Kennisdatabase

Invoeren factuur en ontvangen materiaal

Er zijn 2 werkwijzen die kunnen gevolgd worden: eerst het ontvangen van de factuur (Create invoice) waarbij de optie wordt aangevinkt dat het materiaal nadien wordt ontvangen. Of je opteert om eerst het materiaal te ontvangen (Receive) en nadien de factuur.

Bij het ontvangen van de factuur kan je opteren om te facturen via de bestellijst of manueel een factuur aan te maken.  Indien de factuur niet de volledige bestellijst factureert, is het aangewezen om manueel te kiezen. Of je kan een combinatie maken van een factuur via PO maar waaraan je manueel extra factuurlijnen toevoegt.

Aandachtspunten:

• De factuur kan op een verschil in totaalbedragen van 0.01 euro blokkeren. Oplossen door bij het bedrag van een willekeurig item het ontbrekende bedrag bij te tellen en in te geven. Som van de verschillende regels (invoice line details) moet identiek zijn aan totaalbedrag van de factuur (in tabblad summary).
  
•  Bijkomende kosten: indien op de factuur geen BTW verrekend is voor de bijkomende kost, dan dien je dit zelf uit te rekenen en toe te voegen aan het bedrag van de bijkomende kost en deze som als bedrag in te voeren.
  
•  Factuur vernietigen : Opzoeken via optie : Invoices – opties naar keuze (vb invoice number).  Factuur via Options knop (…) terug in Review plaatsen. Klikken op status In review. Er opent zich een lijst met facturen in review. Via Options knop (…) kan je de factuur editeren, deleten of aan iemand anders toewijzen.
  
•  Factuur via PO: Indien slechts 1 POL (=bestelling) wordt gefactureerd van een PO (overkoepelend niveau dat meerdere bestellingen bevat), moeten deze allemaal stuk per stuk worden verwijderd vooraleer je de ene POL kan factureren, ook in het geval de overige bestellingen reeds geleverd en gefactureerd zijn. Dit is een zeer omslachtige manier. Oplossing: factuur manueel ontvangen en via add item zelf de juiste bestelling zoeken. In dit kader is het ook goed te weten dat bij het ontvangen van facturen "from PO"  het bedrag van de verwijderde, niet ontvangen items terug wordt vrijgegeven voor gebruik. Dit geeft de indruk meer te kunnen spenderen dan er in kas is. Indien facturen manueel worden ontvangen stelt zich dit probleem niet. 
  
• Bij facturen met verschillende BTW tarieven is het aangewezen om BTW te verrekenen per regel. In het tabblad Summary laat je het BTW veld leeg maar je opteert voor VAT per invoice line. Nu kan je op het niveau van de Invoice line details het gewenste BTW percentage invoeren.
  

Nadat het materiaal ontvangen is, staat het in transit tussen het acquisitie en het circulatie departement.

In dit tussenstadium kan het item catalografisch verwerkt worden en de nodige leenparameters worden toegekend zoals plaatskenmerk en leentermijn. Als dit proces is afgerond, kan het item beschikbaar gemaakt worden voor de bibliotheek. Hiervoor moet de Current location gewijzigd worden in Balie.

Inscannen van de barcode van de items via  Acquisitions > Post-receiving processing >scan in items

Scan item barcode: je scant één of meerdere items in en je klikt op OK.  Via Exit ga je uit de lijst.  

• Invoice details: hier vul je de gegevens in aan de hand van de factuur: factuurnummer en -datum, prijs en BTW tarief, payment method ea.
  
• Save and create invoice details: hier kies je via het keuzemenu voor REGULAR.
  

Bij PO line klik je op het vergrootglas omdat je de bestellijn moet zoeken tussen alle bestellijnen. Je wijzigt de filter van Active naar All. Dan krijg je ook de bestellingen met status closed in de resultatenlijst. Zoek de bestelnummer op en selecteer. Het scherm add invoice line opent zich opnieuw.

Nu kan je verder met de nodige velden in of aan te vullen. Als alles naar wens is ingevuld klik je op Add and close.

Je zoekt de factuur op en via de actionsknop selecteer je Go to tasklist. Dit stelt je in staat om de factuur te editeren. Er kunnen maar een beperkt aantal velden worden aangepast.