Kennisdatabase

Betreft

Aanpak

• We maken in dit geval gebruik van 2 POL's:
  
  • één voor de eenmalige aankoop
    
  • één voor de jaarlijkse onderhoudsfee.
    
• We zorgen dat beide POL's aan elkaar zijn gekoppeld.
  

Workflow

• Maak eerst de order aan voor de eenmalige aankoop van de e-collectie of databank. Selecteer daarbij als PO Line type: "Electronic Collection - One Time".
  
• Noteer of kopieer het POL-nummer van de eenmalige aankoop.
  
• Zoek de e-collection opnieuw op.
  
• Bij de mogelijke acties rechts naast het e-collection resultaat (druk eventueel op de ...-knop) vind je nu een optie "Additional order". Klik hierop.
  
• Je maakt nu de POL voor de jaarlijkse onderhoudsfee. Selecteer:
  
• PO line type: "Access Service - Subscription".
  
• PO line owner: selecteer je bibliotheek.
  
• Klik op Create PO line.
  
• Voeg in de Description tab bij het veld Title de benaming toe van de onderhoudskost.
  
  Vb.  hosting fee, maintenance fee, update fee, ...
  
• Vul in de Purchase Order Line Details de Summary tab in zoals voor een abonnement op een e-collectie.
  
• In de rubriek Additional koppel je aan deze POL van de onderhoudsfee de POL van de eenmalige aankoop: d.i. zoek en selecteer bij het veld Associated PO Line het POL-nummer van de eenmalige aankoop.
  
• Eens je alle gegevens invulde klik je bovenaan op Order Now.
  
• Noteer of kopieer het POL-nummer van de onderhoudsfee.
  
• Maak nu nog de omgekeerde koppeling. D.i. ga naar de POL van de eenmalige aankoop en zoek en selecteer bij het veld Associated PO Line het POL-nummer van de onderhoudsfee.
  
• Klik op Save.
  

Resultaat

• Je hebt naast een order voor de eenmalige aankoop van de collectie of databank tevens een order aangemaakt voor de jaarlijkse onderhoudskost.
  
• Beide POL's zijn aan elkaar gekoppeld via de Associated PO Line in hun respectieve POL's.
  
• Ook in de electronic collection editor van de e-collection zie je in het tabblad General een attendering van de "Additional PO Line".