Kennisdatabase

Electronic collection selecteren

• Zoek de e-collectie op via de Persistent Search balk: zoek binnen "Electronic collections". Kies achter het zoekvak voor het icoontje van de Community Zone zodat je de resultaten meteen in de juiste tab krijgt.
  
• Eerst activeer je de e-collectie met de benodigde portfolio's. Als je nog geen toegang hebt op het uitgeversplatform laat je het veld "Make service available" onaangevinkt.
  
• Als er geen passende CZ e-collectie aanwezig is, maak je een lokale e-collectie aan.
  

Order aanmaken

• Wanneer je de juiste e-collectie hebt gevonden, klik je rechts op de knop "Order" of, als deze niet getoond wordt, op de ...-knop. De actie "Order" staat dan in het lijstje. Klik daar op deze optie.
  

• Selecteer vervolgens:
  
  • PO line type: "Electronic Collection - Subscription" of "Electronic Collection - One Time" (beide staan in de recommended types) naargelang het om een abonnement of een eenmalige aankoop gaat.
    
  • PO line owner: selecteer je bibliotheek.
    
• Klik op Create PO line.
  
• Vul de Purchase Order Line Details in. De tab Summary volstaat met volgende info:
  
  • Material supplier: zoek en selecteer de facturerende vendor.
    
  • List price: de met de vendor afgesproken prijs.
    
  • Klik op Add Fund en zoek en selecteer het betreffende krediet van je bibliotheek.
    
  • Acquisition method: [afhankelijk van afspraken binnen je bibliotheek]
    
  • Material type: Journal
    
  • Invoice status: [afhankelijk van afspraken binnen je bibliotheek]
    
  • Reporting code: selecteer het type abonnement [afhankelijk van afspraken binnen je bibliotheek]
    
  • Cancellation restriction: vink aan als er een beperking is m.b.t. opzegging van het abonnement (uitgeverslicentie, depotafspraken, ...)
    
  • Cancellation restriction note: verduidelijk hier de opzeggingsbeperking
    
  • Manual renewal: uitvinken!
    
  • Subscription from date: begindatum van het abonnement
    
  • Subscription to date: einddatum van het abonnement. Is het een lopend abonnement, zet dan 31/12/2099. Zo wordt het niet automatisch afgesloten.
    
  • Renewal date: de datum wanneer je zelf het abonnement wil hernieuwd zien, of de datum opgelegd door de uitgever. Vb. 1 oktober van het lopende jaar.
    
  • Renewal reminder period (days): het aantal dagen voorafgaand aan de renewal date dat je wil worden verwittigd.
    
• Eens je alle gegevens invulde klik je bovenaan op Order Now.
  

Resultaat

• Bij het aanmaken van de order werd er een "e-activation task" aangemaakt. De effectieve toegang van je electronic collection kan je opvolgen via de Activation tasks.
  
• Je ziet dat er een order gekoppeld is: "Orders: 1". Een klik hierop brengt je naar het order. Je kan dit dan editeren en vervolgens op "Save" klikken om je aanpassingen te bewaren.