Nederlands

Table des matières


Page d'état Alma

Si Alma n'est pas joignable, le mieux est de consulter d'abord la page d'état d'ExLibris: https://status.exlibrisgroup.com. Si l'état est affiché comme "Service is operation normally" bien que l'accès à Alma soit impossible, contactez helpdesk@libisnet.be

Image Placeholder

Accès : comptes Alma

Types de comptes

Pour travailler dans Alma, vous avez besoin d'un compte Alma. Le nom d'utilisateur et le mot de passe d'un compte vous permettent de vous connecter à votre Zone Institution, dont les urls sont listées ci-dessous. Chaque compte est doté d'autorisations spécifiques adaptées à la portée des tâches du ou des utilisateurs de ce compte. Une distinction est faite entre les comptes personnels et les comptes partagés non personnels :

  • Les comptes personnels portent le nom d'un employé temporaire ou permanent : un tel compte ne peut être utilisé que par cet employé. Ces comptes restent disponibles tant que l'employé est actif. Ensuite, ils sont fermés. Les autorisations d'un compte personnel peuvent toujours être mises à jour et complétées lorsque les tâches changent. Les autorisations dans les domaines de l'acquisition et de la gestion des ressources (au niveau des notices bibliographiques et des notices d'autorité) sont uniquement accordées aux comptes personnels.
  • Comptes partagés non personnels : ces comptes peuvent être partagés entre plusieurs employés qui effectuent la même tâche, principalement axée sur les services aux clients de nos bibliothèques et les tâches limitées au niveau de l'inventaire (notices de fonds et exemplaires, portfolios). Ces employés utilisent alors le même nom d'utilisateur et le même mot de passe pour se connecter à Alma. Ces comptes ne reçoivent des autorisations que pour les services aux usagers (fulfillment). En principe, les autorisations attribuées peuvent également rester inchangées dans le temps.

Demande d'un nouveau compte Alma

Vous pouvez demander un nouveau compte personnel Alma en envoyant un message au service d'assistance LIBISnet (helpdesk@libisnet.be). Envoyez votre demande à temps pour que le compte soit disponible au début de l'emploi. Ajoutez les informations ci-dessous afin que le nouveau compte puisse être configuré au mieux :

  • Nom et prénom du nouvel employé.
  • Adresse e-mail du nouvel employé et, s'il ne s'agit pas d'un employé permanent mais par exemple d'un jobiste, d'un bénévole ou d'un stagiaire, également l'adresse e-mail d'un employé permanent qui lui apportera son soutien.
  • Si la mission du nouvel employé est temporaire, indiquez également la date de fin (prévue) de la mission.
  • Vous devez également fournir une brève description de la ou des tâches que l'employé exécutera.

Sur la base de ces détails, un nouveau compte personnel Alma sera créé :

  • Pour les nouveaux employés permanents, la date de fin ne sera pas fixée.
  • Pour les employés temporaires avec une mission à durée déterminée (emploi temporaire, étudiants en emploi, stagiaires), la date de fin est fixée à 1 mois après la fin de la mission.
  • Pour les volontaires avec une mission sans date de fin définie, la date de fin est toujours fixée au dernier jour de l'année en cours.
  • Pour les nouveaux employés qui reçoivent des autorisations dans le domaine de l'acquisition et de la catalographie, la participation aux cours mensuels de formation de base LIBISnet est fortement recommandée. Si nécessaire, les responsables de la formation LIBISnet prendront contact avec le nouvel employé et éventuellement avec son supérieur hiérarchique pour discuter de la manière de rendre la formation la plus ciblée possible.
La création de nouveaux comptes non personnels est évitée autant que possible, mais elle reste possible. Là encore, cela peut se faire par le biais d'un e-mail à helpdesk@libisnet.be. N'oubliez pas que ces comptes ne peuvent recevoir que des autorisations dans le domaine des services aux usagers.

Renouvellement et clôture des comptes Alma

Les comptes personnels peuvent également être renouvelés à tout moment :

  • Pour renouveler le compte d'un employé temporaire dont la date de fin est fixée, envoyez un courriel à helpdesk@libisnet.be avec la nouvelle date de fin d'emploi.
  • Chaque année, une liste des comptes (surtout des volontaires) qui expirent à la fin de l'année est fournie en temps utile aux responsables des bibliothèques. Ils peuvent alors indiquer si ces comptes doivent être renouvelés (d'un an) ou non.
  • Lorsqu'un employé quitte la bibliothèque (autre travail, retraite), il est prié de le notifier également via helpdesk@libisnet.be et d'indiquer dans ce courrier la date à laquelle le compte peut être désactivé.

Sécurité : mots de passe

Les mots de passe des comptes personnels restent valables indéfiniment. Tous les employés sont bien entendu invités à ne pas partager les détails de leur compte (nom d'utilisateur et/ou mot de passe) avec d'autres personnes.

Pour les comptes partagés, de nouveaux mots de passe devront être définis chaque année. Une date annuelle sera fixée à cet effet, qui sera également communiquée à l'avance.

Accès : URLs Alma

La liste ci-dessous présente toutes les URLs individuelles des différentes Zones Institution (IZ) en Alma. N'oubliez pas qu'un compte Alma ne permet généralement que l'accès à votre propre IZ.

Accès : URLs Limo et Linkresolver BASE URL's

L'URL pour l'aperçu de toutes les vues Limo est https://limo.libis.be. Pour établir un lien vers une vue spécifique, vous pouvez utiliser les URLs ci-dessous :



LIBISnet Helpdesk : poser et suivre vos questions

Le service d'assistance LIBISnet est là pour vous aider lorsque vous avez des questions sur (le travail avec) Alma, Limo et les autres services et produits LIBIS. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et astuces pour poser vos questions en toute simplicité et suivre leur traitement.

Poser une question au service d'assistance LIBISnet

Poser une nouvelle question peut se faire de trois façons :

  • Par un simple courriel : envoyez un courriel à helpdesk@libisnet.be.
  • Via libis.helpdocs : sur la plate-forme de documentation, il y a un bouton Submit Ticket en haut. Cliquez dessus et une fenêtre pop-up apparaît où vous pouvez poser votre question.
  • Via le portail de support LIBIS : là aussi, vous trouverez un bouton Submit Ticket en haut de la page.

Quelques conseils pour poser des questions solides (qui peuvent également recevoir une réponse plus rapide) :

  • Évitez de regrouper les questions, surtout lorsqu'elles portent sur des sujets très différents. Les questions entrantes sont transmises à différents experts et cela est beaucoup plus difficile lorsqu'un message demande une expertise différente. L'idéal est de poser une question (ou quelques questions connexes) par message.
  • Formulez votre question/problème clairement et avec suffisamment de détails : que se passe-t-il exactement ? Quand et à quelle fréquence ? Dans quelles circonstances ?
  • Des données et une documentation supplémentaires sont toujours utiles : les MMS ID des notices dans lesquelles le problème s'est produit, quelques captures d'écran, ...

Quel est le suivi d'un message ?

Peu de temps après avoir envoyé votre message, vous recevrez une confirmation automatique avec un ticket. Le message est ensuite consulté par un dispatcher qui détermine quel collègue de LIBIS ou des Services Bibliothécaires peut le mieux répondre à votre question. Il examinera ensuite votre question et formulera une réponse.

Il se peut que l'expert doive vous demander des informations complémentaires. Vous recevrez ces questions par e-mail de l'adresse helpdesk@libisnet.be. Important : répondez toujours à ces courriers par une réponse (Reply) à cette même adresse. Ne la changez pas par l'adresse mail de l'expert en question (nous vous indiquerons bien sûr qui nous sommes dans nos mails). Il est également inutile d'ajouter une adresse mail personnelle en cc ou de faire suivre le message.

Lorsque votre question a reçu une réponse, le statut de votre question passe à résolu (Solved). Vous recevrez alors automatiquement un autre message vous indiquant ce que vous avez pensé du service. Tous les commentaires sont les bienvenus. N'hésitez donc pas à nous signaler les défauts et les points d'amélioration possibles : cliquez sur l'une des trois icônes. Vous pourrez alors saisir vos commentaires dans un champ de texte.

À propos, cela ne signifie pas nécessairement la fin de l'histoire : si vous avez d'autres questions sur le même problème, envoyez une réponse à l'un des e-mails que vous avez reçus du service d'assistance. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de poser une toute nouvelle question au service d'assistance. Vous pouvez également rouvrir une question résolue/close via le portail d'assistance.

Obtenir une vue d'ensemble de toutes vos questions du service d'assistance

En tant qu'utilisateur du helpdesk, vous avez une vue d'ensemble de toutes les questions que vous avez posées via le portail de support LIBIS. En haut de la page, vous pouvez choisir de soumettre un ticket (voir plus haut). Cependant, vous pouvez également :

  • Aanmelden (enregistrer) : utilisez cette option lorsque vous vous connectez à ce portail pour la première fois. Vous saisissez votre nom et votre adresse électronique. Il doit s'agir de la même adresse e-mail que celle à partir de laquelle vous envoyez des demandes au helpdesk. Si vous obtenez un message d'erreur, cela signifie généralement que vous vous êtes déjà connecté (mais que vous avez probablement oublié).
  • Inloggen (se connecter) : vous vous connectez ici avec votre adresse électronique et votre mot de passe et pouvez également demander un nouveau mot de passe si vous l'avez oublié.

Une fois que vous êtes connecté, les options Mijn tickets et Andere tickets apparaîtront également en haut. Cliquez sur :

  • Mijn tickets : vous obtenez un aperçu de tous les messages que vous avez envoyés au helpdesk. Attention : ceux-ci peuvent être triés de l'ancien au nouveau, ce qui n'est pas vraiment pratique. Cliquez sur les en-têtes de colonne pour les trier par ordre croissant ou décroissant. Pour chaque message, un numéro de ticket, le sujet, certaines dates ainsi que sa priorité et son statut sont indiqués.

    Si vous avez des questions sur un message particulier ou si vous souhaitez ajouter des informations, cliquez sur le sujet. Un écran s'ouvrira alors où vous pourrez saisir un message et également modifier d'autres détails (par exemple, la priorité ou le type de question). N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Versturen" (envoyer) et/ou "Bijwerken" (mettre à jour).
  • Autres tickets : offre un aperçu similaire mais des requêtes du helpdesk dans lesquelles vous avez été indirectement impliqué (via CC ou BCC). Ceci n'est pas pertinent pour la plupart des collègues.

Imprimer des étiquettes

Pour imprimer des étiquettes (codes-barres, étiquettes de dos), l'application Alma cloud SpineOMatic est l'outil le plus approprié. Une documentation complète sur l'utilisation de SpineOMatic est disponible sur la page d'aide suivante : Impression d'étiquettes : SpineOMatic.


Colophon

Dernière modification: 28.03.2023