Inhoud
Nieuwe records op basis van een
template
Als je een nieuw record maakt op basis van een template, zal het nieuwe record bij de start natuurlijk exact overeenkomen met de template die je gebruikte.
Als in die template beide hoofdsleutels (902
$$r en $$m) al waren ingevoerd, dan
moet je misschien nog even controleren of het
wel de juiste hoofdsleutels zijn voor het
record dat je wil gaan uitwerken: met andere
woorden, wordt het juiste document- en
materiaaltype aangegeven? Als dat niet het
geval is, kan je dit nog aanpassen. Let hier
wel op: de mogelijkheden om het documenttype
aan te passen zijn beperkt. Een aanpassing
naar een verwant documenttype (met zelfde
waarden in de posities 06 en 07) is geen
probleem. Aanpassen naar een documenttype met
andere waarden in pos. 06-07 doe je beter
niet. In die gevallen is het beter het niet
uitgewerkte record te releasen (en zo te
verwijderen) en een nieuw record te maken op
basis van een meer geschikte template.
Als in de template nog geen waardes waren
ingevoerd in tag 902, dan zal het
systeem je verplichten om dat te doen. Zolang
één van beide subvelden leeg is, zal een rode
foutmelding het opslaan van het nieuwe record
blokkeren. Dit principe gebruiken we ook in de
gedeelde NZ-templates: het subveld 902 $$m
wordt met opzet leeggelaten zodat de
catalograaf bewust moet kiezen. Is het record
nodig om een fysiek exemplaar (holding) aan te
koppelen, dan moet een fysiek materiaaltype
(PHYSICAL maar ook DISC, MICROFORM of MIX)
gekozen worden. Moet er daarna een portfolio
of representation aan gekoppeld worden, dan
moet het 902 $$m ELECTRONIC_DIGITAL
worden.
Nieuwe records via copy
cataloguing
Het systeem om via twee lokale hoofdsleutels in
tag 902 de sleutelwaarden in het record in
overeenstemming te brengen met de
internationale standaarden, is een
LIBISnet-oplossing. Je zal deze sleutels
dus niet zien in records uit externe
bronnen.
Bij het importeren worden wel automatisch
twee aanpassingen gedaan die zichtbaar
worden in het nieuwe geïmporteerde
record:
- Er wordt een tag 902 met lege subvelden
$$r en $$m aan het record
toegevoegd. Bij het uitwerken van het
record moet de LIBISnet-catalograaf deze
invullen.
- De RDA-velden 336-338 die vaak
anderstalige varianten van de termen
bevatten, worden uit het record
verwijderd. Deze worden bij
opslaan van het record automatisch
ingevuld met de binnen LIBISnet gebruikte
originele Engelstalige termen. Ook andere
sleutelwaarden worden bij opslaan
eventueel toegevoegd/aangepast op basis
van de keuzes van de catalograaf in tag
902.
Merk dus op dat door deze nieuwe methode het
niet meer nodig is om de sleutelwaarden
van een geïmporteerd record met de Enhance the
Record-functionaliteit aan
te passen. Het toekennen van de juiste
hoofdsleutels in tag 902 triggert immers een
automatisch proces dat overeenkomt met de
ingrepen via Enhance the
record.
Duplicate record
Duplicate record is een erg
interessante functionaliteit in bepaalde
scenario's:
- Wanneer je verschillende records moet
maken die inhoudelijk veel overeenkomsten
hebben, bijvoorbeeld artikelbeschrijvingen
van artikels uit hetzelfde
tijdschriftnummer.
- Waneer je in de catalogus bv. een
beschrijving vindt voor de fysieke versie
maar een bib record nodig hebt die de
elektronische versie beschrijft.
Als het document- maar vooral het materiaaltype
hetzelfde is voor het gekopieerde record als
voor het originele record (bv. bij maken van
opeenvolgende artikelbeschrijvingen), dan moet
je niets wijzigen aan de hoofdsleutels in tag
902. Ook de sleutelwaarden blijven dan
onveranderd wanneer je het record
opslaa1.
Is
er wel een verandering van
materiaaltype - zoals bij het aanmaken
van een elektronisch bib record op basis
van
een origineel fysiek bib record (of vice
versa), dan wordt het nu eenvoudiger
om in het gedupliceerde record de
'fysieke'
sleutelwaarden te vervangen door
'elektronische' sleutelwaarden. Het is
niet
meer nodig om de Enhance
the
Record-functionaliteit
te gebruiken. Het
volstaat om in 902
$$m de waarde PHYSICAL
te
vervangen door
ELECTRONIC_DIGITAL (of
omgekeerd). Niet
vergeten!
Ook hier is de nieuwe methode dus een meer
efficiënt alternatief voor de Enhance the
Record-functionaliteit.
Colofon
Laatst gewijzigd op 3.02.2022