Inhoud

Een korte beschrijving

In het programma Onderwijsexcerpten werken 5 partners uit het LIBISnet en LIBIS samen om enkele tientallen tijdschriften rond onderwijs en pedagogie op systematische wijze analytisch te ontsluiten.

Het catalografische werk wordt verdeeld over de 5 partners: zij zorgen ervoor dat kort na publicatie kwalitatieve bibliografische records voor de artikels gepubliceerd in recente tijdschriftnummers worden ingevoerd in de Alma Network Zone. Een regelmatig lopend automatisch proces distribueert vervolgens deze records zodat ze beschikbaar worden in alle Alma Institution Zones en Limo views van de partnerbibliotheken.

Het is ook de bedoeling om dit programma als leerplek te gebruiken en verder uit te breiden door:

• De ervaringen en ontwikkelde methodes en functionaliteiten ook toe te passen op andere thematische tijdschriftenpools die nu door verschillende partners fragmentarisch of volledig analytisch ontsloten worden.
  
• De mogelijkheden van Alma-functionaliteiten voor het opzetten van bijkomende (semi-)geautomatiseerde workflows op het vlak van analytische catalografie verder te verkennen. In het bijzonder zoeken we nog naar goede oplossingen om op een efficiënte wijze artikelrecords van afgevoerde (delen van) tijdschriften te verwijderen.
  

Stap voor stap

Vastleggen van de lijst en werkverdeling

Een lijst van tijdschriften die deel uitmaken van het programma is voor iedereen beschikbaar: klik hier.

Deze lijst wordt jaarlijks door de programmagroep bekeken en bijgewerkt:

• Blijft een tijdschrift op de lijst of wordt de systematische aanmaak van artikelrecords stopgezet?
  
• Wie staat in voor welke tijdschriften?
  
• Voor elk tijdschrift wordt ook vastgelegd welke partnerbibliotheken in het komende jaar de artikels willen ontvangen?
  

Opstellen van bibliografische records voor de artikels

Elk tijdschrift is vanzelfsprekend toegewezen aan een partner die zelf een abonnement heeft op dat tijdschrift. Zodra een nieuw nummer van het tijdschrift wordt ontvangen, zal een catalograaf van de medewerker beschrijvingen opstellen van de artikels die in het nummer gepubliceerd worden. Daarbij wordt ernaar gestreefd om op een efficiënte manier een homogeen corpus van artikelbeschrijvingen op te bouwen. Dat kan door volgende maatregelen:

• We volgen het algemene datamodel voor artikels en focussen op een kwalitatieve invoer van de kerngegevens van elk artikel.
  
• Er wordt gebruik gemaakt van een gedeelde trefwoordenthesaurus TW Onderwijs zodat over de partners heen de records opzoekbaar zijn via dezelfde trefwoorden/zoektermen. Elke partner kan daarnaast ook trefwoorden uit de eigen lokale thesaurus toevoegen.
  
• We gebruiken op een correcte wijze enkele functionaliteiten die Alma biedt om snel erg gelijkende records op te stellen:
  
• Er is een specifieke gedeelde template maar elke catalograaf kan ook voor elk tijdschrift een nog meer uitgebreide private template maken die alle vaste waarden bevat.
  
• Met Duplicate record is het mogelijk om een bibliografisch record te kopiëren en daarna aan te passen waar nodig.
  

Op die manier worden voor nieuw verschenen tijdschriftnummers op korte termijn in de Alma Network Zone correcte artikelrecords opgesteld. Op basis van de gegevens in de tag(s) 773 18 wordt ook in de Network Zone al een relatie opgebouwd tussen het artikelrecord en het record van het tijdschrift. Maar omdat de artikelrecords nog niet gelinkt zijn aan de Alma Institution Zones van de partners, zijn de artikels nog niet zichtbaar in de Alma IZ's en dus ook niet in de Limo views.

Automatische linking aan Institution Zones

Die tweede stap gebeurt volledig automatisch via een reeks van jobs die ervoor zorgen dat voor elke partnerbibliotheek de nieuwe artikelrecords uit tijdschriften waarop ze geabonneerd zijn, voorzien worden van een lokale extensie 996. Hierdoor worden:

• De Network Zone artikelrecords gelinkt aan de juiste Institution Zones.
  
• De relatie tussen artikel en tijdschrift wordt daarna ook opgebouwd in elk van de Institution Zones.
  
• Hierdoor kan het artikelrecord ook de items van het tijdschrift gebruiken als related inventory.
  
• De beschikbaarheid van die related inventory zorgt er dan tenslotte voor dat het Alma record ook in Limo gepubliceerd zal worden en dus beschikbaar wordt voor de eindgebruikers.
  

Aandachtspunten bij catalografie

Basisdatamodel en template

De bibliografische records die in de context van dit programma worden aangemaakt zijn tijdschriftartikels. Het basisdatamodel dat wordt toegepast is dan ook het datamodel voor Artikels.

Omdat er toch enkele projectgebonden administratieve tags moeten worden toegevoegd, is er een template ter beschikking in de Alma Metadata Editor. Je vindt hem onder de naam NZ ONDERWIJSEXCERPTEN in de lijst van shared templates. Aangezien elk tijdschrift vaak voor langere tijd door dezelfde medewerker zal worden geëxcerpeerd, loont het de moeite om deze template te gebruiken als basis voor het uitwerken van specifieke private templates voor elk van de tijdschriften. In deze templates kunnen de terugkerende elementen al worden ingevoerd: publicatiejaar in 008 en 264, delen van de tag 773, .... Het screenshot hieronder toont een private template met de extra vaste waarden voor artikels uit het tijdschrift KIDDO uit het jaar 2024.

De workflow om op basis van de bestaande gedeelde template een eigen specifieke private template te maken is beschreven op volgende pagina: Nieuwe templates maken.

Gebruik van Duplicate Record

Wanneer je alle artikels uit hetzelfde tijdschriftnummer moet beschrijven, is de functionaliteit Duplicate Record natuurlijk erg handig: je kan na het afwerken van een eerste artikelrecord eenvoudig een kopie maken en het record aanpassen met de andere metadata voor een tweede artikel. 

• Verwijder steeds - nog voor je het gekopieerde record een eerste keer opslaat! - de tag 035 uit het gekopieerde record. Deze moeten uniek zijn en blijven.
  
• Ga goed na dat je alle tags waar metadata-elementen zitten die tussen de artikels verschillen aangepast worden. Dat gaat in principe om: auteurs (100/700), titel (245), abstract (520), trefwoorden (650) en de paginanummers in de referentie (773 0_)
  

Aandacht voor specifieke tags

Publicatiedatum

De publicatiedatum (jaar) wordt - volgens basisdatamodel - 2 keer opgenomen: zowel in tag 008 pos. 7-10 als in een aparte tag 264 $$c. Ook het eerste deel van de referentie in 773 0_ is een stukje metadata dat het hele jaar lang gelijk blijft en dus best in een private template kan worden opgenomen.

Auteurs

Tijdschriftartikels hebben regelmatig meer dan 1 auteur. Gebruik de tags 100 en 700 zoals vastgelegd in de specifieke regels voor artikels. Kort:

• 1 auteur > gebruik tag 100.
  
• 2 of meer auteurs > eerstgenoemde auteur in 100, tweede en volgende in 700.
  

We werken ook hier consequent met authority records. Check dus steeds bij invoer of er voor de auteur al een authority record bestaat. Is dat niet het geval, dan maak je een nieuw authority record. In de meeste gevallen zal het niet mogelijk zijn om een Library of Congress-authority record te kopiëren. Maak dan een nieuw Network Zone authority record.

Abstract

Binnen het programma onderwijsexcerpten nemen we gezamenlijk het engagement op om zoveel als mogelijk een abstract of korte samenvatting in te voeren. Dit hoeft niet arbeidsintensief te zijn. Een aantal zinnen uit de inleiding zullen vaak voldoende zijn om wat duiding te geven bij de titels die niet altijd de lading van het artikel dekken. Als er online abstracts terug te vinden zijn, kunnen deze natuurlijk gekopieerd en geplakt worden in tag 520. Op deze manier kunnen we de artikels ook voldoende inhoudelijk ontsluiten, wat een noodzakelijke voorwaarde is om de gezamenlijke inspanningen maximaal te laten renderen voor de gebruiker.

Belangrijk: in het project Meta4Books worden abstracts van een externe leverancier ingeladen in Alma. Maar dit gebeurt enkel voor boeken. In deze artikelrecords zullen dus nooit abstracts via Meta4Books beschikbaar worden.

Trefwoorden

We gebruiken de gedeelde trefwoordenthesaurus TW Onderwijs in alle records die worden opgesteld in de context van dit programma. Elke catalograaf kent dus 1 of meerdere trefwoorden toe die worden opgezocht in de trefwoordenlijst.

Belangrijk: voer trefwoorden voor TW Onderwijs nooit manueel in.

• Voer (beginletters van) een gezocht trefwoord in en klik op F3
  
• Raadpleeg de trefwoordenlijst onder Headings from Bibliographic Records en neem een bestaand trefwoord over via de Select-knop. 
  

Op die manier vermijden we fouten zoals hieronder.

Naast de verplichte toevoeging van één of meerdere TW Onderwijs-trefwoorden kan per IZ ook bekeken worden of er meteen bij creatie van de records ook lokale trefwoorden uit de eigen thesaurus worden toegevoegd.

Referentie

De tag 773 0_ met het subveld $$g wordt gebruikt om de locatie van het artikel in het tijdschrift aan te geven. Hiervoor werd tot nu toe een formulering met afkortingen voor jaargang en nummer zoals op het screenshot hieronder. 

Deze formulering zorgt er echter voor dat de citations die in Limo kunnen opgeroepen worden, onvolledig zijn. 

We schakelen daarom over naar een meer eenvoudige notering zonder afkortingen zoals deze ook wordt opgegeven in het datamodel voor artikels: jaargang(jaar of jaren)nummer; p. startpagina-eindpagina. Dat wordt dus.

Hierdoor zijn de citations in Limo ook vollediger. De ontbrekende aanduiding van jaargang en nummer wordt nu wel getoond.

Relatie met het host tijdschrift

Een eerste tag 773 18 bevat de algemene gegevens waarmee de relatie met het host tijdschrift kan opgebouwd worden. Het belangrijkste element daarin is de identifier waarmee we naar het tijdschrift verwijzen. Er zijn 3 mogelijkheden:

• ISSN van het tijdschrift: in te voeren in 773 $$x
  
• Network Zone MMS ID van het tijdschrift: in te voeren in 773 $$w
  
• (BeLVLBS)-sleutel uit tag 035: in te voeren in 773 $$w
  

We werken zoveel mogelijk met het ISSN in 773 $$x omdat dit een identifier is die ook buiten Alma betekenis heeft. Slechts voor 1 tijdschrift (Kindertijd) is geen ISSN beschikbaar. Daar wordt het MMS ID van het tijdschriftrecord in 773 $$w ingevoerd.

Aan de deelnemende catalografen wordt daarom gevraagd om meteen bij opstellen van records het ISSN te gebruiken. Dat kan ook vast onderdeel zijn van een specifieke template voor artikels uit het tijdschrift. 

Sowieso wordt tijdens de verdere processing een aanpassing gedaan: voor alle artikels behalve die uit Kindertijd zal de identifier automatisch worden aangepast naar het ISSN.

Gebruik voor de titel van het tijdschrift ook steeds dezelfde waarde. Deze kan natuurlijk ook al opgenomen worden in een specifieke template.

Deze eerste 773 18 bevat ook steeds een subveld $$g met de vaste aanduiding no:host. Op die manier zal steeds het overkoepelende host item van het tijdschrift als related inventory beschikbaar zijn.

In veel (ook nieuwe) records zien we in deze tag nog een $$4 773. Dit subveld is al enkele jaren niet meer nodig en moet dus niet meer ingevoerd worden.

Optioneel kan ook een tweede tag 773 18 aan het record worden toegevoegd met in de herhalende subvelden $$g een verwijzing naar het specifieke item voor het nummer waarin het artikel verscheen. Voor meer informatie raadpleeg je het datamodel Artikels.

Administratieve tags

Een nieuw opgesteld artikelrecord moet ook steeds 2 administratieve tags meekrijgen die ervoor zorgen dat de records vlot verzameld kunnen worden en doorheen de verschillend stappen van het distributieproces opgevolgd kunnen worden. Bij herhaling: deze tags zijn al aanwezig in de gedeelde template. Neem ze ook over in je private templates en dan kunnen ze onmogelijk vergeten worden.

Veld 900 $$a LESCHECK wordt gebruikt als startpunt voor de automatische distributie. Enkel records met deze waarde worden verwerkt. Na afronding van het distributieproces is de status automatisch aangepast naar 900 $$a ONDERWIJSEXCERPTEN_PROCESSED.

Veld 982 $$a Onderwijsexcerpten lerarenopleiding wordt gebruikt als verzameltag op lange termijn. Deze tag blijft ongewijzigd.

Lokale extensie

De gedeelde template NZ ONDERWIJSEXCERPTEN bevat de gegevens voor een lokale extensie 999 $$t ONDERWIJSEXCERPTEN TEMP. Als je een private template maakt voor een specifiek tijdschrift, moet je ervoor zorgen dat dit veld ook in die template opgenomen is.

Wanneer je dan een nieuw record maakt op basis van die template, wordt de lokale extensie getoond zoals we dat kennen met het icoontje vooraan.

Deze lokale extensie zal ervoor zorgen dat het nieuwe artikelrecord alvast gelinkt wordt aan de Institution Zone waar het beschreven wordt. Het artikel zal dus meteen beschikbaar zijn in de Limo view van de 'beschrijvende' partnerbibliotheek.

Tijdens het distributieproces wordt deze voorlopige tag weer verwijderd en vervangen door een lokale extensie 996 volgens het gekende datamodel:

• $$a : sigel van de bibliotheek
  
• $$b : physical
  
• $$c : jaarmaandcode
  
• $$d [optioneel] : elke bibliotheek kan zelf kiezen welke specifieke sleutel (bv. i.f.v. aanwinstenlijsten) er in dit subveld moet worden ingevoerd. Opgelet: 1 sleutel per partnerbibliotheek voor alle tijdschriften in het programma.
  

Colofon

Laatst gewijzigd op 27.11.2024