Inhoud
Wat zijn gestapelde collections en hoe
werken
ze?
Wat zijn gestapelde collections?
Gestapelde collections zijn logical
collections waarbij de inhoud van een
logical
collection bestaat uit de samengebrachte
records uit andere logical
collections.
Concreet:
- een 'onderste' laag bestaat uit gewone
logical collections die gevoed worden door
een query/logical set die vaste
metadata-elementen in de bibliografische
records, holdings, portfolios, ...
doorzoeken (titels, onderwerpen,
locations, activation dates, ...)
- de 'gestapelde' logical collection is
gelinkt aan een query/logical set die de
records verzamelt die lid zijn van één (of
meerdere) van de collections van de
onderste laag.
Dat kan omdat je in Alma een
zoekopdracht kan opbouwen die zoekt naar
alle
records die in een bepaalde collection
zitten.
Op het screenshot hieronder wordt zo'n query
getoond.
De query zoekt dus :
- naar All titles: het doet er
niet toe of
het gaat om een P- of een
D/E-record.
- naar bibliografische records die in een
bepaalde collection zitten. Elke
collection krijgt
een uniek Collection ID waarop kan gezocht
worden. Je kan kiezen om te zoeken
op:
- Collection ID (One Level): enkel de
records die in deze collection zelf
zitten
- Collection ID (All Sub-Levels): alle
records die in deze collection zitten
én de records in alle sub-collections
onder deze collection.
Door in de zoekopdracht verschillende Collection ID's te combineren
met de OR-operator zal het resultaat
van deze
query alle records bevatten die in de ene of
de andere (of in beide) collections zitten.
Via de AND-operator krijg je
vanzelfsprekend
een lijst van records die in beide collections
zitten.
Ook dit zoekresultaat kan als logical
set
worden opgeslagen en deze set kan
vervolgens gebruikt worden om de
gestapelde logical collection te
voeden. Het onderstaande schema
toont de structuur van de gestapelde
collection.
Hoe werkt dit nu in Alma en Limo
Discovery?
Een catalograaf maakt op dag 0 een
nieuw record aan dat voldoet aan de query voor
logical collection 1 (het bevat bv. een
bepaald trefwoord). Of een bestaand record
wordt veranderd waardoor het aan de criteria
van de logical set voldoet:
- Zodra het record wordt opgeslagen, wordt
het record 'gevangen' in de logical set
die logical collection 1 voedt.
- Bij de volgende
dagelijkse overnight synchronisatie
wordt het record daardoor ook lid van
logical collection 1 en kan het getoond
worden in die collection in de Collection
Discovery. In de praktijk zullen de
collections uit de onderste laag meestal suppressed zijn omdat we enkel de
eengemaakte gestapelde collection willen
tonen.
- Door deze synchronisatie wordt het record
vanaf dag 1 ook 'gevangen' in de logical
set die de gestapelde collection voedt.
Het record is nu immers terug te vinden
via het collection ID van logical
collection 1
- Bij de synchronisatie na dag 1 zal het
record dus ook worden opgenomen in de
gestapelde logical collection. Vanaf dag 2
is het dus ook zichtbaar in die collection
via de Limo Collection Discovery.
Omgekeerd werkt het natuurlijk ook.
Als een record wordt aangepast waardoor het
niet meer voldoet aan de query van 1 van de
onderliggende collections zal het in 2
opeenvolgende synchronisaties eerst uit die
onderliggende collection worden verwijderd en
daarna ook uit de gestapelde collection worden
geschrapt.
Waarom gestapelde collections
gebruiken?
Het is niet altijd mogelijk om de
volledige inhoud van een logical
collection in
één (1) logical set te vatten. Dat is
bv. het
geval wanneer je in een logical collection
zowel fysieke als elektronische records wil
samenbrengen waarbij je ook criteria wilt
gebruiken die zoeken op gegevens in de
holdings resp. de portfolios. Het eerste gaat
immers enkel wanneer je zoekt
op physical titles, het tweede
wanneer je zoekt op electronic
titles. Beide groepen kunnen dus
niet met 1 zoekopdracht opgelijst worden en
dus ook niet in 1 logical set
terechtkomen.
In die gevallen bieden gestapelde
collections dus de oplossing: we maken een onderste laag van collections die elk aan
één
van de onverenigbare logical sets zijn
gekoppeld. Daarop plaatsen we een gestapelde
collection die de records van alle
collections
uit de onderste laag samenbrengt op
basis van
de resp. collection ID's van die
collections.
Een uitgewerkt stappenplan
Om toe te lichten hoe je een
gestapelde collection in elkaar kan steken,
vertrekken we van een concreet
voorbeeld.
Een collectie-expert van KU Leuven
Bibliotheken - 2Bergen Campusbibliotheek
Arenberg wil in 1 collection in de Limo
Collection Discovery het aanbod aan
gedrukte (fysieke) boeken over
thermodynamica
combineren met het aanbod aan e-books over
datzelfde onderwerp dat in de laatste
jaren
voor de bibliotheekgebruikers beschikbaar
werd:
- Om enkel bibliografische records te vinden
met minstens 1 exemplaar in de bibliotheek
is een query/set nodig die gaat zoeken
naar holdings uit die bibliotheek. Dat
wordt dus een zoektocht
naar physical titles en dus
een logical physical titles set.
- Om enkel de bibliografische records te
vinden met een portfolio dat in de laatste
jaren beschikbaar werd (= geactiveerd
werd) zal een zoekopdracht
naar electronic titles nodig
zijn. Alleen zo kan gezocht worden naar
portfolios met een activation date na een
bepaalde datum.
Het zal dus nooit mogelijk zijn
om
alle records in 1 logical set te
vangen en dus
ook niet om onmiddellijk 1 'gewone' logical
collection te maken. We zullen dus een
gestapelde collection moeten opbouwen. Dat kan
in 3 stappen.
1. Maak de collection
structuur
- Begin met de gestapelde 'bovenste'
collection te maken. Dat kan een
top-level
collection zijn maar evengoed een
sub-collection in een andere collection.
Zie hiervoor: Top-level
en
sub-collections aanmaken. Dit moet
natuurlijk een logical collection
zijn.
- Maak vervolgens binnen deze collection
evenveel sub-collections aan als
nodig.
Dat is natuurlijk afhankelijk van het
aantal sets dat je wil verzamelen in de
gestapelde collection. Ook deze
sub-collections moeten logical collections
zijn. Belangrijk: kies ervoor om de
onderliggende collections niet in Limo te
tonen door de optie Suppress
from
Discovery aan te
vinken.
- Op de lijst van de nieuwe sub-collections
staan de Collection ID's. Kopieer deze
alvast even naar een apart lijstje
(in
Notepad of iets dergelijks). Je hebt ze
straks nodig.
In ons voorbeeld wordt dus 1
gestapelde collection gemaakt met de titel
'Boeken over thermodynamica'. Daaronder zitten
twee sub-collections. De titels geven aan dat
het gaat om de collections voor resp. de
gedrukte boeken (P) en de e-books (E).
2. Maak de logical sets
Nu worden de logical sets gemaakt
die de collections zullen voeden. Voor de twee
ondergeschikte collections gaat het om
'klassieke' zoekopdrachten naar
metadata-gegevens uit bibliografisch record,
holdings of portfolios.
Voor de P-collection wordt
gekozen voor een query
op physical
titles zodat het mogelijk
wordt om te beperken tot records met minstens
1 holding/exemplaar beschikbaar in de
campusbibliotheek.
Voor de E-collection wordt
een Electronic
titles-zoekopdracht
opgesteld zodat gezocht kan worden
naar
portfolios met een activation date na (in dit
geval) 1 januari 2020).
Ten slotte wordt nog een derde query
opgesteld voor de gestapelde
collection die
dus de records uit de onderliggende
collections verzamelt. Er kan nu gezocht
worden op All titles omdat we de
gegevens uit holdings/portfolios niet
rechtstreeks doorzoeken: dat is al gebeurd in
de onderste laag. Door het juiste gebruik van
de AND/OR-operator en eventuele ook de
zoekoperator Equals of Not
equals kunnen de onderliggende records
op verschillende manieren gecombineerd worden
(incl. NOT door AND ... Not equals te
gebruiken).
Sla de resultaten van deze
zoekopdrachten op als 3 logical sets.
Geef
liefst duidelijke namen zodat je achteraf weet
welke sets je waar nodig hebt.
3. Logical collections aan logical
sets koppelen
De laatste stap is dan vrij
eenvoudig. Keer terug naar het
collection-beheer (Resources>Manage
Collections) en ga naar de
tab Sub-collections van je
gestapelde collection. Open de eerste
subcollection, ga naar de titellijst en koppel
de logical set voor deze collection. Zie
hiervoor: Records
aan een collection
toevoegen - Logical collections. Doe
hetzelfde voor de tweede en eventuele volgende
sub-collections.
Telkens begint de job te lopen die
de titels uit de logical sets aan de
collections toevoegt.
Ga tot slot naar de gestapelde
collection en koppel ook deze aan de juiste
set. Als je dit doet nadat het vullen van de
onderliggende collections volledig is
afgerond, zal ook de gestapelde collection
meteen volledig zijn. Is dat niet het geval,
dan zal deze tijdens de eerste automatische
synchronisatie (dus de volgende nacht) op punt
worden gesteld.
Colofon
Laatst gewijzigd op 18.06.2024