Inhoud
De uitdaging van aanwinstenlijsten
in Alma Collections
Limo Collection Discovery biedt een
interessante mogelijkheid om
bibliotheekgebruikers op een
gebruiksvriendelijke manier doorheen het
nieuwe aanbod van een bibliotheek te leiden.
Ze kunnen als het ware door een virtueel
aanwinstenrek 'bladeren'. Daarbij is het
mogelijk om fysieke en elektronische
aanwinsten samen te brengen of om deze
collections thematisch op te splitsen.
Maar zeker wanneer men in Alma
dergelijke collections als logical collections
wil opbouwen, is er een belangrijk knelpunt: het is niet mogelijk om 1 logical set
en
dus 1 logical te bouwen die zoekt in
de
metadata van holdings/items resp.
portfolios. Dat is wel
noodzakelijk om een
gemengde aanwinstencollectie te bouwen
waar bv. items ontvangen na een bepaalde
datum en portfolios geactiveerd na
diezelfde datum worden
samengebracht.
Hieronder wordt een mogelijke
aanpak/opstelling voorgesteld die ervoor zorgt
dat a) aanwinstenlijsten indien gewenst nieuwe
fysieke en elektronische titels kunnen
bevatten. Er wordt ook ook getoond hoe kan gekozen worden voor twee types aanwinstenlijsten:
- aanwinstenlijsten die steeds de aanwinsten van een (schuivende) tijdsspanne voor de huidige datum oplijsten, bv. alle aanwinsten van de laatste 60 dagen. Deze aanwinstenlijsten zijn volledig onderhoudsvrij: dagelijks wordt de inhoud aangepast: aanwinsten ouder dan (in dit geval) 60 dagen vallen uit de lijst terwijl de meest recente worden toegevoegd.
- aanwinstenlijsten die de aanwinsten clusteren in vast afgebakende periodes, bv. alle aanwinsten van januari 2026. Deze lijsten groeien automatisch in de looptijd van de gekozen periode en blijven na verstrijken stabiel. Dergelijke aanwinstenlijsten vereisen een manuele aanpassing elke keer wanneer de gekozen periode moet veranderd worden.
Een efficiënte aanpak voor
aanwinstenlijsten
We vertrekken opnieuw vanuit een concreet scenario: de collega's van VIVES
willen een top-level
collection Aanwinsten maken
met daaronder sub-collections waar
per
domein de nieuwe items en portfolios samen worden opgelijst die de laatste 60 dagen aan de catalogus werden toegevoegd. Voor elk record is eenvoudig te
bepalen tot welk domein het behoort aan de
hand van een aanduiding in subveld $$d van
tag
996.
Een mogelijkheid zou zijn om
voor
elke thematische aanwinstenlijst een
aparte gestapelde collection te maken waarbij er
twee
subcollections zijn:
- Een P-collection die zoekt naar alle
records met de domein-sleutel in 996
$$d
én een item gecreëerd in de laatste 60 dagen.
- Een E-collection die zoekt naar alle
records met dezelfde waarde in 996 $$d
én
een portfolio geactiveerd in de laatste 60 dagen.
Het nadeel van deze aanpak is
duidelijk. Het zou betekenen dat je voor elke thematische deelcollecties drie collections moet gaan maken.
Er is een betere oplossing waarbij er per thema slechts 1 collection moet gemaakt worden in combinatie met 2 afzonderlijke collecties die resp. de nieuwe items en nieuwe portfolios vangen. Het
onderstaande schema toont hoe een
dergelijke
aanwinsten-collection kan werken.
Toelichting bij deze collection-structuur
- Alle aanwinsten-collections worden verzameld onder 1 top level collection Aanwinsten. Zo vinden gebruikers in de Limo Collection Discovery snel de Aanwinsten-collectie die ze vervolgens verder kunnen ontdekken.
- Onder de overkoepelende top level
collection wordt eerst twee administratieve sub-collections gecreëerd die IZ-breed
(al kan dit ook beperkt worden tot bv.
1
bibliotheek binnen de Institution) alle
bibliografische records gaan verzamelen
die in de laatste 60 dagen een
nieuw
item of nieuwe portfolio kregen. Deze sub-collections (hierboven Nieuwe items sinds vandaag - 60 en Nieuwe
portfolios sinds vandaag - 60) worden
gevoed
met heel eenvoudige logical sets die
zoeken naar items resp. portfolios gecreëerd in de laatste 60 dagen. Let in de screenshots hieronder op de specifieke zoekoperator Is Within the Last (days). Deze zoekoperator, in combinatie met een cijfer als zoekterm, zal dus steeds de huidige datum als referentiepunt nemen.
- Deze administratieve sub-collections worden suppressed. Ze moeten immers niet rechtstreeks toegankelijk zijn voor de gebruikers.
- Naast deze administratieve sub-collections kunnen we
nu de thematische sub-collections rechtstreeks onder de top level collection Aanwinsten toevoegen. De queries/logical sets voor al deze
collections zijn gelijkaardig. Twee
zoekcriteria worden
gecombineerd:
- een inhoudelijke zoekopdracht die
de
records verzamelt die tot een
bepaald
thematisch domein behoren via de aanduiding in aanwinstentag 996.
- een zoekopdracht die de selectie
verder beperkt (AND-combinatie)
tot de
bibliografische records waar in de laatste 60 dagen een item of portfolio werd
aan
toegevoegd. Dat doen we door op
basis
van de collection ID's van de twee onderdrukte collections met nieuwe items resp. nieuwe portfolios te doorzoeken.
- Het screenshot hieronder toont de query voor één van deze thematische sub-collections. Aangezien deze sets/collections maar 1 keer moeten worden gecreëerd en daarna onderhoudsvrij zijn, mag de wat complexere query-structuur niet echt een probleem zijn. Let goed op de juiste instelling van de Booleaanse operatoren: we willen de records met (aanduiding SAW in 996) EN ((titel in collection met nieuwe items) of (titel in collection met nieuwe portfolios)).
Hoe komen nieuwe aanwinsten nu
in de
juiste thema-collectie terecht?
- Op dag 0 wordt een nieuw item
toegevoegd
aan een record dat een bepaalde
domeinsleutel bevat
- Dat item krijgt als creation date de
datum
van dag 0 en zal daarom binnen de
logical
set van Nieuwe items sinds vandaag - 60 vallen. De huidige datum wordt altijd meegeteld.
- Door de dagelijkse synchronisatie zal
het
record op dag 1:
- ook deel uitmaken van
de
titellijst van de
collection Nieuwe items sinds vandaag - 60
- daardoor zal het record ook in de logical sets terechtkomen van alle thematische sub-collections die de collection Nieuwe items sinds vandaag - 60 doorzoeken.
- Op dag 2:
- is het record ook opgenomen in de thematische sub-collections en wordt het ook getoond in Limo Collection Discovery
Het omgekeerde gebeurt natuurlijk met items en portfolios die meer dan 60 dagen geleden gecreëerd of geactiveerd werden: die verdwijnen op dag 1 uit de collections Nieuwe items of Nieuwe portfolios en op dag 2 uit de themacollecties.
Werken met een vaste periode?
Je kan er ook voor kiezen om de aanwinstenlijsten te linken aan een bepaalde vaste periode (bv. een bepaalde maand). In dat geval zien de queries voor de collections Nieuwe items en Nieuwe portfolios er iets anders uit. Om bv. een collection te maken die alle items gecreëerd in januari 2026 verzamelt, maak je een set met volgende query.
Als je deze collection aanmaakt in het begin van de maand januari, zal de collection zich in de loop van de maand vullen. Na 31 januari 2026 zal er in deze collection niets meer bijkomen maar er zullen ook geen titels uit verdwijnen.
Deze methode vraagt natuurlijk wat meer werk: elke keer wanneer je de betrokken periode wil aanpassen, moet je de queries van de 2 collections Nieuwe items en Nieuwe portfolios manueel aanpassen. De themacollecties die deze collections gebruiken zullen wel automatisch deze aanpassing volgen.
Colofon
Laatst gewijzigd op 24.02.2026