Inleiding


Er zijn twee basis methodes om nieuwe Item Records aan te maken.

  • Building Blocks methode : In deze werkwijze maken we één enkel Item Record aan, dat de te ontvangen aflevering representeert. Eenmaal dit aangemaakt is, zijn we nog steeds op de pagina ‘Received Items List’ en is het Item reeds geregistreerd voor ontvangst. Voor deze werkwijze kan men eventueel gebruik maken van description templates, die de beschrijving van het item gaan aanmaken op basis van bepaalde parameters.
  • Predicted items methode : In deze werkwijze gaan we in één beweging alle Item Records van de huidige Jaargang/Volume aanmaken. Dit gebeurt in de Holding Record en we zullen de pagina ‘Received Items List’ moeten verlaten. Als de Item Records aangemaakt zijn, beginnen we de procedure van het Ontvangen. (Maar wel in de wetenschap dat het Item Record dat de te ontvangen aflevering representeert dan aanwezig zal zijn.)
De ‘Building Blocks’ methode zal voornamelijk gebruikt worden voor de volgende gevallen:

  • Het tijdschrift verschijnt zo onregelmatig dat het niet makkelijk te voorspellen is, hoeveel en welke afleveringen verwacht kunnen worden.
  • Het tijdschrift verschijnt slechts éénmaal of tweemaal per jaar. In dat geval is de ‘Predicted Items‘ methode te omslachtig en te tijdrovend. Het is efficiënter om de aflevering ‘On-the-fly’ aan te maken.
  • Een tussengeval is als het om een weekblad gaat. Als de ervaring je leert dat het weekblad zeer regelmatig verschijnt, kan je overwegen om de ‘Predicted Items’ methode te gebruiken. Maar als er al eens door de uitgever een week overgeslagen wordt, zullen vele Item Records die gecreëerd werden met de ‘Predicted Items’ methode, onjuiste nummering en/of tijdsaanduiding gegevens bevatten. Het is omslachtig en tijdrovend om die aanpassing telkens te moeten uitvoeren om het moment dat je afleveringen ontvangt. Dus dan kan je beter de ‘Building Blocks’ methode gebruiken om de Item Records aan te maken.

De ‘Predicted Items’ methode zal voornamelijk gebruikt worden voor de volgende gevallen:

  • Het tijdschrift verschijnt mooi regelmatig
Voorbeelden zijn: maandbladen, tweemaandelijks of driemaandelijks verschijnende tijdschriften.
  • Nummering en tijdsaanduiding gegevens gedragen zich ‘netjes’.


Voor- en nadelen van beide methoden


 

Methode
Voordelen
Nadelen
Building blocks
  • We hebben geen werk vooraf.
  • We kunnen tijdens het creëren van de Item Record gemakkelijk de gegevens van de vorige tijdschriftaflevering overnemen.
  • We hebben meer controle bij de ontvangst van onregelmatige tijdschriften
  • Als de uitgever plotseling wijzigingen aanbrengt in zijn publicatieschema, kunnen we daar snel op inspelen.
  • Het registreren van de ontvangst van een aflevering gaat heel wat trager.
  • Vermits er geen afleveringen voorspeld worden is automatisch claimen niet vanzelfsprekend.
Predicted items
  • We kunnen in één keer heel wat Item Records aanmaken.
  • Het ontvangen van een aflevering gaat heel snel.
  • Vermits elk Item Record een ‘Expected Receiving Date’ meekrijgt tijdens de creatie ervan, kunnen we (in principe) automatisch claimen.

 

  • De creatie van de Item Records kan soms wat tijd in beslag nemen. Er wordt niet automatisch aan de gecreëerde Item Records een Item Policy meegegeven. Dit moeten we dan doen via een ‘Job’ en dat is wel wat omslachtig.
  • Eenmaal de Item Records aangemaakt zijn, bevat elke gecreëerd Item Record nummering en tijdsaanduiding gegevens. Als het tijdschrift onvoorzien een aflevering overslaat of een dubbele aflevering publiceert, kan het zijn dat alle daaropvolgende voorspelde Item Records een foute nummering en/of tijdsaanduiding vertonen. Onze voorspelde Item Records kloppen dan niet meer. Het vergt heel wat aanpassingswerk om dat recht te zetten.

En kranten?


Het is niet aan te raden kranten te ontvangen via dit systeem om de volgende redenen:
Het genereert veel te veel Item Records. De krant El Pais bijvoorbeeld verschijnt letterlijk elke dag van het jaar. Op één jaar is dat 365 Item Records. Na tien jaar is dat 3650 Item Records. Als vijf bibliotheken een abonnement op El Pais nemen hebben we na tien jaar 18250 Item Records. Dat is niet vol te houden.
De bedoeling van de Predicted Items Methode is (onder meer) om automatisch te kunnen claimen. Maar de procedure voor het claimen neemt ook enige tijd in beslag. Voor dagelijks verschijnende tijdschriften is het veel gemakkelijker om de dag zelf snel even contact op te nemen met je leverancier om de ontbrekende krant te rappelleren.