Inhoud
Definitie en afbakening
Het gaat om alle monografische publicaties die
online
beschikbaar zijn. Hieronder vallen niet enkel
de 'gewone' E-books maar ook meer specifieke
documenttypes zoals studieverslagen,
rapporten, working papers, thesissen en
dergelijke meer. De algemene structuur van het
datamodel blijft voor al deze documenttypes
gelijk.
De online materialen worden in Alma opgedeeld
in twee grote groepen alnaargelang de manier
waarop deze beheerd worden:
ALMA-E: een eerste groep van online documenten op externe platformen (uitgevers, aggregators, ...). De bibliotheek verwerft het toegangsrecht tot die bestanden op het extern platform. De gegevens die de toegang mogelijk maken worden in Alma beheerd in electronic collections en portfolios.
ALMA-D: een tweede groep van online materialen wordt volledig beheerd door de bibliotheek zelf. Dat betekent dat de elektronische bestanden zelf ook deel uitmaken van de bibliotheekcollectie. Het kan hier zowel gaan om elektronische bestanden die het resultaat zijn van digitalisering van fysieke materialen als om digital born bestanden (bv. de door studenten aangeleverde pdf's van masterproeven). Deze kunnen bewaard worden in de cloud repository van Alma (Alma Cloud) of in een andere repository (bv. Teneo). De gegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot deze bestanden worden in Alma beheerd in representations (voor bestanden in Alma Cloud en remote representations (voor bestanden in externe repositories).
Wat het datamodel van het bibliografisch record
betreft, is er geen onderscheid tussen
E-books in Alma-E of Alma-D. De workflow om
een nieuwe beschrijving aan de catalogus toe
te voegen kan wel verschillen (zie
hieronder).
Algemene afspraken
- We activeren zo veel mogelijk vanuit de Community
Zone owv het voordeel van centraal
onderhoud. Hier kan/moet soms van
afgeweken worden:
- Een bib record uit de CZ echt niet
naar wens is, kan je binnenhalen in
de Network Zone en verrijken.
De CZ
portfolio
blijft daarbij bewaard
- Vind je het gewenste e-book niet
in de
CZ, dan kan je een NZ bib record maken en er een lokale
portfolio aan
koppelen
- Voor e-books en aanverwante documenten
waarvan
de elektronische bestanden in Alma-D worden beheerd, wordt
steeds een Network Zone
bibliografisch record aangemaakt
waaraan een
(remote) representation wordt
gekoppeld.
- In Alma wordt print
inventory strikt
gescheiden van D/E inventory, zo
ook de bib records in
kwestie.
Modelrecords
- 9992960287701471 : NZ record
'binnengehaald' uit de CZ
- 9992966458801471 : NZ record (via
copycat) met een lokale
portfolio
Aandachtspunten
De onderstaande tabel bevat een overzicht
van
de tags die in een basisbeschrijving
van een monografische publicatie (kunnen)
voorkomen. Het gaat dus om een uitgebreide
selectie van
tags die zeer frequent (maar niet altijd)
voorkomen in beschrijvingen van
monografieën.
Het is echter niet onmogelijk dat je op
een
bepaald moment bijkomende kenmerken van de
publicatie die niet in het onderstaande
datamodel , wilt of moet toevoegen aan
de beschrijving. Bijkomende tags zijn
terug te
vinden in het Alma
LIBISnet basismodel
voor bibliografische records en
het
nog meer uitgebreide Overzicht
van tags voor bibliografische
records.
In deze tabel wordt gebruik gemaakt van
kleuren
om een aantal belangrijke zaken te
signaleren:
Tag 902: deze tag bevat de twee hoofdsleutels voor documenttype en materiaaltype. De catalograaf is verplicht deze in te voeren. Op basis van deze hoofdsleutels worden de sleutelwaarden in het record automatisch ingesteld.
Cellen die gevuld zijn met oranje: deze cellen bevatten een vaste sleutelwaarde. Deze tags zijn dan ook verplicht aanwezig in het record. De waarden in deze cellen worden bij het opslaan van het record automatisch nagekeken en waar nodig aangevuld/gewijzigd op basis van de hoofdsleutels die zijn aangebracht in tag 902 $$r [documenttype] en $$m [materiaaltype]
Tags waarvoor de eerste kolom groen is ingekleurd: dit zijn tags waaraan je voor dit documenttype extra aandacht moet besteden, hetzij omdat deze tag gegevens bevat die cruciaal zijn om de beschrijving volledig te maken, hetzij omdat het gebruik en de invulling van deze tag voor dit documenttype afwijkt van de normale praktijk.
Tabel
| TAG | POSITIE | Inhoud - Vaste
waarde | Toelichting - Voorbeeld | ||||||||||
| LDR | pos. 6 | a | = Language material | ||||||||||
| pos. 7 | m | = Monograph/item | |||||||||||
| 008 | pos. 6 | Datum type | Voor monografieën:
kiezen uit s, m, q of n | ||||||||||
| pos. 7-10 | Datum 1 | • Jaartal invoeren • Ongekende delen worden u
(bv. 196u) | |||||||||||
| pos. 11-14 | Datum 2 | • Jaartal invoeren • Ongekende delen worden u
(bv. 196u) | |||||||||||
| pos. 15-17 | Land van publicatie | Keuzelijst met MARC21-codes | |||||||||||
| pos. 23 | o | = Online | |||||||||||
| pos. 35-37 | Taal van publicatie | Keuzelijst met MARC21-codes | |||||||||||
| TAG | IND1 | IND2 | $$ | Inhoud - Vaste
waarde | Toelichting - Voorbeeld | ||||||||
| 020 | _ | _ | a | ISBN-nummer | Enkel cijfers, geen
spaties of koppeltekens | ||||||||
| c | Bijkomende info | • Keuzelijst met vaak
voorkomende termen • Andere invoer toegelaten | |||||||||||
| 041 | _ | _ | a | Doeltaal | • Deze tag enkel indien
nodig • MARC21-codes in
keuzelijstje | ||||||||
| h | Oorspronkelijke
taal | Taal waarin de tekst
oorspronkelijk was gesteld | |||||||||||
| 245 | 0/1 | 0-9 | a | Hoofdtitel | • Take what you see • Geen interpunctie toevoegen
tussen $$a en $$b | ||||||||
| b | Ondertitel | ||||||||||||
| 246 | 1/3 | 1/3 | a | Parallel- of (niet)
getoonde variante titel | |||||||||
| b | Ondertitel | ||||||||||||
| 250 | _ | _ | a | Editievermelding | |||||||||
| b | Vermelding van
editor | • Enkel wanneer getoond bij
editievermelding • $$a Herziene uitgave $$b
door A. Zijlstra | |||||||||||
| 264 | _ | 1 | a | Plaats van
uitgave | • Take what you see • gebruik &un indien
onbekend | ||||||||
| b | Naam van
uitgever | • Take what you see • gebruik &un indien
onbekend | |||||||||||
| c | Jaar van
uitgave | • Take what you see • gebruik &un indien
onbekend | |||||||||||
| 300 | _ | _ | a | Paginering | • vaste structuur: 1 online
resource, gevolgd door
paginering tussen ronde
haken • 1 online resource (xii,
324 p.) | ||||||||
| 336 | _ | _ | a | text | |||||||||
| 2 | rdacontent | ||||||||||||
| 337 | _ | _ | a | computer | |||||||||
| 2 | rdamedia | ||||||||||||
| 338 | _ | _ | a | online resource | |||||||||
| 2 | rdacarrier | ||||||||||||
| 340 | _ | _ | a | Online | |||||||||
| 490 | 1 | _ | a | Reekstitel | Selecteren uit
authority bestand via F3 | ||||||||
| v | Volume
(nummer) | Nummer in reeks
zoals op document | |||||||||||
| 500 | _ | _ | a | Algemene noot | • Vrije tekst,
beknopt | ||||||||
| 505 | 0/2 | _ | a | Deelaanduiding | • Plaats van onderdeel in
werk • P. 107-120 : of V. 1 : | ||||||||
| t | Titel van het
onderdeel | ||||||||||||
| r | Auteur van het
onderdeel | Enkel indien
nodig | |||||||||||
| 520 | _ | _ | a | Abstract of
samenvatting | Enkel overnemen,
niet zelf schrijven | ||||||||
| 534 | _ | _ | b | Editievermelding van
originele versie | First
edition | ||||||||
| c | Impressum van
originele versie | London: Penguin,
1947 | |||||||||||
| t | Titel van originele
versie | ||||||||||||
| 650 | _ | 7 | 2 | Sublibrary
code | • Filtert de gevonden
onderwerpen • Via template of
keuzelijst | ||||||||
| a | Onderwerp/code | Voer zoekterm in om
onderwerpen te zoeken via F3 | |||||||||||
| exyz | Onderwerp/bijkomende
vormen | • Verschilt per
onderwerpsthesaurus • Automatisch ingevoerd na
selectie uit F3-lijst | |||||||||||
| 655 | _ | 4 | v | Genre/vorm | |||||||||
| 700 | 0/1 | _ | a | Auteursnaam
(personen) | Invoer steeds via
selectie uit authority records
(F3) | ||||||||
| bcdg | Bijkomende gegevens
over persoon | Automatisch
ingevoerd na selectie uit
F3-lijst | |||||||||||
| e | Functie/rol | • Gesloten keuzelijst • Verplicht subveld! | |||||||||||
| 710 | 2 | _ | a | Auteursnaam
(corporaties) | Invoer steeds via
selectie uit authority records
(F3) | ||||||||
| bg | Bijkomende gegevens
over corporatie | Automatisch
ingevoerd na selectie uit
F3-lijst | |||||||||||
| e | Functie/rol | • Gesloten keuzelijst • Verplicht subveld! | |||||||||||
| 900 | _ | _ | a | CHECK COMMUNITY
ZONE | |||||||||
| 902 | _ | _ | r | BOOK/THESIS/CONFERENCE
PROCEEDINGS/... | • Kies documenttype
dat
van toepassing is uit gesloten
keuzelijst • Verplicht
subveld | ||||||||
| m | ELECTRONIC_DIGITAL | • Verplicht subveld | |||||||||||
| 996 | _ | _ | a | Sublibrary
code | • Verplicht lokaal
veld! • Sigel uit keuzelijst of
template | ||||||||
| b | online | ||||||||||||
| c | Jaar-maandcode van
verwerking | 202006 | |||||||||||
| d | Bijkomende filter
voor aanwinstenlijst | Maak afspraken per
bibliotheek! | |||||||||||