Standing order heeft betrekking op boekenreeksen of op losbladige werken.

Naargelang de aard van de publicatie is er een verschil bij de verwerking van facturen en het ontvangen van het materiaal.

Het bibliografisch record van een boekenreekstitel wordt best onderdrukt zodat deze onzichtbaar is in Limo. Het record dient alleen voor het aanmaken en opvolgen van de bestelling. De bestelling van een standing order blijft open ook wanneer er deeltitels ontvangen en gefactureerd worden. Wil je nagaan welke volumes reeds ontvangen zijn, dan kan je dit nakijken  in het tabblad Invoices van de bestelling.

Voor losbladige werken en boekenreeksen is het raadzaam om slechts 1 bestelling (PO) aan te maken per titel en geen bestellijnen (POL) samen te voegen.

Er wordt voor de bestelling vertrokken van een bibliografische beschrijven (zie Zie bestellen van een print boek

Via de verschillende opties (knop Order, knop winkelwagen) opent Alma de PO line owner and type.

PO line type: hier kies je welk bestelformulier je wenst te gebruiken, nl. print book – standing orders.

Hierdoor weet Alma dat er geen items moeten worden aangemaakt tijdens het bestelproces.

Alma geeft een aantal ‘recommended types’ aan, afhankelijk van de soort publicatie. Via ‘other’ krijg je het volledige keuzemenu van bestelformulieren. Indien je het bestelformulier verkeerd kiest, dan moet in sommige gevallen de bestelling opnieuw worden ingevoerd en de verkeerde worden vernietigd.

Het is van groot belang dat het juiste besteltype wordt gekozen omdat dit het verdere administratieve proces in Alma bepaalt. Ook in het kader van analytische dataverzameling is het aangewezen om slechts een beperkte set van besteltypes te gebruiken.

Je kan een beperkte set bestelformulieren beschikbaar maken in jouw eigen instelling. Neem hiervoor contact op met Libis.

  • PO Line owner= naam eigen campusbibliotheek
  • Load from template = laatst gebruikte templates of lijst met alle reeds aangemaakte templates
  • Generate barcode using sequence = de bestellijn wordt gekoppeld aan een barcode volgens de parameters van je eigen instelling
  • Assign inventory manually =  je krijgt een bestelling waaraan geen holding en item worden gekoppeld

 Klikken op  Create PO Line.

Indien er reeds eerdere bestellijnen aanwezig zijn in Alma, wordt dit getoond in een boodschap. Confirm.

Automatisch kom je terecht in het tabblad Summary van de bestellijn.

De gegevens van PO line owner and type zijn zichtbaar in de blauwe balk. De status van de bestelling is In Review zolang de bestelling niet bewaard wordt. Ook heeft Alma automatisch een nummer toegekend aan de bestellijn (POL-).

We overlopen hieronder de verschillende tabbladen van het bestelformulier :

Als alle nodige informatie in de verschillende tabbladen/velden is ingevoerd, heb je een aantal mogelijkheden om verder te klikken. Deze mogelijkheden worden op deze pagina verder uitgelegd : Opties voor een bestellijn tijdens het bestelproces


Hierna krijg je volgende scherm:  PO Line : POL-…., with title: … : XXX (afhankelijk van de gekozen optie). Wanneer je dit krijgt is het ok en kan je door naar de volgende stap in het bestelproces.