmaken en beheren. Deze personen krijgen dan de Alma-rollen Collection Inventory Operator of Collection Inventory Operator Extended waaraan de autorisatie om collections te maken, te verhuizen of te verwijderen (extended) gekoppeld is. 
Voor KU Leuven: er wordt gewerkt aan een afsprakennota waarin de algemene principes i.v.m. het gebruik en beheer van Alma Collections en de Limo Collection Discovery worden vastgelegd. In deze nota zal dus bepaald worden waarvoor we collections en de Collection Discovery zullen gebruiken, welke workflows zullen toegepast worden en wie zal instaan voor het beheer (creatie en onderhoud) van de collections en de Collection Discovery. 

Workflows m.b.t. collections

Via de onderstaande links, word je verder geleid naar afzonderlijke pagina's waar de belangrijkste workflows worden beschreven en in beeld gebracht.

Use cases & voorbeelden


Colofon

Laatst gewijzigd op 12.06.2024