Version française

Inhoud


Statuspagina

Wanneer Alma niet bereikbaar is, kan je best eerst de statuspagina van ExLibris raadplegen: https://status.exlibrisgroup.com/. Wanneer de status als 'Service is operating normally' weergegeven blijft, contacteer dan helpdesk@libisnet.be.

Image Placeholder


Toegang : Alma accounts

Soorten accounts

Om in Alma te kunnen werken heb je een Alma-account nodig. Met de gebruikersnaam en het paswoord van een account kan je inloggen in je Alma Institution Zone waarvan de url's hieronder zijn opgelijst. Elk account krijgt specifieke autorisaties die zijn afgestemd op het takenpakket van de gebruiker(s) van dat account. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen persoonlijke en gedeelde niet-persoonsgebonden accounts:

  • Persoonlijke accounts dragen de naam van een tijdelijke of vaste medewerker: een dergelijk account mag enkel door die medewerker worden gebruikt. Deze accounts blijven beschikbaar zolang de medewerker actief is. Nadien worden ze afgesloten. De autorisaties van een persoonlijk account kunnen steeds bijgestuurd en aangevuld worden wanneer taken en opdrachten veranderen. Autorisaties op de domeinen acquisition en resource management (op niveau van bib records en authority records) worden enkel aan persoonlijke accounts toegekend.
  • Gedeelde niet-persoonsgebonden accounts: deze accounts kunnen gedeeld worden door verschillende medewerkers die eenzelfde opdracht vervullen, voornamelijk gericht op de baliewerking en beperkte opdrachten op niveau van inventory. Deze medewerkers gebruiken dan dezelfde gebruikersnaam en paswoord om in te loggen in Alma. Deze accounts krijgen enkel autorisaties voor fulfillment-opdrachten. De toegekende autorisaties kunnen in principe ook over langere tijd ongewijzigd blijven.

Een nieuw Alma-account aanvragen

Een nieuw persoonlijk Alma-account aanvragen kan via een berichtje naar de LIBISnet helpdesk (helpdesk@libisnet.be). Stuur je aanvraag tijdig door zodat het account bij aanvang van tewerkstelling beschikbaar is. Voeg meteen onderstaande gegevens toe zodat het nieuwe account zo goed mogelijk kan geconfigureerd worden:

  • Naam en voornaam van de nieuwe medewerker.
  • Mailadres van de nieuwe medewerker en indien het niet om een vaste medewerker gaat maar bv. om een jobstudent, vrijwilliger of stagiair ook een emailadres van een vaste medewerker die voor ondersteuning zal zorgen.
  • Als de opdracht van de nieuwe medewerker van tijdelijke duur is, dan bezorg je ook de (voorziene) einddatum van de opdracht.
  • Best ook een korte beschrijving van de opdracht(en) die de medewerker zal uitvoeren.

Op basis van die gegevens zal een nieuw persoonlijk Alma-account worden aangemaakt:

  • Voor nieuwe vaste medewerkers wordt de einddatum niet ingesteld.
  • Voor tijdelijke medewerkers met een opdracht met bepaalde duur (tijdelijke tewerkstelling, jobstudenten, stagiairs) wordt de einddatum ingesteld op 1 maand na afloop van de opdracht.
  • Voor vrijwilligers met een opdracht zonder vastgelegde einddatum wordt de einddatum steeds ingesteld op de laatste dag van het lopende jaar.
  • Voor nieuwe medewerkers die autorisaties krijgen op vlak van acquisitie en catalografie wordt de deelname aan de maandelijkse LIBISnet-basisopleidingen zeer sterk aanbevolen. Indien nodig nemen de LIBISnet-opleidingsverantwoordelijken contact op met de nieuwe medewerker en eventueel de begeleider om te bespreken hoe de training zo doelgericht mogelijk kan verlopen.

De aanmaak van nieuwe niet-persoonsgebonden accounts wordt zoveel mogelijk vermeden maar het blijft mogelijk. Ook hier kan dit via een mail naar helpdesk@libisnet.be. Denk er wel aan dat deze accounts slechts beperkte autorisaties kunnen krijgen.

Alma-accounts verlengen en afsluiten

Persoonsgebonden accounts kunnen ook steeds verlengd worden:

  • Om een account voor een tijdelijke medewerker met vastgelegde einddatum te verlengen, stuur je een mail naar helpdesk@libisnet.be met de nieuwe einddatum van de tewerkstelling.
  • Jaarlijks wordt een lijst met (vrijwilligers)accounts die verstrijken op het einde van het jaar tijdig bezorgd aan de verantwoordelijken in de bibliotheken. Zij kunnen dan aangeven of deze accounts (met een jaar) verlengd moeten worden of niet. 
  • Wanneer een medewerker de bibliotheek verlaat (ander werk, pensioen), wordt gevraagd om dit ook te melden via helpdesk@libisnet.be en in die mail aan te geven op welke datum het account gedesactiveerd mag worden.

Veiligheid: paswoorden

De paswoorden van persoonlijke accounts blijven onbeperkt geldig. Aan alle medewerkers wordt natuurlijk wel gevraagd om hun accountgegevens (gebruikersnaam en/of paswoord) niet met anderen te delen.

Voor de gedeelde accounts zal jaarlijks een nieuw paswoord moeten worden ingesteld. Hiervoor zal jaarlijks een datum worden geprikt die ook op voorhand gecommuniceerd zal worden.

Toegang: Alma URL's

Deze lijst toont alle url's van de verschillende Alma Institution Zones binnen LIBISnet. Denk eraan dat een Alma account slechts toegang geeft tot de Institution Zone waaraan het account verbonden is.

Toegang: Limo URL's & Linkresolver base URL's

De URL van het overzicht van alle Limo-views is https://limo.libis.be.

De Linkresolver Base URL laat toe om vanop een extern platform, bv. Web of Science, Pubmed, e.a. door te linken naar de eigen Limo service pagina. (Meer info mbt de linkresolver: zie sessie 1 - toegangen)


LIBISnet-helpdesk: vragen stellen en opvolgen

De LIBISnet-helpdesk is er om je verder te helpen wanneer je vragen hebt over (werken met) Alma, Limo en de andere LIBIS-diensten en -producten. Hieronder een aantal tips & tricks over hoe je vlot vragen kan stellen en ook overzicht houden over de manier waarop deze opgevolgd worden.

Een vraag stellen aan de LIBISnet-helpdesk

Een nieuwe vraag stellen kan op drie manieren:

  • Met een eenvoudige mail: stuur een mail naar helpdesk@libisnet.be
  • Via libis.helpdocs: op het documentatieplatform staat bovenaan de knop Ticket indienen. Klik hierop en een pop-up verschijnt waar je je vraag kan stellen
  • Via het support-portaal van LIBIS: ook daar vind je bovenaan een knop Ticket indienen.

Een paar tips om sterke vragen te stellen (die ook sneller kunnen beantwoord worden):

  • Vermijd het om vragen te bundelen, zeker wanneer het over heel uiteenlopende zaken gaat. Binnenkomende vragen worden aan verschillende experten doorgespeeld en dat gaat een stuk moeilijker wanneer één bericht om verschillende expertises vraagt. Eén vraag (of enkele verwante vragen) per bericht is ideaal.
  • Formuleer je vraag/probleem duidelijk en met voldoende detail: wat gebeurt er precies? Wanneer en hoe vaak? In welke omstandigheden?
  • Bijkomende gegevens en documentatie helpen altijd: de MMS ID's van de records waarin het probleem zich voordeed, een paar screenshots, ...

Hoe wordt een bericht opgevolgd?

Kort na het versturen van je bericht, zal je een automatische bevestiging ontvangen met een ticket. Even later wordt het bericht bekeken door een dispatcher die zal bepalen welke collega bij LIBIS/Bibliotheekdiensten jouw vraag het best kan beantwoorden. Deze zal dan je vraag onderzoeken en een antwoord formuleren.

Het is mogelijk dat de expert jou om meer informatie moet vragen. Je ontvangt deze vragen per e-mail vanuit het adres helpdesk@libisnet.be. Belangrijk: beantwoord deze mails steeds via Reply naar ditzelfde adres. Verander het niet door het mailadres van de expert in kwestie (we laten in onze mails natuurlijk weten wie we zijn). Het is ook niet nodig om een persoonlijk mailadres in cc toe te voegen of het bericht te forwarden.

Wanneer je vraag beantwoord is, wordt de status van je vraag op Solved gezet. Je ontvangt dan automatisch nog een bericht waarin je kan laten weten wat je van de dienstverlening vond. We zijn heel blij met alle feedback. Aarzel dus ook zeker niet om min- en mogelijke verbeterpunten te signaleren: klik op één van de drie icoontjes. Daarna kan je in een tekstveld opmerkingen doorgeven.

Dat betekent trouwens niet noodzakelijk het einde van het verhaal: als je nadien nog verdere vragen hebt over dezelfde kwestie, stuur dan een reply op één van de mails die je vanuit de helpdesk ontving. Het is in dat geval dus niet nodig om een helemaal nieuwe vraag aan de helpdesk te stellen. Je kan een opgeloste/gesloten vraag ook heropenen via het support-portaal.

Overzicht krijgen over al je helpdesk-vragen

Als helpdesk-gebruiker krijg je een overzicht over alle vragen die je ooit stelde via het support-portaal van LIBIS. Bovenaan kan je kiezen om een ticket in te dienen (zie eerder). Je kan echter ook:

  • Aanmelden: gebruik dit wanneer je je een eerste keer aanmeldt op dit portaal. Je geeft naam en mailadres op. Dat moet hetzelfde mailadres zijn als datgene van waaruit je vragen stuurt naar de helpdesk. Als je een foutmelding krijgt, betekent dit meestal dat je al eerder aanmeldde (maar dat vermoedelijk vergeten bent).
  • Inloggen: hier log je in met mailadres en paswoord en kan je ook een nieuw paswoord aanvragen als je dat vergeten mocht zijn.

Eens je ingelogd bent, worden bovenaan ook de opties Mijn tickets en Andere tickets zichtbaar. Klik op:

  • Mijn tickets: je krijgt een overzicht van alle berichten die jij naar de helpdesk stuurde. Opgelet: deze kunnen van oud naar nieuw gesorteerd staan wat niet echt handig is. Klik op de kolomhoofden om oplopend of aflopend te sorteren. Voor elk bericht worden een ticketnummer, onderwerp, enkele data en de prioriteit en status aangegeven.

    Als je over een bepaald bericht verdere vragen hebt of informatie wil toevoegen, klik je op het onderwerp. Er wordt dan een scherm geopend waar u een boodschap kan invoeren en ook andere gegevens (zoals bv. prioriteit of type vraag) kan aanpassen. Vergeet niet op de knop Versturen en/of Bijwerken te klikken.

  • Andere tickets: biedt een gelijkaardig overzicht maar dan van helpdeskvragen waarbij je onrechtstreeks (via CC of BCC) betrokken was. Dit is voor de meeste collega's niet relevant.

Labels afdrukken in Alma

Voor het afdrukken van labels (barcodes, rugetiketten) is de Alma cloud app SpineOMatic de meest geschikte tool. Volledige documentatie over het gebruik van SpineOMatic vind je op volgende helpdocs-pagina: Label Printing: SpineOMatic.

Daarvoor werd de Alma Label Tool gebruikt. Deze software is verouderd en wordt niet meer ondersteund. Hieronder vindt u wel nog de technische bestanden en documentatie:

  • Alma Label Tool (versie 1.0.13 april 2017) inclusief technische documentatie zie: 1.0.13(5).zip
  • Testbestand voor Alma Label Tool (voor "Printing multiple labels") zie: ALMA_test.zip
  • Documentatie: Hoe labels printen met de Alma Label Tool? zie: Printing Barcode.pdf

Logo's

Het is best om het logo niet te downloaden, maar ernaar te linken. De beschikbare formaten zijn hieronder omschreven, met voorbeelden van methodes om te linken:


Alma Offline Circulatie

Wanneer er geen verbinding is met het internet, of wanneer Alma niet beschikbaar is, kan je tijdelijk werken met de Alma offline circulatie module:

Colofon

Laatst gewijzigd op: 22.07.2024