Kennisdatabase

Inhoud

Een top-level collection aanmaken

• Kies in het Alma Menu onder Resources>Manage Inventory>Manage Collections
  
• In het volgende scherm kies je in de menubalk voor Add Top-Level Collection.
  

• Je krijgt een invulformulier te zien.
  

• Vul het formulier in met de nodige gegevens:
  
• Record format : blijft steeds MARC21 Bibliographic. Elke collection krijgt immers ook een (zeer beknopt) bibliografische record in de Institution Zone.
  
• Title : in dit verplichte veld wordt de titel van de collection opgenomen. Deze titel wordt gebruikt in de Limo facets en zoekresultaten. Het is sterk aangeraden om in het veld Title en het volgende veld Name dezelfde formulering op te nemen.
  
• Suppress from Discovery : door het vakje aan te vinken zal de top-levelcollection niet getoond worden in Limo. Dat kan bv. handig zijn wanneer je nog volop bezig bent met het uitwerken en samenstellen van de collection en je de collection dus voorlopig in de achtergrond wilt houden. Op een later moment kan de collection dan unsuppressed worden.
  
• Name : eveneens verplicht. De naam van een collection wordt gebruikt in de Limo Collection Lobby. Opgelet: deze naam moet uniek zijn voor top-level collections.
  
• Description : hier kan een korte beschrijving van de inhoud van de collection worden opgenomen. Deze wordt ook in de Limo Collection Lobby getoond en kan ook later nog aangepast worden (zie Vormgeving van de Limo Collection Lobby).
  
• Library : selecteer de bibliotheek die als beheerder van de collection zal optreden. Kies een bibliotheek door deze op te zoeken of te kiezen uit het lijstje van recent gekozen waarden.
  
• Logical collection : vink het selectievakje aan als je van de nieuwe collection een logical collection wil maken. Niet aanvinken betekent dus dat de nieuwe collection een itemized collection zal zijn.
  
• Thumbnail upload : per collection kan een thumbnail worden opgeladen. Deze thumbnail wordt vooral gebruikt in Alma. Let wel op de bestandsvereisten. Het moet een afbeelding zijn die niet groter is dan 100 Kb en in jpg-, png- of gif-formaat is opgeslagen. Klik op de folder-knop om de afbeelding te zoeken en op te laden. Voor de weergave van de collection in de Collection Lobby is het mogelijk om later andere/bijkomende afbeeldingen op te laden van betere kwaliteit (zie Vormgeving van de Limo Collection Lobby).
  
• External System/External ID : blijven blank.
  
• Place at/before : wanneer er meerdere collections op hetzelfde niveau zijn, kan je hier kiezen waar je de nieuwe collection wil sorteren. Mogelijkheden zijn: bovenaan (top), onderaan (bottom) of voor een andere collection (uit te kiezen in de lijst door op het pijltje te klikken).
  
• De velden onder het hoofdje Forms  blijven blank.
  
• Klik rechtsboven op Save of Save and continue. Save slaat de nieuwe collection op en brengt je terug naar het overzicht van top-level collections. Met Save and continue wordt de collection ook opgeslagen en kan je meteen verder aan de slag met de nieuwe collection. 
  

Een sub-collection toevoegen

• Kies in het Alma Menu onder Resources>Manage Inventory>Manage Collections.
  
• In het overzicht van top-level collections zoek je de top-level collection waar je een sub-collection aan wil toevoegen. Via de muis of de ...-knop achteraan kies je voor Edit.
  
• De collection wordt getoond met vier tabbladen: General, Sub-collections, Title List en History. Kies voor Sub-Collections.
  
• Als er al sub-collections zijn en je de nieuwe sub-collection op een nog lager niveau aan 1 van de bestaande sub-collections wil toevoegen, kies je opnieuw voor Edit tot je in de collection bent waar je een nieuwe sub-collection aan wil toevoegen.
  
• Kies dan voor Add Sub-collection.
  

• Het invulformulier is identiek aan hetgene dat hierboven al werd beschreven. Enkel de library is al ingesteld omdat elke sub-collection automatisch aan dezelfde library wordt toegewezen als de top-level collection waaronder ze wordt gecreëerd. Volg dus dezelfde werkwijze en richtlijnen om de nodige gegevens in te vullen.
  
• Klik op Save of Save and continue om de nieuwe sub-collection op te slaan.
  

Colofon