Inhoud

Lokaal of Community Zone? En wat als we mengen?

E-bronnen kunnen zowel lokaal ontsloten worden als vanuit de Community Zone. En dan zijn er nog verschillende mengvormen mogelijk. Binnen LIBISNet kiezen we duidelijk voor een beperkt aantal van deze verschillende setups omdat deze duidelijke voordelen hebben: hetzij op vlak van efficiënte invoer, onderhoud en beheer of ontsluiting. Maar we beginnen met een overzicht van een aantal (on)mogelijkheden:

  • Lokaal portfolio / stand alone: een in de Network Zone gecreëerd bib record met lokaal gecreëerde portfolio in een Institution Zone. De portfolio wordt niet ondergebracht in een electronic collection. Deze setup wordt niet toegepast. Portfolios worden altijd ondergebracht in een electronic collection. De reden hiervoor is eenvoudig: stand alone portfolios zijn moeilijk te beheren in Alma. Het is ingewikkeld om ze te verzamelen en dus ook om ze te tellen of in batch te bewerken.


  • Lokaal portfolio / part of local electronic collection: een in de Network Zone gecreëerd bib record met lokaal gecreëerde portfolio in een Institution Zone. De portfolio wordt ondergebracht in een electronic collection die ook in de Institution Zone is gecreëerd. Deze setup wordt enkel in specifieke gevallen toegepast.


  • Lokaal portfolio / part of CZ electronic collection: een in de Network Zone gecreëerd bib record met lokaal gecreëerde portfolio in een Institution Zone. De portfolio wordt echter ondergebracht in een Community Zone electronic collection. Deze moet dan wel geactiveerd zijn in de IZ. Deze setup is te verkiezen (boven de vorige) in die gevallen waarin je (nog) geen CZ portfolio voor een e-publicatie kan vinden. Verderop lees je meer over de voordelen van deze setup.


  • CZ portfolio / part of CZ electronic collection / bib linked to NZ: na activatie van een CZ portfolio wordt het CZ portfolio gelinkt aan de IZ en het CZ bib record aan de NZ maar beide blijven wel bewaard in de CZ. Dit is een te verkiezen setup. De voordelen worden hieronder opgelijst.


  • CZ portfolio / part of CZ electronic collection / bib copied to NZ: wanneer de metadata van het CZ bib record echt onvoldoende zijn, bestaat de mogelijkheid om het CZ bib record te kopiëren naar de NZ. De CZ portfolio wordt losgekoppeld van het CZ bib record en gelinkt aan het nieuwe NZ bib record. De portfolio blijft dus in de CZ en in de originele CZ electronic collection maar de bibliografische metadata worden bewaard in de Network Zone. Dit is soort van 'middenweg' die de voordelen van portfolio beheer in de CZ combineert met de bibliografische integratie van de e-publicatie in de LIBISNet-catalogus. Toch raden we aan om dit enkel te doen wanneer het echt nodig is en dus bij voorkeur ook het CZ bib record aan te houden.


Voordelen van activeren van e-bronnen uit de Community Zone

E-bronnen aan de elektronische inventory toevoegen vanuit de Community Zone heeft verschillende belangrijke voordelen:

  • De workflow is zeer efficiënt. Via de 'Activate'-knop maak je een e-publicatie in enkele seconden beschikbaar:

    • Het CZ bib record wordt gekoppeld aan de NZ en wordt dus deel van de metadata in de LIBISNet-catalogus. Na publishing naar Limo is het bib record ook opzoekbaar voor de gebruikers.
    • De CZ portfolio wordt onderdeel van de elektronische inventory van jouw IZ. De toegang is ook meteen open voor gebruikers.
  • Ex Libris staat in voor het onderhoud van de meeste metadata in de Community Zone:

    • Portfolios worden onderhouden zodat de toegang tot de e-bronnen gewaarborgd is. Ex Libris gebruikt daarvoor info van de uitgevers maar ook van de gebruikers. Als je zelf een probleem vaststelt met een CZ portfolio kan je dit melden met de knop 'Report to Ex Libris' (meestal te vinden achter de ...-knop).
    • CZ bib records worden aangevuld en verbeterd. Deze verbeteringen worden ook voor de LIBISNet-gebruikers beschikbaar.
    • CZ electronic collections worden aangevuld met nieuwe publicaties via de regelmatige Community Zone updates. Wie een abonnement heeft op bepaalde collections kan er voor kiezen om toevoegingen automatisch te activeren of toch een eigen selectie te maken.

Verzamel lokale portfolios in CZ electronic collections

Natuurlijk zijn er ook e-publicaties die (nog) niet in de Community Zone terug te vinden zijn. Deze bevat immers vooral publicaties van grote internationale academische uitgevers die een samenwerking met Ex Libris opzetten. Publicaties van kleinere uitgevers ontbreken nog vaak omdat zij niet de middelen (of de zin) hebben om hun metadata ter beschikking te stellen. Ook duurt het wel even voor nieuwe publicaties via de Community Zone updates ook in de Community Zone beschikbaar zijn. Het kan dus gebeuren dat je bv. een e-book aankoopt bij Brepols dat op het moment van aankoop nog niet in de Brepols CZ electronic collection(s) is opgenomen.

Wanneer er (nog) geen CZ portfolio beschikbaar is, moet er dus wel een lokaal portfolio worden aangemaakt. Als onderdeel van de workflow om een lokaal portfolio toe te voegen moet je ook kiezen in welke electronic collection je de nieuwe portfolio wil onderbrengen. We kiezen ervoor om ook deze lokale portfolios zoveel mogelijk onder te brengen in CZ electronic collections. Er zijn twee belangrijke scenario's:

  • Gratis toegangen tot e-publicaties: tot voor kort werden portfolios die toegang gaven tot gratis e-publicaties per Institution Zone verzameld in lokale 'miscellaneous' electronic collections. In de Community Zone zijn echter ook twee dergelijke collecties ter beschikking, nl. de collectie 'Free E-Journals' en de collectie 'Miscellaneous Free eBooks', vanzelfsprekend portfolios van resp. e-journals en e-books. Deze twee CZ e-collections zullen in alle Institution Zones geactiveerd worden zodat ze kunnen gebruikt worden om gratis portfolios in onder te brengen. Deze manier van werken biedt twee voordelen:

    • Het is niet meer nodig om in elke Institution Zone afzonderlijk lokale electronic collections te creëren voor dit soort materiaal. Anderzijds kan in elke IZ wel nog perfect worden nagegaan welke lokale portfolios in één van deze CZ electronic collections werden ondergebracht en wel met een advanced query zoals deze hieronder:



    • Bijdragen aan de gratis content in de CZ: via de 'Contribute'-functionaliteit is het ook mogelijk om lokale portfolios die in een CZ electronic collection worden ondergebracht bij te dragen aan de Community Zone content. Deze portfolios worden dan omgevormd in CZ portfolios. Hoe dit in zijn werk gaat wordt beschreven op de pagina Een lokale portfolio overbrengen naar de CZ. Het is echter niet meteen de bedoeling dat lokale LIBISNet portfolios en masse in CZ portfolios worden veranderd. Momenteel wordt deze functionaliteit en de weerslag ervan op het beheer van de e-collections nog geëvalueerd.
  • E-publicaties die nog niet in de CZ beschikbaar zijn: het tweede scenario betreft zeer recente e-publicaties die nog niet in de Community Zone werde opgenomen maar daar zeer waarschijnlijk later wel te vinden zullen zijn. Om de e-publicatie toch al ter beschikking te stellen van de gebruikers wordt alvast een NZ bib record en een lokaal IZ portfolio aangemaakt. In plaats van dit portfolio in een lokale e-collection onder te brengen, kunnen we er ook al voor kiezen voor een CZ e-collection waar deze publicatie later te vinden zal zijn. Voorwaarde is wel dat deze e-collection ook in jouw IZ geactiveerd is.

    Een voorbeeld maakt een en ander duidelijk: IZ X heeft verschillende portfolios uit de CZ e-collection Brepols Online Books aangekocht. Deze CZ electronic collection is daarom geactiveerd in de IZ. Er wordt een nieuw e-book van Brepols aangekocht dat nog niet in de e-collection zit. Het is dus niet mogelijk om een CZ portfolio te activeren. Er wordt dus een NZ bib record en een lokaal IZ portfolio gecreëerd. Maar dit portfolio wordt wel meteen ondergebracht in de CZ e-collection Brepols Online Books.

    Ook deze manier van werken heeft een voordeel. Wanneer na een update deze e-publicatie beschikbaar wordt in de CZ e-collection, wordt het mogelijk om het eerder gemaakte lokale portfolio te koppelen (linken) aan het nieuwe CZ portfolio. Dit CZ portfolio (onderhouden door Ex Libris!) vervangt dan de lokale toegang. Hoe dit 'linken' in zijn werk gaat wordt beschreven op de pagina Een lokale portfolio linken aan de Community Zone. Ook voor dit 'linken' is het niet de bedoeling dat individuele titels gelinkt worden. Dit kan ook in batch gebeuren in het kader van onderhoud van de elektronische inventory. Maar om dit te kunnen doen, is het dus wel noodzakelijk dat lokale portfolios zoveel mogelijk in CZ electronic collections worden ondergebracht.
Rest de vraag: waarvoor hebben we dan nog lokale electronic collections nodig? Deze blijven nodig voor alle lokale portfolios die niet onder één van de twee bovenstaande scenario's vallen of m.a.w. voor alle betalende toegangen die niet zullen verschijnen in een CZ electronic collection. Zoals eerder gezegd gaat het dan voornamelijk over e-publicaties van 'kleinere' uitgeverijen die niet op de internationale academische markt gericht zijn. Om deze toegangen/portfolios toch te verzamelen moeten er dus in de Institution Zones lokale electronic collections aangemaakt worden. Ook voor deze workflow is er een afzonderlijke pagina: Een lokale electronic collection creëren.

Colofon

Laatst gewijzigd op 31.01.2019