Inhoud
Authority records zoeken via F3
Vertrekpunt is een tag in een bibliografisch
record waarin we een heading uit een authority
record willen overnemen. Hieronder wordt het
meest courante voorbeeld, nl. het overnemen
van een auteursnaam uit een authority record
voor een persoon in een bib tag 700
uitgewerkt. De werkwijze voor andere types
authority records (corporaties, onderwerpen en
titels) is echter identiek.
Tik in het juiste subveld van de bib tag
het begin van de zoekterm in (bv. de
persoonsnaam). Voor een auteur tik je dus in
tag 700 $$a de eerste letters van de naam in.
Let daarbij op volgende zaken:
Je moet minstens 3 karakters intikken om een zoekresultaat te krijgen.
Hoe meer karakters je intikt, hoe preciezer het zoekresultaat zal zijn.
Voer echter ook niet teveel in. Vaak is een eerste stuk van de naam, titel, ... al voldoende om een bruikbaar resultaat te krijgen. Je riskeert ook variante vormen te missen door bv. al de volledige voornaam in te voeren.
Voer de zoekterm in, zoals je deze verwacht te vinden in het authority record. Zoek je bv. 'Peter van Kemseke', dan begin je te zoeken met 'Van Kem' en niet met 'Peter van Kem'. Een eventueel bestaand authority record zal immers in elk geval de correcte hoofvorm bevatten maar misschien niet de volledige naam beginnend met de voornaam.
Vervolgens klik je op de F3-knop. Alma
doorzoekt nu het relevante authority bestand
en presenteert de resultaten zoals het
screenshot hieronder toont.
De lijst bevat volgende elementen:
Bovenaan is je zoekopdracht zichtbaar.
De zoekresultaten zelf worden gepresenteerd in twee tabbladen. Het eerste tabblad dat steeds onmiddellijk getoond wordt, bevat de zoekresultaten die werden gevonden in de authority records. Dit tabblad heeft als header de naam van het doorzochte authority bestand (hierboven LCNAMES). Het tweede tabblad dat je kan bekijken door op de header Headings from bibliographic records te klikken, bevat de resultaten die werden teruggevonden in de bestaande bibliografische records. Dit zijn dus geen hoofdvormen of verwijzingstermen uit authority records maar headings uit andere bibliografische records.
De resultaten worden gepresenteerd in opeenvolgende lijnen waarbij die delen van de headings die overeenkomen met je zoekterm in het lichtgeel gemarkeerd zijn. Meestal is de derde lijn de eerste die overeenkomt met de ingegeven zoekterm.
Het aantal getoonde resultaten is beperkt tot
20. Er zijn echter verschillende
mogelijkheden om de resultaten te
doorzoeken of te verfijnen of om een
nieuwe zoekopdracht uit te
voeren:
De voorgaande of volgende resultaten oproepen kan door de pijltjes aan te klikken.
Wanneer je zoekresultaat nog niet verfijnd genoeg is, kan je in de zoekbalk bovenaan bijkomende karakters toevoegen aan de zoekterm en de zoekopdracht opnieuw uitvoeren door op Enter of het vergrootglas achter de zoekbalk te klikken.
Omgekeerd kan je een zoekopdracht ook uitbreiden door karakters van je zoekterm te verwijderen.
Als je een volledig nieuwe zoekopdracht wil uitvoeren, vervang je eenvoudig de volledige zoekterm en voer je een nieuwe zoekopdracht uit.
Beslissen over 'bruikbaarheid' van een
heading
Nadat je via F3 het authority bestand hebt
doorzocht, moet je beoordelen of een
getoond zoekresultaat ook 'bruikbaar'
is en één van de getoonde authority
headings dus geselecteerd kan worden. Daarvoor
moet voldaan zijn aan drie
voorwaarden:
Er moet een authority record bestaan voor de entiteit (persoon, corporatie, titel)
Het authority record moet een Network Zone authority record zijn.
Het authority record moet verwijzen naar de juiste persoon, corporatie, ...
Deze drie voorwaarden kunnen omgezet worden
in drie vragen die in volgorde kunnen
beantwoord worden. Verschillende aanduidingen
in de zoekresultatenlijst, helpen je bij het
zoeken. Het antwoord bepaalt meteen ook wat je
verder moet doen.
Bestaat er al een authority
record?
Zoals gezegd worden de resultaten verdeeld
over twee tabbladen waarbij het eerste tabblad
de headings uit de authority records bevat. Als er voor een entiteit dus al een
authority record bestaat, moeten deze
headings terug te vinden zijn op het
eerste tabblad. Als dit niet het geval
is, dan kan je dit op twee manieren
vaststellen:
Als je een vrij brede zoekterm invoerde met een beperkt aantal karakters, kan het zijn dat er wel headings aan de zoekterm beantwoorden maar dat in de lijst de door jou gezochte waarde niet terug te vinden is. In het screenshot hieronder werd gezocht naar het authority record voor de Italiaanse auteur Giovanni Drumeo met de zoekterm 'drume'. De lijst geeft weliswaar resultaten maar tussen 'Drumel' en 'Drumer', waar 'Drumeo' zou moeten staan, staat er niets. Er bestaat dus geen heading die begint met de achternaam Drumeo.
Als je zoekterm zo precies was dat er helemaal geen overeenkomende authority headings werden gevonden, is de zaak nog duidelijker. In de lijst staat dan op de derde lijn de aanduiding '--Your entry would be here--' op de plaats waar de zoekterm alfabetisch zou moeten staan. Voor onderstaand screenshot werd gezocht op 'drumeo'
In dit geval zal je dus een nieuw authority
record moeten maken. Hoe dit in zijn werk
gaat, wordt beschreven in de volgende
workflow: Een
nieuw authority record maken. Maar
opgelet: beslis niet op basis van 1 negatief
resultaat. Zoek eventueel op een of meerdere
mogelijke varianten of met een wat verruimde
zoekterm om helemaal zeker te zijn dat er geen
authority record bestaat.
Gaat het wel om een Network Zone
authority record?
Wanneer je zoekt naar authority records voor
personen, corporaties en uniforme of
reekstitels, toont het tabblad met authority
headings resultaten uit twee parallelle
authority bestanden: enerzijds de headings van
authority records die, zoals de
bibliografische records, bewaard worden in de
LIBISnet Network Zone, anderzijds de headings
van authority records van de Library of
Congress. Beide groepen zijn op eenvoudige
wijze van elkaar te onderscheiden: de
headings van Network Zone authority
records worden gevolgd door de aanduiding
'(Network Zone)'. Achter headings uit
LOC authority records staat er niets. Enkel
headings uit Network Zone authority records
mogen rechtstreeks gebruikt worden in de
bibliografische records.
In het onderstaande screenshot werd gezocht
naar een authority record voor de auteur
'Drummeler, Dick'. De derde lijn toont een
heading die overeenkomt met de gezochte naam
maar achter de naam staat geen aanduiding
'(Network Zone)'. Het gaat dus om een LOC
authority record. Dat zie je ook wanneer je op
de View-knop klikt. In split screen wordt dan
het authority record getoond en dat is
duidelijk een LOC authority record: het MMS ID
eindigt op 0041 in plaats van op 1471 zoals
alle records uit de Network Zone. Ook de
structuur toont dat het om een LOC authority
record gaat.
In een situatie zoals hierboven, mag je de
LOC heading dus niet rechtstreeks gebruiken in
het bibliografisch record. Klik dus nooit
op de Select-knop achter een heading die
niet wordt gevolgd door de aanduiding
'(Network Zone)'. De LOC authority
records kunnen echter wel gekopieerd worden
naar de Network Zone en zo de basis vormen
voor een nieuw Network Zone authority record
dat wel mag gebruikt worden. De workflow Een
LOC authority record kopiëren naar de
Network Zone beschrijft gedetailleerd
hoe je dit doet.
Verwijst het authority record wel
naar de juiste persoon, corporatie, ...?
De zoekresultatenlijst bevat zowel headings
die als hoofdvorm in een authority record zijn
opgenomen (deze worden voorafgegaan door een
blauwe ster) als verwijzingstermen. Soms is
het niet zo eenvoudig om te bepalen of een
gevonden heading en authority record wel
degelijk overeenkomt met de gezochte persoon
of corporatie. Vooral wanneer de aanduidingen
op de te beschrijven publicatie vaag zijn (bv.
enkel initalen van voornamen of pseudoniemen)
of wanneer het gaat om vaak voorkomende namen,
is extra informatie welkom. De View-knop
achter elk zoekresultaat kan dan
helpen. Door op deze knop te klikken
worden in split screen twee tabbladen
getoond:
Het eerste tabblad toont het volledige authority record. Dit is interessant omdat je zo niet de hoofdvorm en alle (andere) verwijzingstermen te zien krijgt. Vooral wanneer op de publicatie enkel een onduidelijke verwijzingsterm werd aangetroffen, kan de hoofdvorm met bijkomende informatie als biografische data, titels en andere aanduidingen helpen om de auteur te identificeren. Records die werden overgenomen van de Library of Congress bevatten vaak nog bijkomende tags met informatie over de auteur en zijn/haar werken.
Het tweede tabblad toont de bibliografische records die gelinkt zijn aan het authority record. Een snelle blik op de titelgegevens van de andere publicaties kan duidelijk maken of het om dezelfde persoon gaat of niet. In de header wordt aangegeven hoeveel records er worden opgelijst. Opgelet: wanneer je op View klikte achter een verwijzingsterm, zal dit meestal in eerste instantie 0 zijn en zal het tabblad 'Bibliographic records' leeg zijn. Bovenaan het tabblad staat het labeltje 'Include' gevolgd door een vakje waar standaard 'Matching headings' staat ingevuld. Dat betekent dat enkel gezocht wordt naar bibliografische records waar exact de heading die je aan het bekijken bent in voorkomt. Voor verwijzingstermen zou dit inderdaad 0 moeten zijn omdat niet de verwijzingsterm zelf maar de hoofdvorm in het bibliografisch record wordt opgenomen.
Kies je via het pijltje echter voor 'Linked records' dan krijg je alle bibliografische records te zien die aan het authority record zijn gekoppeld. Deze lijst laat je dan toe om de te beschrijven publicatie te vergelijken met de rest van het 'oeuvre' van de auteur. Een voorbeeld: de te beschrijven publicatie is een schoolboek van ene D. Jansen gepubliceerd in 2017. Via F3 vind je weliswaar een Network Zone authority record voor D. Jansen maar de lijst van gelinkte bibliografische records bevat 3 titels van sterrenkundige werken uit de jaren 1920. In dat geval is het dus onmogelijk dat het om dezelfde persoon gaat en maak je dus een nieuw authority record aan, liefst met de nodige verduidelijking in de hoofdvorm (bv. een $$g) zodat beide authority records onderscheiden kunnen worden.
Volgend voorbeeld toont de werkwijze.
Vertrekpunt is een te beschrijven
publicatie: een boek over de
Maria-devotie, geschreven in het
Nederlands en uitgegeven in 1954. De
titelpagina vermeldt als auteur ene
'Magus'. Via F3 wordt duidelijk dat
'Magus' twee keer voorkomt in de headings
van Network Zone authority records. er
zijn immers twee headings met de
aanduiding '(Network Zone)': 1 keer als
hoofdvorm (met ster) verwijzend naar een
Franse auteur die leefde van 1862 tot 1940
en één keer als verwijzingsterm (zonder
ster). De kans dat de Franse occultist dit
werk schreef, is eerder klein dus klik je
op View na de verwijzingsterm om te zien
over wie het gaat.
Het blijkt te gaan om de jezuïet Emiel
Jan Janssen (1897-1940), een betere
kandidaat-auteur voor het werk in kwestie.
Om zeker te zijn, klik je door naar de tab
'Bibliographic records'. Deze geeft eerst
0 resultaten weer maar na het aanpassen
van de Include-optie van 'Matching
headings' naar 'Linked records' worden 57
resultaten getoond. De publicatielijst
leert dat het oeuvre van pater Janssen
twee domeinen omvat: Nederlandse
letterkunde enerzijds en devotie- en
preekboeken anderzijds. Je kan dus gerust
oordelen dat achter de Magus op de
titelpagina van de te beschrijven
publicatie inderdaad Emiel Jan Janssen
schuilgaat.
Een authority heading overnemen in
het bibliografisch record
Wanneer je na een zoektocht via F3 een
authority heading hebt gevonden die
voldoet aan de drie voorwaarden, kan je via de Select-knop achter die heading
het authority record koppelen aan het
bibliografische record. Het
volgende gebeurt:
Wanneer je een hoofdvorm selecteert, wordt het F3-scherm gesloten en keer je terug naar het bibliografisch record waar de hoofdvorm zal overgenomen zijn in de tag waaruit je de F3-zoekactie startte.
Wanneer je een verwijzingsterm selecteert, wordt het F3-scherm gesloten. In de tag in het bibliografisch record is niet de verwijzingsterm maar de hoofdvorm van het authority record overgenomen.
Opgelet: de indicatoren worden niet
overgenomen en blijven dus zoals je ze had
ingevoerd in de tag van het bibliografisch
record. Deze moeten desnoods manueel
ingevuld en aangepast worden.
Je vervolledigt daarna de tag met
gegevens die niet in het authority record
zijn opgenomen (bv. een $$e met
auteursfunctie bij een tag 700 of een $$v
met de reeksnummering bij overname van een
reekstitel in tag 490)
Bij het opslaan van het record
wordt de koppeling tussen
bibliografisch record en authority
record definitief vastgelegd.
Na succesvol opslaan van het bib
record wordt boven het editeerscherm
van de Metadata Editor het volgende
getoond.
Ook de automatisch toegevoegde
interpunctie wordt bij het opslaan van het
bibliografisch record weer grotendeels
verwijderd. Het is dus niet nodig om deze
manueel aan te pakken.
In het bibliografisch record wordt naast
de tag die gekoppeld werd aan een
authority record een icoontje dat een
verrekijkertje voorstelt, getoond. Vaak is
dit niet onmiddellijk zichtbaar. Wanneer
je echter even een ander record oproept in
het editeerscherm en daarna terugkeert
naar het bib record zal het verrekijkertje
zichtbaar worden. Je kan dit aanklikken om
authority record en andere gelinkte
bibliografische records te bekijken
(vergelijkbaar met de View-knop op de
F3-zoekresultatenlijst).
Meer informatie over wat er nadien met de
gekoppelde bibliografische en authority
records gebeurt, vind je op de pagina: Wat
doen Alma en Limo met authority
records?
Colofon
Laatst gewijzigd op 07.04.2020