Inhoud
De uitdaging van aanwinstenlijsten
in Alma Collections
Limo Collection Discovery biedt een
interessante mogelijkheid om
bibliotheekgebruikers op een
gebruiksvriendelijke manier doorheen het
nieuwe aanbod van een bibliotheek te leiden.
Ze kunnen als het ware door een virtueel
aanwinstenrek 'bladeren'. Daarbij is het
mogelijk om fysieke en elektronische
aanwinsten samen te brengen of om deze
collections thematisch op te splitsen.
Maar zeker wanneer men in Alma
dergelijke collections als logical collections
wil opbouwen, zijn er een aantal
knelpunten:
- Het is niet mogelijk om 1 logical set
en
dus 1 logical te bouwen die zoekt in
de
metadata van holdings/items resp.
portfolios. Dat is wel
noodzakelijk om een
gemengde aanwinstencollectie te bouwen
waar bv. items ontvangen na een bepaalde
datum en portfolios geactiveerd na
diezelfde datum worden
samengebracht.
- Het is ook (nog) niet mogelijk om in
Alma
een query op te stellen naar
een relatieve datum.
Daarmee wordt een datum bedoeld die
berekend wordt aan de hand van de huidige
datum om zo bv. te zoeken naar alle items
ontvangen na de huidige datum min 90 (de
laatste drie maanden dus). Op die manier
zou je een logical set en collection
kunnen maken die dagelijks automatisch
veranderd omdat items voorbij die
dremeldatum automatisch uit de set vallen.
De enige oplossing nu is om een logical
set te maken waarin de datum op
regelmatige tijdstippen (bv. maandelijks)
wordt aangepast. Na elke aanpassing zal
door de automatisch synchronisatie ook de
collection worden aangepast.
Hieronder wordt een mogelijke
aanpak/opstelling voorgesteld die ervoor zorgt
dat a) aanwinstenlijsten indien gewenst nieuwe
fysieke en elektronische titels kunnen
bevatten en b) het regelmatig bijsturen van de
'aanwinstdatum' eenvoudiger maakt.
Een efficiënte aanpak voor
aanwinstenlijsten
We vertrekken opnieuw vanuit een concreet scenario: de collega's van VIVES
willen een top-level
collection Aanwinsten maken
met daaronder sub-collections waar
per
domein de nieuwe items en portfolios van
(ongeveer) de laatste drie maanden worden
getoond. Voor elk record is eenvoudig te
bepalen tot welk domein het behoort aan de
hand van een aanduiding in subveld $$d van
tag
996.
Een mogelijkheid zou zijn om
voor
elke thematische aanwinstenlijst een
aparte gestapelde collection te maken waarbij er
twee
subcollections zijn:
- Een P-collection die zoekt naar alle
records met de domein-sleutel in 996
$$d
én een item gecreëerd na datum X
- Een E-collection die zoekt naar alle
records met dezelfde waarde in 996 $$d
én
een portfolio geactiveerd na datum
X
Het nadeel van deze aanpak is
duidelijk: voor de maandelijkse aanpassing
van
de aanwinstdatum moet je de queries van
alle
onderliggende logical sets (dus het aantal
thematische aanwinstenlijsten x 2)
aanpassen.
Dat is elke maand een hoop werk.
Er is een betere oplossing
waarbij
die maandelijkse aanpassing sterk beperkt
kan
worden tot slechts 2 queries/sets. Het
onderstaande schema toont hoe een
dergelijke
aanwinsten-collection kan werken.
Toelichting bij deze collection-structuur
- Alle aanwinsten-collections worden verzameld onder 1 top level collection Aanwinsten. Zo vinden gebruikers in de Limo Collection Discovery snel de Aanwinsten-collectie die ze vervolgens verder kunnen ontdekken.
- Onder de overkoepelende top level
collection wordt eerst twee administratieve sub-collections gecreëerd die IZ-breed
(al kan dit ook beperkt worden tot bv.
1
bibliotheek binnen de Institution) alle
bibliografische records gaan verzamelen
die na een bepaalde datum (X) een
nieuw
item of nieuwe portfolio kregen. Deze sub-collections (hierboven Nieuwe items sinds
X en Nieuwe
portfolios sinds X) worden
gevoed
met heel eenvoudige logical sets die
zoeken naar items resp. portfolios die
na
een bepaalde datum gecreëerd of
geactiveerd zijn zoals op de screenshots hieronder.
- Deze administratieve sub-collections worden suppressed. Ze moeten immers niet rechtstreeks toegankelijk zijn voor de gebruikers.
- Naast deze administratieve sub-collections kunnen we
nu de thematische sub-collections rechtstreeks onder de top level collection Aanwinsten toevoegen. De queries/logical sets voor al deze
collections zijn gelijkaardig. Twee
zoekcriteria worden
gecombineerd:
- een inhoudelijke zoekopdracht die
de
records verzamelt die tot een
bepaald
thematisch domein behoren (groen hieronder waar gezocht wordt naar
de
code SAW (= Sociaal-agogisch werk)
in
aanwinstentag 996.
- een zoekopdracht die de selectie
verder beperkt (AND-combinatie)
tot de
bibliografische records waar sinds
datum X een item of portfolio werd
aan
toegevoegd. Dat doen we door op
basis
van het Collection ID van de
gestapelde
collection Nieuwe
inventory te zoeken naar alle records in deze collections.
- Deze combinatie wordt 2 keer ingevoerd en deze combinaties worden OR-gecombineerd om dus zowel de collection met nieuwe items als die met nieuwe portfolios te doorzoeken.
- Het screenshot hieronder toont de query voor één van deze thematische sub-collections. Aangezien deze sets/collections maar 1 keer moeten worden gecreëerd en daarna onderhoudsvrij zijn, mag de wat complexere query-structuur niet echt een probleem zijn.
Hoe komen nieuwe aanwinsten nu
in de
juiste thema-collectie terecht?
- Op dag 0 wordt een nieuw item
toegevoegd
aan een record dat een bepaalde
domeinsleutel bevat
- Dat item krijgt als creation date de
datum
van dag 0 en zal daarom binnen de
logical
set van Nieuwe items na X vallen.
- Door de dagelijkse synchronisatie zal
het
record op dag 1:
- ook deel uitmaken van
de
titellijst van de
collection Nieuwe items na
X
- daardoor zal het record ook in de logical sets terechtkomen van alle thematische sub-collections die de collection Nieuwe items na X doorzoeken
- Op dag 2:
- is het record ook opgenomen in de thematische sub-collections en wordt het ook getoond in Limo Collection Discovery
Hoe moet datum X dan aangepast
worden?
Om voor alle
thema-aanwinstenlijsten
de aanwinstendatum aan te passen, volstaat
het
nu om de twee sets die de collections Nieuwe items sinds
X en Nieuwe
portfolios
sinds X voeden, aan te passen: de
datum
kan bv. maandelijks 1 maand
vooruitgeschoven
worden. Verander de query en sla de set
weer
op onder dezelfde naam. Zie hiervoor: De logical set aanpassen.
- Hierdoor zullen de records die een
nieuw
item resp. portfolio kregen in de
geschrapte maand meteen uit de logical
set
vallen.
- Op dag 1 zullen ze na synchronisatie
uit
de administratieve sub-collections geschrapt zijn.
- Op dag 2 zijn ze ook uit de
thema-aanwinstenlijsten
verdwenen.
Vlak na zo'n update zal de gebruiker dus even wat minder titels zien maar de nieuw beschikbare titels worden vanaf dan wel weer dagelijks zichtbaar in de Limo Collection Discovery.
Colofon
Laatst gewijzigd op 26.06.2024