Inhoud

Wat is een collectiesleutel?

• deze tag wordt in MARC21 beschikbaar gesteld voor lokaal gebruik en is in Alma gedefinieerd om lokale uniforme en groepstitels te registreren.
  
• door collectiesleutels als local extension toe te voegen kan per IZ een specifieke keuzelijst worden opgesteld met collectiesleutels. Dat zorgt voor een consistente invoer.
  
• op basis van de collectiesleutels kunnen de records van 1 collectie met een eenvoudige zoekopdracht verzameld worden in een logical set.
  
• Die logical set kan vervolgens gebruikt worden om een logical collection te voeden.
  

Wanneer/waarom gebruiken we een collectiesleutel?

• omdat ze worden ingevoerd in het bib record kunnen ze worden toegevoegd aan zowel fysieke als digitaal/elektronische records. Die kunnen daarna samengebracht worden in 1 set op basis van die collectiesleutel.
  
• omdat collectiesleutels worden toegevoegd als local extensions, kunnen ze ook worden toegevoegd aan Community Zone-records.
  
• het toevoegen van de gewenste/nodige collectiesleutel(s) kan een vast deel zijn van het uitwerken van een nieuw bibliografisch record. Het is dan niet meer nodig om in een aparte handeling het bib record toe te voegen aan een of meerdere itemized collections.
  
• indien nodig zijn deze collectiesleutels ook in batch te bewerken (toevoegen, wijzigen, verwijderen).
  

• wanneer de beslissing of een record al dan niet deel moet uitmaken van een bepaalde collection afhankelijk is van het oordeel van een bibliotheekmedewerker (en niet van de aanwezigheid van bepaalde vaste metadata zoals een auteursnaam, onderwerp, specifieke waarde in tag 996, ...).
  
• wanneer deze beslissing genomen wordt tijdens het opstellen/redigeren van het bib record omdat dan de invoer van de collectiesleutel efficiënt kan gebeuren wanneer het record toch sowieso geopend wordt in de Alma Metadata Editor.
  

Afspraken en tips voor het gebruik van collectiesleutels

• Wanneer een nieuwe gecureerde collection wordt opgezet, is het belangrijk om meteen te beslissen hoe de collectie zal uitgebouwd worden: kies je voor een collection op basis van een collectiesleutel of voor een zuivere itemized collection? Criteria die kunnen meespelen:
  
• Zal de collection eenmalig 'gevuld' worden of is het de bedoeling dat ze op langere termijn verder aangroeit tijdens catalografisch werk? In het eerste geval is een gewone itemized collection wellicht de beste optie, in het tweede geval is een collectiesleutel wellicht efficiënter.
  
• Is de medewerker/curator van de collection vertrouwd met de Alma Metadata Editor: indien niet, dan is een gewone itemized collection wellicht een betere keuze.
  
• Om ervoor te zorgen dat zoekopdrachten naar collectiesleutels zuivere resultaten geven, zorg je er best voor dat deze sleutels duidelijke en unieke tekststrings bevatten.
  
• Dus niet: 699 $a leuke prentenboeken, 699 $a thema WO II
  
• Maar wel: 699 $a VIVES01 prentenboeken, 699 $ a collectionA - WO II
  
• Voer collectiesleutels altijd in als local extensions. Let er goed op dat je dit op de correcte manier doet ofwel via een template met een tag 699 met $9 local ofwel door de functie Add local extension (Ctrl + L) te gebruiken. NIET door in het bib record aan een gewone NZ-tag 699 een $9 local toe te voegen. Zie ook: Hoe voeg je lokale extensie toe?
  
• Per Institution Zone is het best om één of enkele collega's verantwoordelijk te maken voor het beheer van de collectiesleutels. Zij kunnen dan ook instaan voor het beheer van het keuzelijstje op de tag 699. Voor meer uitleg daarover en eventuele hulp bij het opstarten van zo'n lijstje, stuur je een bericht naar helpdesk@libisnet.be.
  
• Om het overzicht te behouden, is het aan te raden om collectiesleutels steeds enkel via de keuzelijst in te voeren en niet manueel in te tikken. Op die manier wordt vermeden dat er (tik)fouten worden gemaakt die ervoor zouden zorgen dat het record toch niet in de set en dus niet in de collection zouden terechtkomen.
  

Hoe voeg je collectiesleutels toe?

• Moet je heel vaak nieuwe records maken die meteen ook een bepaalde collectiesleutel moeten krijgen, dan kan je deze best toevoegen aan een specifieke template. Let er dan op dat je aan de tag 699 naast $a met de collectiesleutel ook een $9 local toevoegt. 
  

• Als je dezelfde sleutel regelmatig moet toevoegen aan bestaande records, dan zou je een heel beperkte template kunnen maken met enkel deze sleutel (dus het screenshot hierboven is de volledige template). Je kan dan via Expand from template deze tag snel en foutvrij aan een bestaand record toevoegen. Kies wel voor de methode Add all om zeker te zijn dat de sleutel wordt toegevoegd, ook wanneer het record mogelijk al een andere collectiesleutel bevat.
  
• Om occasioneel een collectiesleutel toe te voegen, open je het record in de Alma Metadata Editor.
  
• Kies dan onder menu Editing Actions voor Add local extensions.
  
• Vul de tagcode 699 in.
  
• In $$a kan je dan de collectiesleutel uitkiezen: klik op spatie voor de hele keuzelijst of tik een stuk van de collectiesleutel in zodat de lijst automatisch gefilterd wordt..
  

Een logical collection opbouwen op basis van een collectiesleutel

• Bouw eerst een zoekopdracht op die gericht zoekt op de collectiesleutel. Dat gaat best met een All titles-zoekopdracht via de Uniform title-index zoals de onderstaande.
  

• Sla het zoekresultaat op als een logical set. 
  
• Maak nu een logical top level of sub-collection aan. Zie: Top-level en sub-collections aanmaken.
  
• Koppel dan de opgeslagen logical set aan de nieuwe collection. Zie: Records aan een collection toevoegen - Logical collections.
  

Colofon