Kennisdatabase

Inhoud

Toelichting

Hieronder worden op beknopte wijze de verschillende principes en regels opgelijst die van toepassing zijn bij het opstellen van bib en holding records van oude drukken. Deze regelset is de laatste jaren gegroeid vanuit de nood om gelijkaardige fenomenen steeds op dezelfde manier te interpreteren en vooral te noteren, ongeacht wie het record opstelt. Meer dan modern materiaal, vragen oude drukken regelmatig om interpretatie. Bij het uitwerken van de regels wordt altijd gepoogd om zo veel als mogelijk aanvullend te werken op de algemene regels maar hier en daar zijn er zaken die niet (helemaal) in overeenstemming zijn. In die gevallen krijgen deze specifieke regels voorrang bij het beschrijven van oude drukken.

Bibliografische records

008: algemene gegevens (gecodeerd)

Position 6: typering van de datum

De manier waarop je een publicatie kan dateren, bepaalt de gekozen code:

• s - single known date: bij een zekere datering binnen 1 jaar op basis van datum in impressum of colofon
  

• q - questionable date: bij een onzekere of benaderende datering over één of meerdere jaren op basis van elementen in het document zelf of externe bronnen
  

• m - multiple dates: bij een zekere datering tussen start- en eindjaar (meerdelige werken)
  

• n - unknown date: wordt voor oude drukken niet gebruikt. Elk werk is (benaderend) dateerbaar!
  

Position 7-10: datum 1

Noteer de eerste of enige datum die aan het document verbonden kan worden. Niet gekende of onzekere elementen worden weergegeven met een u. Enkele voorbeelden:

• Boek met 1650 in impressum ➤ s 1650
  
• Boek uitgegeven in of na 1780 ➤ q 1780
  
• Boek uitgegeven in de jaren 1680 ➤ q 168u
  
• Boek met beschadigde datum in impressum (16...4) ➤ q 16u4
  

Position 11-14: datum 2

Noteer hier de tweede datum die aan het document verbonden is. Beide data bepalen dan start- en eindpunt van de (benaderende) periode van publicatie. Enkele voorbeelden:

• Een meerdelig werk met impressa gedateerd tussen 1651 en 1656 ➤ m 1651 1656
  
• Een ongedateerd werd gedrukt door Balthasar I Moretus, actief van 1619 tot 1641 ➤ q 1619 1641
  
• Een ongedateerd werk waarschijnlijk uitgegeven in de 18de eeuw ➤ q 1701 1800
  

Position 15-17: land van publicatie

Kies de juiste landcode uit de keuzelijst. Let op volgende zaken:

• Kies steeds de landcode van het land waarin de plaats van uitgave nu ligt. Dit verschilt vaak van de historische ligging.
  
• Als er meerdere plaatsen worden vermeld in het impressum wordt de landcode van de eerst vermelde plaats opgenomen.
  
• Indien geen sprake is van een plaatsnaam op de titelpagina mag de landcode op basis van het colofon of een betrouwbare externe bron (bv. AR) worden aangevuld. 
  
• Plaats van uitgave is volledig onbekend ➤ xx
  
• Bij fictieve plaatsen en mystificaties wordt de feitelijke plaats van uitgave gebruikt indien deze gekend is. Als dat niet het geval is wordt de landcode horend bij de mystificerende plaats gebruikt of ‘xx’ in het geval van fictieve plaatsen.
  

Position 35-37: taal van publicatie

Kies de juiste taalcode uit de keuzelijst. Let op volgende zaken:

• 1 (overwegende) doeltaal ➤ code van deze taal
  
• Meerdere evenwaardige talen (bv. woordenboeken, meertalige overheidspublicaties) ➤ mul
  
• Deze taalcode bepaalt wel de skip in filing (indicator 2) van tag 245 maar de taal van de titel is niet noodzakelijk de taal van de publicatie. De hele tekst en niet de titel bepaalt de taalcode in tag 008.
  

026: fingerprintformule

• $$e - fingerprintformule: bij overname van een fingerprintformule uit STCV worden de hashtags weggelaten
  
• $$d - volume-/deelaanduiding: gebruik dit bij invoer van verschillende fingerprints in 1 record om aan te duiden welke fingerprint bij welk deel hoort
  
• $$2 - code fingerprintmethode: we volgen de fingerprintmethode van Short-Title Catalogue Netherlands, dus altijd stcnf
  

041: talen

Alle talen worden opgenomen voor zover bekend of af te leiden uit het werk zelf of uit externe bronnen. Invoer gebeurt in drie subvelden naargelang het taaltype:

• $$a - doeltaal: talen waarin een aanzienlijk deel van de tekst is gesteld. Er kunnen dus meerdere doeltalen zijn.
  
• $$h - brontaal: taal van de oorspronkelijke versie van de tekst. Vaak evident (bv. vertalingen van klassieke auteurs) en in die gevallen steeds opnemen, ook indien dit niet expliciet wordt vermeld in het document zelf.
  
• $$k - mediërende taal: taal als tussenstap tussen bron- en doeltaal. Dit is vaak minder duidelijk en eigenlijk allen in te voeren indien expliciet vermeld.
  

Per record wordt er slechts 1 041-veld opgenomen met elke taal in een afzonderlijk (en dus soms herhalend) subveld. Een voorbeeld: 041 $$a dut $$a fre $$h lat $$h grc voor een bloemlezing van klassieke Latijnse en Griekse teksten in Nederlandse en Franse vertaling.

1XX: creator (inhoudelijke verantwoordelijke)

• De oude druk bevat 1 werk van 1 auteur die verantwoordelijk is voor de inhoud van dat werk. Deze persoon of corporatie wordt opgenomen in tag 100/110.
  
• De oude druk bevat 1 werk waar meerdere personen met verschillende rollen hebben aan samengewerkt: bekijk de aanduidingen die je terugvindt op het document. De persoon of corporatie die verantwoordelijk is voor de inhoud wordt in 100/110 ingevoerd. De personen of corporaties die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van die inhoud - denk bv. aan de schrijver van een inleiding, een annotator of een drempeldichter - worden opgenomen in tag 700/710. 
  
• De oude druk bevat meerdere werken van verschillende auteurs: indien het document uit verschillende gelijkaardige werken bestaat die naast elkaar staan, is het moeilijk om één van hen als hoofdverantwoordelijke voor het geheel aan te duiden. Een editor of samensteller bracht deze auteurs vermoedelijk samen, maar ook deze persoon kan niet gezien worden als hoofdverantwoordelijke voor het inhoudelijke geheel. In dergelijke gevallen wordt geen tag 100/110 gebruikt. Alle te registreren namen komen terecht in 700/710.
  
• Commentaren: nog te bespreken.
  

130: uniforme titel

Uniforme titels worden slechts in een aantal uitzonderlijke gevallen gebruikt: voor beschrijvingen van bijbeledities, bijbelboeken en liturgische werken. Deze tag is authority controlled (zoeken via F3) en voor de meest voorkomende uniforme titels is reeds een authority record aangemaakt. Houd rekening met de LIBISnet-regelgeving wanneer dit nog niet het geval is en je zelf een authority record aanmaakt/uitwerkt  (meer info). 

245: hoofdtitel

Keuze van de hoofdtitel

Een oude druk kan verschillende bronnen hebben voor de hoofdtitel. Een voorrangsregel bepaalt de keuze van de bron: typografische titelpagina > gegraveerde titelpagina > titel boven de tekstaanvang > incipit > afgeleide titel uit approbatie en of privilege.

In de zeer uitzonderlijke gevallen waarin geen betekenisvolle titel uit het document zelf kan bepaald worden, 'construeert' de catalograaf een titel in het Engels op basis van de inhoud. Bijvoorbeeld: 245 $$a Textbook on astronomical theories. Een vaste noot bevestigt deze werkwijze: 500 $$a Title by cataloguer.

Structuur

De hoofdtitel kan opgedeeld worden in drie verschillende subvelden:

• $$a - hoofddeel van de titel: dit is het belangrijkste deel en moet betekenisvol en onderscheidend zijn. Indien nodig worden delen die normaal in één van beide andere subvelden zouden worden ondergebracht, toch in $$a behouden. Bijvoorbeeld: 245 $$a Oeuvres de Racine en niet 245 $$a Oeuvres $$c de Racine
  
• $$b - ondertitel/bijkomende titel
  
• $$c - auteursvermeldingen
  

De volgorde van de woorden en delen van de titel wordt niet aangepast om in de subveldenstructuur te passen. Dit geldt vooral voor auteursnamen die in de eigenlijke titel vervat zitten. Bijvoorbeeld 245 $$a Seven van Joost Vanden Vondel gedichte treurzangen en niet 245 $$a Seven ... gedichte treurzangen $$c van Joost Vanden Vondel

Zeer lange titels kunnen ingekort worden. Let daarbij wel op volgende zaken:

• De grammaticale samenhang van de titel mag niet verloren gaan.
  
• Laat ook geen betekenisvolle delen wegvallen zoals bv. data of plaatsen bij gelegenheidsdrukken. Ook mag de betekenis van de titel niet veranderen door weglatingen.
  
• Vervang elk weggelaten deel door drie aansluitende puntjes ... zonder haakjes.
  
• Dedicaties op de titelpagina worden standaard weggelaten tenzij de dedicatie of opdracht een meerwaarde is, denk bv. aan liturgica.
  

Transcriptieregels

Volgens het RDA-principe Accept what you get proberen we om zo dicht mogelijk bij de tekst te blijven zoals deze in het document is terug te vinden. Volg daarom volgende regels:

• Alle vormen van afwijkende lettergebruik blijven behouden. Dat geldt bv. voor het gebruik van de v i.p.v. de u, de i voor de j of vv voor w.
  
• Ook alle vormen van afwijkende spelling blijven behouden.
  
• Speciale tekens zoals ligaturen worden zoveel mogelijk behouden. Er zijn verschillende methodes beschikbaar waarvan de Character Map de meest laagdrempelige is.
  
• Zetfouten worden niet verbeterd maar indien nodig - om verwarring met een tikfout door de catalograaf te voorkomen - gevolgd door de aanduiding [!].
  
• Alle leestekens worden overgenomen zoals in het document behalve de Duitse komma (/) die naar een gewone komma wordt omgezet.
  
• Er worden geen leestekens toegevoegd, ook niet op de scheiding tussen de verschillende subvelden.
  
• Alle diakritische tekens (accenten) worden overgenomen zoals ze worden aangetroffen, ook al zijn deze fout volgens moderne spelling. Er worden geen ontbrekende diakritische tekens toegevoegd.
  
• Afkortingen worden niet aangevuld.
  
• Bij opeenvolgende afkortingen en initialen worden geen spaties ingevoegd tussen de delen. Bijvoorbeeld: A.M.D.G. en niet A. M. D. G.
  

Hoofdlettergebruik

Het hoofdlettergebruik op titelpagina's is zeer divers. De basisregel voor overname in veld 245 is dat hoofdletters zoveel mogelijk worden omgezet naar kleine letters. De volgende bijkomende regels bepalen dan ook voornamelijk welke hoofdletters wel bewaard blijven:

• De hoofdletter van het eerste woord van de titel blijft bewaard. Ook de hoofdletter aan het begin van de eigenlijke titel volgend op een auteursvermelding, behoudt de hoofdletter. Voorbeelden: 245 $$a Alle de wercken van Vondel, 245 $$a Thomae Mori Vtopia.
  
• Ook hoofdletters aan het begin van een alternatieve titel (vaak na of(te), ou, hoc est, das ist) of geciteerde titel binnen de titel blijven bewaard. Voorbeelden: 245 $$a De consolatione philosophiæ ofte Van die vertroostinghe der philosophië, 245 $$a Annotationes in Laudem stultitiae.
  
• Hoofdletters die volgens de regels van de moderne spelling van de taal van de titel met een hoofdletter worden geschreven, behouden ook die hoofdletter. Voorbeelden: 245 $$a Die grosse Entzauberung des Himmels, 245 $$a Les milles trésors du théatre français, 245 $$a Dat Nederlandtsche tooneel verheldert.
  
• De genitiefuitgang -I voor -ii blijft in hoofdletter bewaard. Voorbeeld: 245 $$a Ivsti LipsI Opera omnia
  

De omgekeerde beweging is onmogelijk. Er worden nooit kleine letters naar hoofdletters omgezet, ook niet in de bovenstaande gevallen of wanneer de moderne spelling dit vereist.

Indicator 2 - skip in filing

Indicator 2 bepaalt het aantal karakters aan het begin van de titel dat moet worden overgeslagen bij alfabetische sortering op titel. Een automatisch systeem vult deze in voor de belangrijkste talen (op basis van de taalcode in veld 008 pos. 35-37) maar volgt daarbij de moderne spelling. Bij de verwerking van oude drukken is het daarom even opletten in bepaalde gevallen:

• Bij verouderde spelling: 245 $$a Den lande getrouwe - 'Den' staat niet in Nederlandse stopwoordenlijst en systeem zou indicator 2 dus op 0 zetten waar het 4 moet zijn
  
• Wanneer (het begin van) de titel niet in de taal is die wordt aangeduid in veld 008 pos. 35-37: 245 $$a De consolatione philosophiæ ofte Van die vertroostinghe der philosophië - Omdat het om een Nederlandse vertaling gaat is de taalcode 'dut'. Indicator 2 zou daarom op 3 worden gezet (De ) maar moet 0 zijn omdat de aanhef van de titel Latijn is.
  

246: variante titels

246 11: paralleltitels

Wanneer twee of meerdere titels met dezelfde inhoud maar in verschillende talen op typografisch (min of meer) dezelfde manier werden gezet en evenwaardig worden gepresenteerd, spreken we over paralleltitels. Meestal staan dergelijke titels samen op één pagina maar er zijn ook boeken waarbij deze op twee verschillende pagina's staan: ofwel twee opeenvolgende rectozijden maar ook op een aansluitende verso- en rectozijde zodat beide samen zichtbaar zijn.

Om te bepalen welke van deze titels de hoofdtitel wordt (245) en welke wordt/worden opgenomen als paralleltitel(s) (246 11) gelden de volgende voorrangsregels:

• Van voor naar achter: als de titels op verschillende pagina's staan, wordt de eerste als hoofdtitel gekozen.
  
• Van links naar rechts: als de titels naast elkaar op dezelfde pagina staan wordt de (meest) linkse als hoofdtitel gekozen.
  
• Van boven naar onder: als de titels verticaal geschikt zijn wordt de bovenste de hoofdtitel.
  

Voor paralleltitels (die ook zichtbaar zijn voor de gebruiker) gelden dezelfde strikte transcriptieregels als voor de hoofdtitel. Let wel op: de tag 246 heeft enkel de subvelden $$a en $$b. Er is dus geen afzonderlijk $$c voor auteursvermeldingen.

246 13: variante titels in het werk

Soms komt het voor dat een document naast de hoofdtitel nog andere titels bevat die het werk identificeren. Een boek kan bv. zowel een typografische als een gegraveerde titelpagina bevatten. Dergelijke bijkomende titels worden indien nodig toegevoegd aan de beschrijving in tag 246 13. Let daarbij wel op volgende zaken:

• De bijkomende titel moet duidelijk afwijkend zijn van de hoofdtitel: ze is gesteld in een andere taal (maar is geen paralleltitel want niet evenwaardig gepresenteerd!), duidelijk anders geformuleerd of met (zeer) afwijkende spelling.
  
• De bijkomende titel wordt gevonden op een relevante plaats. We gaan bv. niet systematisch de titel opnemen zoals die misschien wat afwijkend geciteerd wordt in een approbatie.
  
• De bijkomende titels betreffen het hele werk en niet slechts een deel ervan.
  
• Gebruik enkel de subvelden $$a en $$b.
  
• Ook hier gelden dezelfde transcriptieregels als voor de hoofdtitel.
  

246 33: variante titels door catalograaf

Omwille van de zeer strikte transcriptieregels in de tags 245 en 246 is het vaak nuttig om aan de beschrijving één of meerdere variante titels toe te voegen die nauwer aansluiten bij de moderne spellingsregels. Alles wat niet mag in de tags 245, 246 11 en/of 246 13 mag dus wel in 246 33. Het veld is bovendien herhaalbaar wat het mogelijk maakt om verschillende varianten in te voeren. Het is echter niet de bedoeling om alle mogelijkheden af te dekken. Maar zorg in volgende gevallen wel voor een 246 33:

• In geval van duidelijke zetfouten, worden deze in een variant verbeterd.
  
• Ook afwijkend lettergebruik wordt aangepast. Dat geldt in het bijzonder voor de v gebruikt voor u, de vv gebruikt voor w en de genitiefuitgang -I voor -ii. De i die gebruikt werd in plaats van een j is een bediscussieerd twijfelgeval.
  
• Afkortingen worden in 246 33 aangevuld. Let daarbij op de grammatica (vooral bij Latijnse titels).
  
• Ook 246 33 heeft enkel de subvelden $$a en $$b. Een eventuele variant van 245 $$c wordt bij 246 33 $$b gevoegd.
  

Belangrijk: ook in tag 246 33 worden steeds volledige en samenhangende titels opgenomen. Het veld wordt niet gebruikt om enkel de variante vormen van bepaalde woorden op te sommen. Een voorbeeld: 245 $$a Ivsti LipsI Epistolarvm ad Belgas XIII krijgt dus geen 246 33 $$a Iusti Justi Lipsii Epistolarum maar wel 246 33 $$a Iusti Lipsii Epistolarum ad Belgas XIII (en desnoods een tweede variant die begint met Justi).

250: editievermelding

Editievermeldingen informeren over de status van de voorliggende edities: rangnummer, aanpassingen en toevoegingen, informatie over de versie (vertaling, verbeteringen, ...). Een aantal regels bepalen hoe en waar deze informatie wordt opgenomen:

• Wanneer de editievermelding duidelijk afgezonderd is van de titel, wordt deze in tag 250 genoteerd: 250 $$a voor de editie- en 250 $$b voor de editeursvermelding. Als de editievermelding daarentegen grammaticaal niet los te maken is van de rest van de titel wordt ze met de titel in tag 245 opgenomen. Voorbeelden:
  
• 245 $$a Die geschiedenis van den nobelen ridder Koenhert - 250 $$a Derden druck, van veele fauten verbetert
  
• 245 $$a OvidI Operum omnium editio secunda
  
• Wanneer de editievermelding tussen de elementen van de titel is opgenomen maar grammaticaal wel kan afgezonderd worden, kan deze ook apart in tag 250 worden opgenomen. Vergeet niet het weggelaten deel in de titel met ... aan te duiden. Een voorbeeld:
  
• De ziele strevende naar God ... [oorspronkelijke plaats van wat in 250 staat] $$c Beschreven door ... Isidoor a Sancta Clara - 250 $$a Nieuwen verbeterden druk
  
• Ook de editievermelding wordt overgenomen volgens dezelfde transcriptieregels als tag 245.
  
• Bij meerdelige werken (met verschillende titelpagina's) gelden enkele bijzondere regels:
  
• Wanneer enkel de titelpagina van het eerste deel een editievermelding bevat en de impressumgegevens van de andere delen (plaats en uitgever) van de andere delen met het eerste deel overeenkomen, worden de delen samengehouden onder 1 bibliografische beschrijving. De situatie wordt in een 500-noot toegelicht: "Edition statement only on title page of V.1".
  
• Wanneer op de titelpagina's van de verschillende delen, verschillende editievermeldingen bevatten, worden alle delen in afzonderlijke bibliografische beschrijvingen opgenomen.
  

264: impressa

Transcriptieregels

Voor de overname van de impressumgegevens uit het document (van de titelpagina of uit het colofon) gelden dezelfde regels als voor de tag 245 waarbij take what you see het Leitmotiv blijft:

• Neem de gegevens zo letterlijk mogelijk over.
  
• De volgorde van de woorden wordt niet aangepast om de impressa beter in de verschillende subvelden te 'passen'. Dus bv.
  
• 264 _1 $$a Imprimé à Paris $$b par Nicolas Nivelle $$c 1589
  
• 264 _1 $$a Tot Brussel $$c gedruckt door Marcel Anthoon Velpius $$c 1677
  
• We beperken de overname tot de plaats- en persoonsnamen en rolaanduidingen die voorafgaan aan de personen. Vermeldingen van beroepen achter een naam maar ook van adressen, uithangborden en gebruikte titels en epitheta worden vervangen door ...
  
• 264 _1 $$a A Bruxelles $$b chez Eugene Henri Fricx [imprimeur du roy, ruë de la Madelaine] ... $$c 1739
  

1 of meerdere tags 264?

In de meeste gevallen verwijst een impressum of colofon slechts naar 1 persoon op 1 plaats. In dergelijke gevallen volstaat het om deze gegevens over te nemen in de juiste subvelden van tag 264.

• $$a: plaats van druk, distributie of uitgave
  
• $$b: vermelding van de drukker, boekverkoper of uitgever
  
• $$c: datum
  
• $$3: vindplaats van impressum (indien niet op titelpagina) of verduidelijking bij impressum
  

Enkele voorbeelden:

• 264 _1 $$a Tot Brussel $$b by Georgius Fricx $$c 1756 $$3 colophon
  
• 264 _1 $$a In d'Elyzeesche velden $$b gedruckt door den Vredestichter $$c &un $$3 fictitious imprint
  

In impressa worden echter ook regelmatig meerdere plaatsen en/of meerdere personen vermeld. In dergelijke gevallen geldt de regel dat wordt samengehouden wat samenhoort en dat gesplitst wordt waar nodig/mogelijk. Grammaticale samenhangende formuleringen worden nooit opgebroken.

Enkele voorbeelden van impressa die in 1 tag worden verwerkt:

• 264 _1 $$a London $$b printed by Thomas Philips for George Dobson and Timothy Baker $$c 1756
  
• 264 _1 $$a A Amsterdam et a Leipzig $$b chez Arkstée & Merkus $$c 1762
  

Waar de gegevens van genoemde plaatsen en of personen grammaticaal (en ook vaak typografisch) al onderscheiden zijn, wordt gesplitst over twee (of meer) tags 264:

• 264 _1 $$a Tot Brugge $$b by Petrus de Sloovere $$c 1762
  
• 264 _2 $$a En zyn te bekomen tot Gendt $$b by Jan Meyer $$c 1762 $$3 -
  

Merk bij dit laatste voorbeeld op dat bij de tweede tag (en eventueel volgende tags) een $$3 met koppelteken wordt ingevoerd. Dit gebeurt enkel in functie van weergave in Limo. Tweede en volgende tags 264 worden enkel getoond in Limo als er een $$3 aanwezig is.

Indicatoren

Wanneer er slechts 1 tag 264 in het record aanwezig is, krijgt deze als tweede indicator steeds 1. De eerste indicator is altijd blank.

Zijn er twee of meer tags 264 dan wordt de indicatorwaarde 2 van de tweede en volgende tag aangepast naargelang de rol van de daarin vermelde personen:

• 264 _1: het gaat om de uitgever (eerder zeldzaam)
  
• 264 _2: de vermelde persoon had de rol van boekverkoper
  
• 264 _3: de vermelde persoon was de drukker van het document
  

Aanvullen van ontbrekende gegevens

Impressa en colofons zijn vaak onvolledig en soms ontbreken de impressumgegevens zelfs volledig in een document. Voor de plaats van uitgave ($$a) en de betrokken personen ($$b) gaan we als volgt te werk:

• Als we deze gegevens toch nog kunnen achterhalen op basis van andere gegevens uit het werk (dus niet impressum of colofon maar bv. uit een privilege) of uit een externe bron, dan gebruiken we deze gegevens. Ze worden toegevoegd tussen vierkante haken. De plaatsnamen worden in moderne spelling in de taal van het land van uitgave genoteerd. Voor persoonsnamen gebruiken we de hoofdvorm ($$a) uit het authority record zonder inversie.
  

• 264 1 $$a T’Hantwerpen $$b [Abraham Verhoeven] $$c 1620
  
• 264 1 $$a [Antwerpen] $$b by Abraham Verhoeuen $$c 1622
  

• Wanneer het niet mogelijk is om deze gegevens te achterhalen of er reële twijfels bestaan (bv. omdat een drukker tegelijk op twee plaatsen actief was) voer je de code &un in. Bij opslaan van het record wordt deze code vervangen door een tekstaanduiding.
  

Voor de datering van een document ($$c) proberen we altijd minstens een benaderende waarde in te voeren. Er zijn verschillende mogelijkheden om een ongedateerd (i.e. zonder datumaanduiding in impressum of colofon) toch in de tijd te situeren. Deze mogelijkheden worden op verschillende manieren genoteerd.

• Datum gekend uit externe bron ➤ $$c [1626]
  
• Twijfelachtige datum gevonden in of afgeleid uit het werk zelf ➤ $$c [1626?]
  
• Datum gebaseerd op periode van activiteit van de uitgever/drukker/verkoper ➤ $$c [1604-1637]
  
• Datumaanduiding in impressum of colofon in andere jaartelling (bv. Republikeinse kalender) ➤ an X [=1801-1802] ; an cinquième [=1797]
  
• We nemen de notatie over en voegen de datum in onze eigen jaartelling toe tussen vierkante haken (= STCV-regel). Opgelet! We maken wel een uitzondering voor de Romeinse notatie. Gezien deze jaartelling uitgaat van dezelfde logica als de onze zetten we de notatie hier wel standaard om.
  
• Terminus postquem of antequem ➤ $$c [1625-] resp. [-1625]
  

In een algemene noot (500) wordt waar nodig toegelicht op welke manier de ontbrekende gegevens konden worden ingevuld: vermelding van de bron (in document of extern), gevolgde redenering, ... Streef daarbij naar een consequente bondige formulering in het Engels.

• Kopijaanduiding als aanvulling op echt impressum: Iouxte la copie de Rome, a Paris par Pierre Latour 1617 ➤ mee opnemen in ‘gewone 264’. De gegevens van het echte impressum bepalen 008.
  
• 264 $$a Iouxte la copie de Rome, a Paris $$b par Pierre Latour $$c 1617 ➤008 pos. 15-17 fr
  
• 264 $$a Eerst ghedruckt in 's Gravenhage, by Aert Meuris. Ende nu tot Amsterdam $$b by Broer Iansz $$c  1619 ➤008 pos. 15-17 ne
  
• Enkel kopijaanduiding in impressum: Naar de copije van Rome, 1617 ➤overnemen als kopij-impressum met aanduiding $$3 copy imprint + niet doorrekenen naar 008.
  
• 264 $$a Naar de copije van Rome $$b &un $$c 1617 $$3 copy imprint ➤008 pos. 15-17 xx
  
• Als ‘editievermelding’ op titelpagina geplaatst (los van impressum) ➤ 250
  

300: collatie

Full vs. Core

De invoer van gegevens in het subveld $$a van tag 300 verschilt sterk tussen standaardbeschrijvingen van oude drukken (Core) en volledig uitgewerkte detailbeschrijvingen (Full):

• FULL
  
• $$a [volledige katerneringsformule] ; [volledige paginering]
  
• $$b ill. [bij werken met illustraties, zie verder]
  
• $$g [bibliografisch formaat]
  
• CORE
  
• $$a [eenvoudige paginering]
  
• $$b ill. [bij werken met illustraties, zie verder]
  
• $$g [bibliografisch formaat]
  

Onderstaand voorbeeld toont een tag 300 voor hetzelfde boek in resp. Core en Full-formaat.

• Core: $$a xvi, 739 p. $$g 8°
  
• Full: a8, A-2Z8, 3A4 (3A4 blank) ; xvi, 739 [= 741], [1], [2 blank] p. $$g 8°
  

Eenvoudige paginering (Core)

In een standaardbeschrijving wordt de beschrijving van de fysieke samenstelling van het document dus beperkt tot een eenvoudige paginering. Deze formule bestaat uit een opsomming van de genummerde bladen of bladzijden in het document.

• Van elke afzonderlijke genummerde reeks wordt het laatste (hoogste) getal genoteerd.
  
• De notering volgt het take what you see-principe: Romeinse of Arabische getalnotatie, boven- en onderkast en eventueel afwijkende notaties blijven zoveel mogelijk behouden.
  
• Eventuele fouten in de nummering worden genegeerd.
  
• Reeksen worden gescheiden door een komma spatie (, )
  
• Ongenummerde (reeksen) bladen of bladzijden voor, tussen of na de genummerde reeks(en) worden niet vermeld
  
• De paginering wordt afgesloten met een afkorting die de eenheid van de nummering aanduidt:
  
• p. = pagina's
  
• f. = folia
  
• col. = kolommen
  
• Wanneer de gebruikte eenheid verschilt tussen de opgesomde reeksen, dan wordt de juiste afkorting telkens tussengevoegd.
  

Enkele voorbeelden:

• 300 $$a vij, 135 p. [de niet genummerde bladzijden na p. vij en na p. 135 worden niet vermeld]
  
• 300 $$a XXIV, 736 p., 120 col. [een werk met twee genummerde reeksen bladzijden voor voorwerk en hoofdwerk en achteraan een index met genummerde kolommen]
  

Drukken zonder genummerde reeksen

Het komt voor, vooral bij drukken van beperkte omvang zoals bv. affiches of pamfletten, dat er geen gedrukte blad(zijde)nummers zijn. In dergelijke gevallen wordt ook voor de eenvoudige paginering het aantal bladen geteld. Dit getal wordt dan tussen vierkante haken geplaatst.

• 300 $$a [8] f. $$g 8°
  

Volledige katernering en paginering (Full)

Voor het opstellen van een volledige collatieformule en paginering, volgen we zoveel mogelijk de regels van de Short Title Catalogus Vlaanderen (STCV). De online handleiding van de STCV biedt afzonderlijke pagina's voor het opstellen van collatieformules en voor de samenstelling van de volledige paginering.

Er is hierbij wel één belangrijke kanttekening te maken: in tegenstelling tot de software gebruikt door STCV (Brocade) laat Alma niet toe om cijfers in superscript te noteren als aanduiding van het aantal bladen in een katern of van een herhaald gebruik van een bepaalde signatuur. Deze cijfers worden daarom in Alma niet opgenomen.

Bibliografisch formaat

De online handleiding van de STCV biedt ook een handige overzichtslijst van de bibliografische formaten. De illustraties in dit overzicht tonen de voor elk formaat typerende combinatie van de richting van de kettinglijnen en de positie van het watermerk. Het bibliografisch formaat wordt ingevoerd in $$g door de juiste waarde te kiezen uit de keuzelijst. Aarzel niet om bij twijfel een waarde te kiezen met een vraagteken achteraan zodat duidelijk is dat de formaatbepaling niet helemaal zeker is.

Illustraties

Zowel in Core- als in Full-beschrijvingen wordt in $$b de vaste afkorting ill. toegevoegd wanneer er in het werk betekenisvolle illustraties worden gevonden. Daarmee worden figuratieve elementen bedoeld die een inhoudelijk verband hebben met de tekst.

Een aantal gevallen worden dus niet als illustraties of als 'geïllustreerd' beschouwd:

• ornamenten zoals versierde initialen, kop- en staartvignetten, versierde boorden, ...
  
• drukkersmerken
  
• frontispices, auteursportretten en gegraveerde titelpagina's
  

In Full-beschrijvingen worden meer details gegeven over aanwezige illustraties:

• gravures binnen collatie worden niet extra vermeld in de collatieformule. Gedetailleerde informatie kan via tag 950 worden ingevoerd.
  
• gravures buiten collatie worden tussen ronde haken achteraan de collatieformule toegevoegd, bv. 300 $$a A-K8 (and 12 engravings) ; [2], 154, [4] p. $$g 8°
  

Meerdelige werken

Voor meerdelige werken wordt in een Core-beschrijving slechts 1 300-tag ingevoerd. Deze bevat in $$a dan een aanduiding van het aantal volumes.

• 300 $$a 3 v. $$b ill. $$g 4°
  

Opgelet: de bindwijze wordt niet meegerekend in de collatieformule. Het komt voor dat bij bepaalde exemplaren meerdere volumes in 1 band werden samengebonden. Dit is echter een exemplaarkenmerk dat vermeld moet worden in de holding en/of item. Maar in de collatieformule noteren we dus $$a 3 v. en niet $$ 3 in 1 v. voor bv. een band met drie samengebrachte volumes.

Ook in een Full-beschrijving volgt de eerste 300-tag het model van hierboven, met dus in $$a het aantal volumes. Deze wordt gevolgd door een afzonderlijke 300-tag voor elk volume. Deze tags bevatten dan enkel nog een $$a waar de volledige collatie en paginering wordt voorafgegaan door een volumeaanduiding en spatie dubbele punt spatie. Voorbeeld:

• 300 $$a 3 v. $$g 12°
  
• 300 $$a V. 1 : π4, A-K12 ; [1], [1 blank], [6], 240 p.
  
• 300 $$a V. 2 : A-M12 ; [1], [1 blank], 284, [2] p.
  
• 300 $$a V. 3 : A-O12, P6 (P6 blank) ; [1], [1 blank], [2], 342, [2 blank] p.
  

Nog enkele bijzondere gevallen

Bij onvolledige exemplaren waar geen externe beschrijving of extern gedigitaliseerd exemplaar beschikbaar is om de volledige samenstelling te achterhalen wordt de aanduiding (the rest is missing) toegevoegd achter de eenvoudige paginering (Core) of collatie én paginering (Full).

• 300 $$a A6 (the rest is missing) ; [1], [1 blank], [4], 6 p. [the rest is missing] $$g 12°
  

Een toegevoegd blaadje met errata, wordt niet opgenomen in de collatie. Een 500-noot Some copies have an additional leaf with errata en een aanduiding in de holding van het exemplaar volstaan.

In de vroege 19de eeuw werden boeken gedrukt met katernsignaturen die enkel bestaan uit cijfers (dus katernen 1, 2, 3 ...). In die gevallen worden de corresponderende letters uit het Latijnse alfabet (dus zonder J, U en W) gebruikt. Deze worden tussen vierkante haken geplaatst.

• 300 $$a [A-I]8, [K]4 [voor een boek met eerst 9 katernen genummerd 1 t.e.m. 9 met 8 bladen en een slotkatern met 4 bladen
  

In (post-)incunabels werd voor de katernsignaturen het klassieke 23-letterige Latijnse alfabet soms aangevuld met de karakters voor drie standaardafkortingen. Deze werden gebruikt voor de signaturen na de Z/z. In de collatieformule worden deze aangeduid door de tekst van de afkorting tussen vierkante haken.

• = [et]
  
• = [con]
  
• = [rum]
  

5XX: annotatie

500: algemene annotatie

De 500-noot wordt gebruikt om belangrijke informatie te noteren die de gebruiker nodig heeft om de rest van de beschrijving correct te interpreteren. Het gaat dus in de eerste plaats om verantwoording van gemaakte keuzes, toelichting bij gevolgde redeneringen en dergelijke meer. Let bij het opstellen van deze noten op volgende zaken:

• De informatie moet bondig maar helder zijn
  
• Gebruik correct Engels
  
• Gebruik consequente formulering: terugkerende zaken worden zoveel mogelijk op vaste wijze genoteerd.
  

De onderstaande lijst bevat een aantal voorbeelden van regelmatig terugkerende zaken.

• Different states: there are two states of the title page with different ornament and setting
  
• Different states of f. G3 / Different states of gathering G / …
  
• Date derived from approbation / privilege / text on f. G3 / printer’s period of activity / provenance note in copy BRES CaaA46 / …
  
• Author derived from privilege / dedicatory letter / STCN ...
  
• Cornelius Puystjens is a fictitious name. Identified as Gillis Jansz Valckenier in STCN
  
• There is a similar edition of the same year. Check fingerprint for further identification
  
• Edition statement only on title page of first volume
  
• Some copies have an additional leaf with errata / Some copies have an additional advertisement leaf
  
• Some copies are bound in a varying order
  
• Title page is missing; title created by cataloguer
  
• Page numbering error: p. 23 is counted twice / page numbering jumps from … to …
  
• The actual binding doesn't follow the binding signatures: binding cords behind f. A3, C2, D4
  

510: referenties standaardwerken

Bij consolideren van oudere records moeten deze tags vaak nog worden aangepast aan het nieuwe datamodel dat de subvelden $$a (sigel van standaardwerk) en $$c (referentie in het werk) gebruikt. Deze waren vroeger samengevoegd in 1 subveld. De herhaling die je soms nog aantreft in een tag 580 mag verwijderd worden.

518: annotatie i.v.m. plaats en datum

Deze gegevens worden enkel ingevoerd bij gelegenheidsdrukken: publicaties waarvan de inhoud aan een bepaalde geografisch en chronologisch situeerbare 'gebeurtenis' is gelinkt. Voorbeelden zijn thesissen, theaterprogramma's, veilingcatalogi, ...

De gegevens worden als volgt genoteerd:

• Een plaatsnaam wordt genoteerd in de taal van het land in moderne spelling
  
• Na de eventuele plaatsnaam volgt een komma spatie gevolgd door de datum/data
  
• Data worden gestructureerd opgenomen in het formaat DD.M.YYYY
  
• Een periode wordt weergegeven door de begin- en einddatum verbonden met een koppelteken
  
• Onbekende delen van de data worden vervangen door een X
  

Een aantal voorbeelden:

• 518 $$a Leuven, 17.06.1777
  
• 518 $$a Paris, XX.06.1795
  
• 518 $$a Berlin, 02.05.1658-05.05.1658
  

534: annotatie i.v.m. originele versie

Wanneer de beschreven editie een vertaling of reproductie is van een eerdere editie, kan je gegevens over die originele versie opnemen in het 534-veld. Deze tag is een onderdeel van het Full-datamodel en het is dus zeker niet de bedoeling om in alle beschrijvingen actief op zoek te gaan naar dergelijke gegevens. Invoeren doen we dus vooral wanneer bv. een beschrijving in een externe databank deze gegevens aanreikt.

Bij vertalingen wordt de titel van het werk in de originele taalversie opgenomen in 534 $$t.

• 534 $$t Vita della beata vergine Bianca di Castafiore
  

Bij facsimiles worden de impressumgegevens van de originele editie gestructureerd opgenomen in 534 $$c.

• 534 $$c Paris: par Guyot, 1426
  

546: annotatie i.v.m. talen

Deze noot kan gebruikt worden om de taalaanduidingen in tag 008 pos. 35-37 en tag 041 waar nodig verder te verduidelijken of meer gedetailleerd te beschrijven.

• 546 $$a Original Greek text and Dutch translation in two columns
  

581: vrije literatuurreferentie

In dit veld worden volledige referenties opgenomen naar literatuur over het beschreven document. Het gaat dan over literatuur die niet is opgenomen in de lijst van standaardwerken die gebruikt wordt in de tag 510. Deze tag wordt zelden ingevoerd bij het opstellen van een beschrijving maar eerder achteraf toegevoegd (bv. wanneer een stuk tentoongesteld wordt en een notitie is opgenomen in de tentoonstellingscatalogus.

• 580 $$a Bert Gevaerts, Te wapen! Europa’s vergeten krijgskunsten. Leuven: Davidsfonds, 2016
  

505: deeltitels

Het gebeurt regelmatig dat onderdelen van een document een eigen betekenisvolle titel dragen. Een meerdelig werk kan afzonderlijke titels hebben voor elk volume of een bepaald onderdeel van de tekst is duidelijk onderscheiden met bv. een eigen (deel)titelpagina. In dergelijke gevallen kunnen deze bijkomende titels opgenomen worden in één of meerdere tags 505.

Transcriptieregels

De titels worden overgenomen volgens dezelfde regels als de hoofdtitels in tag 245. Als dat nodig is voor een betere opzoekbaarheid, kunnen ook variante versies in moderne transcripties van deze deeltitels opgenomen worden in een tag 246 33.

Opbouw van de tag

• $$a: lokalisering van het onderdeel. Geef aan op welk deel van het document de deeltitel betrekking heeft. Deze aanduiding wordt gevolgd door spatie dubbele punt ( :)
  

• $$t: deeltitel
  

• Bij meerdere deeltitels wordt de tag 505 herhaald waarbij deze worden gerangschikt naar de volgorde waarin ze in het document voorkomen.
  

Indicatoren

De eerste indicator geeft een aanduiding van de 'dekking' van de gecombineerde 505-tags. De tweede indicator wordt na het opslaan automatisch op 0 of blank gezet in overeenstemming met de gebruikte registratiemethode (meeste gevallen 0).

• 505 00: alle 505 tags samen dekken de hele inhoud van het document
  
• 505 20: de 505 tags hebben slechts betrekking op enkele geselecteerde onderdelen van het document.
  

7XX: auteurs en andere betrokkenen

700: auteurs (personen)

Wat betreft de selectie van personen waarvan de naam wordt opgenomen in de beschrijving is er een verschil tussen Core- en Full-beschrijvingen:

• Core: beperkt tot de primaire auteurs (altijd) en redacteurs, editors, samenstellers en vertalers voor zover deze vermeld worden op de titelpagina.
  
• Full: primaire en secundaire auteurs, illustratoren, opdrachtgevers, patroons, ...
  

Bij elke naam wordt een auteursfunctie opgenomen in $$e. Daarbij schat de catalograaf zo goed mogelijk in wat de functie van de genoemde persoon in de totstandkoming van het werk was en wordt een zo specifiek mogelijke keuze gemaakt. Subveld $$e is herhaalbaar dus indien een persoon meerdere rollen had binnen een werk worden in de tag meerdere subvelden $$e met de relevante termen toegevoegd.

Net zoals bij meerdere tags 264 is het ook hier belangrijk om de onderlinge volgorde van de tags 700 (en 710) in acht te nemen. De functieaanduiding ‘auteur’ krijgt voorrang en staat het meest bovenaan. Daarna volgen respectievelijk de inhoudelijke medewerkers, de iconografische medewerkers en als laatste de passieve betrokkenen.

710: drukkers, boekverkopers en uitgevers

Deze tag staat onder full authority control. Een afzonderlijke pagina is gewijd aan de regels met betrekking tot deze bijzondere klasse van authority records.

Ook hier moet in $$e een functie-aanduiding worden opgenomen. Deze wordt door de catalograaf bepaald op basis van de formulering van impressum of colofon of externe gegevens:

• bookseller: standaardwaarde wanneer er geen specifieke functie wordt genoemd, wanneer er twijfel bestaat of juist specifiek wordt aangeduid op een rol als verkoper [By / Chez / venduntur apud / Te koop by ...]
  
• printer: wanneer duidelijk is dat de genoemde persoon de editie gedrukt heeft [Gedruckt door / par ... imprimeur / Excudebat ...]
  
• publisher: minder frequent, wanneer de formulering wijst op een rol als uitgever/financier [Printed for ... / Impensis ... / Sumptibus ...]
  

Wanneer enkel sprake is van een plaats van publicatie gaan we standaard uit van de rol van boekverkoper ➤ 710 $$a s.n. $$c Köln $$e bookseller

773: relaties tussen records

Convoluten

Convoluten - fysieke volumes waarin twee of meer van elkaar onafhankelijke edities zijn samengebonden - vereisen een specifieke aanpak. Deze is volledig uitgeschreven op de pagina Convoluten.

Incorporate-constructie

Een incorporate-constructie is een combinatie van 1 hosteditie (moeder) waar één of meer semi-onafhankelijke onderdelen (dochters) aan zijn toegevoegd. Je herkent een dergelijke constructie meestal aan volgende kenmerken:

• De toegevoegde onderdelen worden aangekondigd op de (hoofd)titelpagina van de host.
  
• De host zelf is ook een volwaardig werk.
  
• De toegevoegde onderdelen hebben de karakteristieken van een onafhankelijke editie: eigen titelpagina, afzonderlijke katernsignaturen en blad(zijde)nummering. Los van de incorporate-constructie vormen de onderdelen een volwaardige publicatie.
  
• Toegevoegde onderdelen zijn vaak (iets) ouder dan de hosteditie en eerder beperkt in aantal. Bij meerdere exemplaren zitten de onderdelen ook meestal in dezelfde volgorde.
  

Voor de invoer van dergelijke constructies, ga je als volgt te werk:

• Host:
  
  • In tag 300 wordt de gehele constructie weergegeven. De eenvoudige paginering (core) of collatie en volledige paginering (full) beschrijven dus de host editie zelf én alle toegevoegde onderdelen.
    
  • In één of meer tags 505 worden de titels van de onderdelen opgenomen zoals die op de titelpagina van de onderdelen in kwestie te vinden zijn. Bv 505 20 $$a Contains: $$t Letterlijke titel deeltitelpagina.
    
  • Host krijgt holding en item
    
• Toegevoegde onderdelen:
  
  • De tag 300 beschrijft alleen de samenstelling van het toegevoegde onderdeel
    
  • Een tag 773 18 bevat de gegevens waarmee het systeem een link kan leggen naar de beschrijving van de host editie: 773 18 $$w [035 (BelVLBS)-sleutel van het host record] $$t [titel van host record] $$4 773
    
  • Voor de exemplaren die als onderdeel van een incorporate-constructie worden bewaard, worden geen holding en item toegevoegd.
    
  • Voor bijkomende exemplaren die als onafhankelijke editie worden bewaard, wordt wel een holding en item toegevoegd.
    

Container-constructie

In een container-constructie wordt een eerder bescheiden host gevolgd door een zeer wisselende samenvoeging van semi-onafhankelijke edities. Kenmerkend zijn:

• De hoofdtitel is eerder vaag over de inhoud: Opera omnia, Alle wercken van ... Er is geen precieze aanduiding van de onderdelen.
  
• De host is geen volwaardig werk maar beperkt tot een titelpagina of een titelpagina met een voorwerk.
  
• De toegevoegde onderdelen hebben de karakteristieken van een onafhankelijke editie: eigen titelpagina, afzonderlijke katernsignaturen en blad(zijde)nummering. Los van de incorporate-constructie vormen de onderdelen een volwaardige publicatie.
  
• Ook hier zijn de onderdelen vaak ouder dan de host. Vaak zijn er vele onderdelen aanwezig en bij vergelijking van verschillende exemplaren zal de samenstelling en volgorde ook telkens verschillen.
  

De invoer van een container-constructie pak je als volgt aan:

• Host:
  
• In tag 300 wordt enkel de precieze samenstelling van de beperkte host ingegeven gevolgd door de vermelding and X separately catalogued parts. X wordt daarbij vanzelfsprekend ingevuld met het getal dat het aantal onderdelen aangeeft.
  
• Host krijgt holding en item.
  
• Toegevoegde onderdelen:
  
• De tag 300 beschrijft alleen de samenstelling van het toegevoegde onderdeel.
  
• Een tag 773 18 bevat de gegevens waarmee het systeem een link kan leggen naar de beschrijving van de host editie: 773 18 $$w [035 (BelVLBS)-sleutel van het host record] $$t [titel van host record] $$4 773.
  
• Voor de exemplaren die als onderdeel van een container-constructie worden bewaard, worden geen holding en item toegevoegd.
  
• Voor bijkomende exemplaren die als onafhankelijke editie worden bewaard, wordt wel een holding en item toegevoegd.
  

Problematische gevallen

Het gebruik van 773 tags voor zowel convoluten, incorporate- als containerconstructies zorgt soms voor conflicten. Gelukkig zijn dergelijke fenomenen eerder een zeldzaamheid:

• Een incorporate- of container-constructie als tweede of volgend onderdeel van een convoluut: in alle beschrijvingen van de constructie moet een 773 'convoluut' tag worden geplaatst die linkt naar het eerste onderdeel van het convoluut. In de toegevoegde onderdelen van de incorporate- c.q. container-constructie wordt een bijkomende 773 'incorporate/container' tag geplaatst die toegevoegd onderdeel verbindt met de host van de constructie.
  

• Een incorporate-constructie als toegevoegd onderdeel in een container-constructie (uiterst zeldzaam!): in de host van de incorporate-constructie wordt een 773 'container' link gelegd naar de host van de container. In de toegevoegde onderdelen van de incorporate-constructie wordt een 773 'incorporate' link gelegd naar de host van de incorporate-constructie maar ook een 773 'convoluut' link naar de host van de container.
  

856: links naar databanken en gedigitaliseerde exemplaren

856 42: link naar databanken

We leggen links naar beschrijvingen in externe databanken om de standaardbeschrijvingen in Alma met bijkomende waardevolle informatie aan te vullen. Cruciaal is de identificatie van de in Alma beschreven editie met de externe beschrijving. Vergelijk alle gegevens goed en gebruik instrumenten als fingerprints of gedigitaliseerde exemplaren om helemaal zeker te zijn.

Een link naar een beschrijving in een externe databank heeft volgende structuur:

• $$u: [perma]link naar beschrijving. De meeste databanken bieden ondertussen een stabiele permalink aan. Leer elke databank kennen om deze snel terug te vinden. Voeg nooit iets toe aan deze url.
  

• $$y: label voor presentatie in Limo. Kies uit het keuzelijstje één van de mogelijkheden die beginnen met This edition in. De meest courante databanken zijn al opgenomen. Eventuele bijkomende waardes kunnen aanvraagd worden via de LIBISnet helpdesk. Wanneer de link slechts betrekking heeft op een bepaald onderdeel van het werk, wordt dit tussen ronde haken aangegeven achteraan het label.
  

• Voorbeeld: 856 42 $$u http://id.sbn.it/bid/LO1E013959 $$y This edition in SBN OPAC (V. 2)
  

856 41: links naar extern gedigitaliseerde exemplaren

Links naar extern gedigitaliseerde exemplaren zijn een absolute meerwaarde: ze zorgen voor een snelle dienstverlenen en vermijden overbodige raadpleging van de kwetsbare fysieke exemplaren. Ook hier is het erg belangrijk dat de gedigitaliseerde exemplaren geïdentificeerd worden met de fysieke exemplaren uit de collecties. Gebruik de fingerprint-methode om zetsels te vergelijken.

Een link naar een extern gedigitaliseerd exemplaar heeft volgende structuur:

• $$u: [perma]link naar extern gedigitaliseerd exemplaar. De meeste gedigitaliseerde exemplaren vinden we terug via Google Books. Vele van deze gedigitaliseerde exemplaren zijn echter ook bereikbaar via de eigen online catalogi van de bibliotheken/collecties (Bayerische Staatsbibliothek, Universiteitsbibliotheek Gent, Österreichische Nationalbibliothek) of via meer duurzame harvesters zoals Hathi Trust (Amerikaanse bibliotheken, Complutense). In dergelijke gevallen gaat de voorkeur uit naar een permalink die rechtstreeks naar de afzonderlijke catalogus leidt, eerder dan naar een Google Books-link.
  

• $$y: label voor presentatie in Limo. Kies uit de keuzelijst één van de mogelijkheden die begint met Digitized version. Als de link in $$u rechtstreeks naar de catalogus van de bibliotheek-bezitter leidt, kies je voor Digitized version. Leidt de link naar een harvester, kies je voor een optie met de naam van die harvester. Ook hier kunnen ontbrekende opties aangevraagd worden via de LIBISnet helpdesk.
  

• $$z: bibliotheek-bezitter. Kies de naam van de bibliotheek die het fysieke origineel bewaart uit het keuzelijstje. Ontbrekende waarden worden toegevoegd op eenvoudig verzoek: LIBISnet helpdesk.
  

950: illustraties

Deze tag wordt gebruikt om meer gedetailleerde informatie op te nemen over de illustraties en ornamenten die in oude drukken worden teruggevonden. De invoer hiervan verschil tussen Core- en Full-beschrijvingen:

• Core: meestal optioneel, vooral gegevens over echte illustraties (bv. gevouwen gravures)
  

• Full: exhaustieve opsomming van de typografische kenmerken van de editie, incl. het gebruik van verschillende types ornamenten, aanwezigheid van kleurdruk, specifieke illustratievormen (bv. wapenschilden), aangevuld waar nodig met een omschrijving.
  

Opbouw van de tag

De tag wordt opgebouwd uit drie subvelden:

• $$a: aantal (indien relevant)
  
• $$b: illustratietype/typografisch kenmerk (enkel waardes uit keuzelijst)
  
• $$c: beschrijving van de illustratie (indien relevant)
  

Enkele voorbeelden:

• 950 $$b printer’s device
  
• 950 $$a 42 $$b woodcut(s) $$c outside collation
  
• 950 $$a 1 $$b engraving(s) $$c of Jesus Christ on f. B4r
  
• 950 $$a 2 folded $$b etching(s) $$c inside collation
  
• 950 $$b coat of arms $$c on title page
  

953: periode

In deze tag wordt via een keuzelijst een waarde ingevoerd die overeenkomt met een halve eeuw. Vaak zal deze tag dus maar één keer voorkomen in een record. Er zijn echter enkele gevallen waarbij deze tag herhaald wordt:

• meerdelige werken waarvan de uiterste publicatiedata de grens tussen twee periodes overschrijden. Bv. Een zesdelig werk gepubliceerd tussen 1592 en 1603 ➤ 953 $$a 1541-1600 + 953 $$a 1601-1650
  

• werken die slechts zeer ruim gedateerd kunnen worden. Bv. een werk dat slechts als 'achttiende-eeuws' kan bestempeld worden ➤ 953 $$a 1701-1750 + 953 $$a 1751-1800
  

Holding records

541: acquisitiegegevens

In deze tag wordt aangegeven van wie en op welke manier de bibliotheek het exemplaar verwierf. De invoerpraktijk verschilt van bibliotheek tot bibliotheek en niet alle regels zijn dus voor iedereen van toepassing.

$$a: schenker/verkoper

Voor KU Leuven Bibliotheken Bijzondere Collecties wordt gebruik gemaakt van de GK-lijst. Deze lijst bevat een overzicht van alle belangrijke schenkingen. De invoer gebeurt als volgt:

• als het GK-nummer gekend is, wordt dit genoteerd in 541 $$a.
  

• als niet bekend is op welke manier een boek in de collectie terechtkwam, wordt in dit subveld de code GK33333 ingevoerd. Dit staat voor 'Herkomst onbekend'
  

Voor bibliotheken die niet werken met een gestructureerd overzicht en voor schenkingen/aankopen die niet in de GK-lijst zijn opgenomen, gelden volgende regels:

• De naam van de schenker/verkoper wordt genoteerd alsof het een hoofdvorm van een authority record zou zijn. Dat geldt zowel voor personen als voor instellingen. Voorbeelden:
  

• 541 $$a Corble, Archibald Harrison
  
• 541 $$a Sint-Truiden: O.F.M.
  

• Als bij de naam van een persoon of bedrijf (bv. antiquariaten) nog een plaats moet worden vermeld, wordt deze achter de naam toegevoegd tussen ronde haken.
  

• 541 $$a Antiquariat Jürgen Dinter (Köln)
  

Bij verwerking van collecties die in hun geheel werden verworven, is het natuurlijk aangeraden om de waarden in tag 541 in een holding template op te nemen.

$$c: verwervingswijze

Invoer in dit subveld gebeurt via een geslotenkeuzelijst met codes die type materiaal (monografie, serial, manuscript) combineert met verwervingswijze (aankoop, schenking, ruil).

$$d: datum van verwerking

Hier worden maand en jaar van de verwerking van het exemplaar ingevoerd volgens de structuur YYYYMM (bv. 202005). Het gaat hier dus niet om de datum van verwerving. Deze wordt eventueel - en voornamelijk voor exemplaren verworven als onderdeel van grotere collecties - opgenomen in holding tag 989.

$$3: bijkomende informatie

In dit subveld wordt bijkomende informatie opgenomen m.b.t. de verwerving van het exemplaar. Dit is vooral relevant bij stukken die verworven werden bij antiquariaten en op veilingen. In dit subveld kan dan een referentie worden geplaatst naar veiling of catalogus en lotnummer. Voorbeeld:

• 541 $$a Arenberg Auctions (Brussel) $$c Monographacq $$d 201909 $$3 Auction 14-15.06.2019, lot 848
  

561/961: provenances

Herkomstkenmerken die we aantreffen in de exemplaren worden geregistreerd in de dubbeltag 561 en 961. Deze komen altijd in koppels voor en bevatten grotendeels dezelfde informatie:

• 561: uniforme registratie met in $$a naam gelinkt aan provencance en $$3 type provenance
  

• 961: neemt waarden uit 561 over (of vice versa) in $$a en $$c (= 561 $$3) en breidt deze waar nodig uit met een letterlijke transcriptie van de provenance ($$b)
  

Invoeren van provenances

Voor de invoer van provenances die (mogelijk) vaak voorkomen in de verwerkte exemplaren (stempels, ex libris, wapenschilden en andere reproduceerbare herkomstmerken), maken we bij voorkeur gebruik van Provenances. Deze tool is ontwikkeld om dergelijke provenances op uniforme wijze te registreren. Een volledige handleiding is ter beschikking (zie aanduiding 'Handleiding') maar hieronder volgt een korte beschrijving van de werkwijze:

• Als je een provenance aantreft, open je de tool en via een zoekopdracht kan je controleren of deze al beschreven is.
  

• Is dat inderdaad zo, dan kan je alle gegevens uit Provenances kopiëren en plakken in een lege tag 961. Bij opslaan van record, wordt automatisch een selectieve kopie gemaakt naar een tag 561.
  

• Is het gevonden herkomstkenmerk nog niet beschreven, dan voeg je het toe en kan je vervolgens ook je invoer kopiëren naar een lege tag 961. Ook in de toekomst zullen jij en je collega's de ingevoerde gegevens snel terugvinden en kunnen kopiëren.
  

Voor herkomstkenmerken die uniek zijn (handgeschreven), heeft het weinig zin om deze te registreren in Provenances. In dergelijke gevallen voer je eerst een tag 561 in en kopieer je deze vervolgens naar 961 waarna je de nodige aanpassingen ($$3 wordt $$c) en aanvullingen ($$b met transcriptie) doorvoert. Omgekeerd werken (eerst 961, dan 561) kan natuurlijk ook.

Regels m.b.t. invoer van gegevens

Voor de invoer van namen van personen en instellingen, gelden dezelfde regels als hierboven voor de invoer in 541 $$a.

De keuzelijst op $$3/c laat toe om een type toe te kennen aan het herkomstkenmerk. Daarbij gelden volgende regels:

• Het $$c is herhaalbaar maar in één koppeltag 561/961 mogen enkel die herkomstkenmerken worden beschreven die aan dezelfde persoon of instelling (genoemd in $$a) kunnen gelinkt worden.
  

• Het is vaak beter om de tags te ontdubbelen en elk herkomstkenmerk, ook al zijn ze gelinkt aan dezelfde persoon of instelling, in een afzonderlijke tag 561 onder te brengen. Dat is zeker het geval wanneer ook nog een transcriptie wordt opgenomen.
  

• In Provenances worden sowieso alleen enkelvoudige herkomstkenmerken opgenomen.
  

De transcripties in $$b worden overgenomen volgens het take what you see-principe. Bij hele lange teksten kunnen niet-relevante delen weggelaten worden en vervangen door ... maar let er wel op dat essentiële gegevens (wie? wat? waar? wanneer?) behouden blijven.

Bijzondere gevallen

Tot slot een aantal provenances die wat extra aandacht verdienen:

• Onleesbaar/onidentificeerbare provenances: het gebeurt vaker dat herkomstkenmerken geheel of gedeeltelijk onleesbaar zijn en dat het dus niet mogelijk is om een naam op te geven in 561/961 $$a. In dat geval wordt het herkomstkenmerk geregistreerd met in $$a Unknown. Een voorbeeld van een handgeschreven provenance waar de naam onleesbaar was gemaakt door een latere bezitter:
  

• 561 $$a Unknown $$3 Handwritten
  

• 961 $$a Unknown $$b Desen boeck behoort my ... 12 oogst 1783 $$c Handwritten
  

• Vignetten van binders en boekverkopers: de waarden Bookbinder's mark en Booktrader's mark zijn recente toevoegingen aan het keuzelijstje op subveld $$3/c. Hiermee kunnen we een specifieke categorie provenances beter in kaart brengen: de kleine vignetjes (in geval van boekbinders ook miniscule goudstempeltjes) die werden aangebracht in gebonden/aangeboden exemplaren. Invoer van deze provenances volgt de algemene regels. Wel nemen we in $$a ook de plaats (indien gekend) op na de naam van de binder/verkoper en plaatsen die tussen ronde haken. Voorbeeld:
  

• 561 $$a Meehan, B. & J.F. (Bath) $$3 Booktrader's mark
  

• 961 $$a Meehan, B. & J.F. (Bath) $$b B. & J.F. Meehan export booksellers Bath $$c Booktrader's mark
  

563: Bandgegevens

Boekbanden beschrijven is een vak apart. We beperken daarom de invoer in deze tag tot een aantal basistermen en voeren enkel in waar we zeker van zijn:

• $$a: kies uit de lijst met standaardtermen enkel die waarden waar je zeker van bent.
  

• $$3: bijkomende uitleg bij de standaardtermen wordt genoteerd in bondig en correct Engels. Het kan bv. gaan om een toelichting bij de decoratie, sluitingen, ...
  

• herhaalbaar: per 563-tag wordt er slechts 1 subveld $$a ingevoerd. Als je voor een band dus meerdere standaardtermen wil invoeren, dan wordt de tag herhaald. Bijkomende info wordt bij voorkeur telkens bij de relevante standaardterm geplaatst. Een voorbeeld:
  

• 563 $$a Pigskin $$3 blindstamped decoration on both covers
  

• 563 $$a Contemporary binding $$3 goldtooled date 'A.o. 1563' on front cover
  

De onderstaande lijst van voorbeelden, geeft een idee van de gebruikte terminologie.

• 563 $$a Leather (unspec.) $$3 gold-stamped floral decorations on spine
  

• 563 $$a Contemporary binding $$3 binding with initials and date (CSP 1578)
  

• 563 $$a Half binding $$3 pig skin spine, fragments of a Latin manuscript used as cover material
  

• 563 $$a Parchment
  

• 563 $$a Decorated paper $$3 marbled
  

• 563 $$a Wooden boards $$3 with two brass front edge fastenings
  

• 563 $$a Pigskin $$3 with blind-stamped arabesque ornaments on covers, remnants of metal clasps
  

• 563 $$a Non-comtemp. binding $$3 black relievo binding, designed by Henry Noel Humphreys
  

• 563 $$a Leather (unspec.) $$3 gold-stamped decoration on covers, spine, board edges and doublure margins
  

852: plaatskenmerk

Plaatskenmerken worden op veel verschillende manieren opgebouwd. Per bibliotheek worden afspraken gemaakt. Er zijn echter een aantal regels die best zo algemeen mogelijk worden toegepast.

• Meerdelige werken: wanneer de verschillende delen van een meerdelig werk in 1 holding worden samengebracht, wordt in $$l een aanduiding opgenomen over de aanwezige werken. Aansluitende delen worden verbonden met een koppelteken terwijl eventuele breuken (door ontbrekende delen) door een komma worden gescheiden.
  

• 852 $$b BCOL $$c BRES $$h R4A525 $$l 1, 3-4
  

• Mappen met losse stukken: het komt voor dat meerdere onafhankelijke exemplaren in een map worden samengebracht. Dit is geen convoluut! Elk exemplaar krijgt een eigen holding en item. Om de volgorde aan te duiden, wordt in elke holding in $$l een getal in Romeinse cijfers ingevoerd dat aangeeft op welke plaats in de map het stuk zich bevindt.
  

• 852 $$b BCOL $$c BRES $$h CaaA905 $$l II
  

• Convoluten: tag 852 is volledig identiek voor alle convoluutonderdelen. Er wordt geen asterisk meer aangebracht om convoluten te markeren. Een aanduiding in tag 866 verduidelijkt de plaats van het onderdeel in de convoluutband.
  

958: schaderegistratie

Over de manier waarop we schade aan erfgoedobjecten registreren, werd een afzonderlijke pagina opgezet: Schadeopvolging voor erfgoedmaterialen.

962: oude plaatskenmerken

Oude plaatskenmerken zijn eigenlijk een bijzondere vorm van herkomstkenmerken. Het is niet bedoeling om elke krabbel of nummers en codes die mogelijk een oud plaatskenmerk zijn, te registreren.

• Registratie gebeurt alleen wanneer het plaatskenmerk ook kan gelinkt worden aan een collectie/bibliotheek, bv. omdat het oude plaatskenmerk wordt aangetroffen in een stempel of op een vignet.
  

• Zeker wanneer institutionele collecties worden verwerkt, is het aan te raden om de oude plaatskenmerken (die dan vrij consistent zouden moeten voorkomen in de boeken) te registreren.
  

• Ook wanneer een boek binnen de collectie van plaats verandert (bv. wanneer het wordt ondergebracht in een afzonderlijke collectie), moet het oude plaatskenmerk geregistreerd worden. Op die manier blijft dit plaatskenmerk dat bv. in literatuur kan zijn gebruikt, opzoekbaar.
  

Een paar voorbeelden:

• 962 $$a BCOL $$b C784/15
  

• 962 $$a Mechelen: GSM $$b XI.5.22
  

963: bijzondere kenmerken van het exemplaar

In deze tag is plaats voor de registratie van allerlei exemplaargebonden kenmerken voor zover die betrekking hebben op het gedrukte gedeelte van het exemplaar. Bandkenmerken hebben hun plaats in tag 563, provenances in tags 561/961.

Tag 963 $$a is een vrije tekst veld dus. We proberen echter om zoveel mogelijk gebruik te maken van vaste en consequente formuleringen in correct Engels. Daarom wordt er ook voor een aantal veel voorkomende types exemplaarkenmerken gewerkt met vaste prefixen. Dit laat toe om bv. met een vrij eenvoudige zoekopdracht alle exemplaren met annotaties of bindfouten uit een bepaalde collectie te lichten. Een overzicht:

• Onvolledige exemplaren: tag 963 $$a start met vast prefix Incomplete copy: gevolgd door een aanduiding van wat ontbreekt. Voorbeelden:
  

• Incomplete copy: f. π1 (frontispice) is missing
  

• Incomplete copy: gathering 2L of V. 2 is missing
  

• Incomplete copy: f. m6-7, n8 and y1 are missing and have been replaced by handwritten copies
  

• Incomplete copy: all folding maps are missing
  

• Exemplaren met bindfouten: tag 963 $$a start met vast prefix Binding error: gevolgd door een verduidelijking van de fout. Voorbeelden:
  

• Binding error: gathering K bound behind gathering L
  

• Binding error: f. A8 bound before f. A1
  

• Geannoteerde exemplaren: tag 963 $$a start met vast prefix Annotated copy: gevolgd door bondige beschrijving van aard, plaats en kwantiteit van de gevonden annotaties. Voorbeelden:
  

• Annotated copy: handwritten annotations in margins
  

• Annotated copy: interfoliated copy with lots of annotations in pen by L. Durieu de Marbais
  

• Annotated copy: rubrication and added initials in red and blue ink ; (occasional) underlinings and handwritten marginalia ; text in red frame
  

• Annotated copy: manicules in margins
  

• Annotated copy: with complete auction prices
  

• Genummerde bibliofiele exemplaren: tag 963 $$a start met vast prefix Numbered copy: gevolgd door aanduiding en eventueel verduidelijking van de nummering. Voorbeelden:
  

• Numbered copy: copy IV of 10 copies printed on wove paper with an added drawing by Felix Timmermans
  

• Numbered copy: 31/150
  

• Numbered copy: 1 of 5 copies hors commerce
  

• Andere exemplaarkenmerken: voor exemplaarkenmerken die niet binnen de bovenstaande 'types' passen, wordt een zo duidelijke mogelijke toelichting gegeven. Voorbeelden:
  

• Contains 12 engravings outside collation
  

• With documentation concerning acquisition
  

• Woodcuts are hand-colored
  

• State A
  

Colofon

Laatst gewijzigd op12.10.2022