Met een batch
portfolio upload
verwerk je een selectie
portfolios binnen een
e-collection
in één beweging: portfolios
activeren, geactiveerde
portfolios
updaten/verwijderen BACKUP: bij
een geactiveerde
e-collection maak je
eerst een backup export.
Hier
kan je op
terugvallen als er
iets misloopt |
- Maak een uploadbestand o.b.v. de portfolio
loader
template (verduidelijking
velden)
- De eerste kolom is voor matching met
de gewenste Alma records. Gebruik
liefst ISSN, ISBN of Portfolio_id.
Matching op Title is minder
nauwkeurig
- Kolommen die je niet nodig
hebt,verwijder je uit het
bestand
- Maak aparte uploadbestanden voor volgende acties:
NIEUW ACTIVEREN
- Bij het activeren
van
een CZ e-collectie vink je in de laatste stap van
de wizard de optie aan om een
selectie van de portfolios te
activeren
- Uploadbestand: een kolom
ISSN of ISBN volstaat.
Is die er niet, dan
kan je matching op
Title overwegen
- Vul de velden in zoals in
onderstaand screenshot en
selecteer bij File je
uploadbestand
- Met een klik op Next krijg je een samenvatting
van de te verwerken aantallen
+ een Excel rapport met
verduidelijking van de acties
die zullen gebeuren
- Als deze rapportering in orde
is klik je bovenaan op Load
- De operatie komt in de lopende
jobs terecht. Je kan intussen
verder werken in Alma. Je
krijgt een mail als de job is
afgelopen
VERWIJDEREN
- Om een selectie portfolios te
verwijderen uit een actieve
e-collectie klik je in de Portfolios tab van de Service
editor op Load portfolios
- Uploadbestand: een kolom
Portfolio_PID, ISSN of
ISBN volstaat.
Grootste
nauwkeurigheid heb je
met het Portfolio_PID
(zie exporteren
van
portfolios)
- Vul de velden in zoals in
onderstaande screenshot en
selecteer bij File je
uploadbestand
- Met een klik op Next krijg je een samenvatting
van de te verwerken aantallen
+ een Excel rapport met
verduidelijking van de acties
die zullen gebeuren
- Als deze rapportering in orde
is klik je bovenaan op Load
- De operatie komt in de lopende
jobs terecht. Je kan intussen
verder werken in Alma. Je
krijgt een mail als de job is
afgelopen
UPDATEN
PORTFOLIOS BIJKOMEND ACTIVEREN IN EEN E-COLLECTIE
- Je kan een selectie
portfolios bijkomend activeren in
een actieve e-collectie
- Uploadbestand: een
kolom ISSN of ISBN volstaat. Is
die er niet, dan kan je matching
op Title overwegen
- Klik in de Portfolios tab van
de Service
editor op Load
portfolios
- Vul de velden in zoals in onderstaand
screenshot en selecteer bij File je uploadbestand
- Met een klik op Next krijg je
een samenvatting van de te verwerken
aantallen + een Excel rapport met
verduidelijking van de acties die
zullen gebeuren
- Als deze rapportering in orde is klik
je bovenaan op Load
- De operatie komt in de lopende jobs
terecht. Je kan intussen verder werken
in Alma. Je krijgt een mail als de job
is afgelopen
PORTFOLIOVELDEN IN BATCH BIJWERKEN
- Je kan een aantal velden
van
geactiveerde portfolios
bijwerken (zie de portfolio
loader template)
- Uploadbestand:
- Doe een voorbereidende matching
binnen Excel van je uitgeverslijst met de
portfoliolijst (zie exporteren
van
portfolios)
- Zet het Portfolio_PID in
de eerste kolom, voor de matching
- De portfolio
loader
template (verduidelijking
velden)
- Neem enkel
de velden op die je
wil updaten, met hun
nieuwe content
- Portfolios
die niet in de CZ
staan, neem je niet op.
Deze voeg
je
achteraf lokaal
toe, of vraag
je aan bij Ex
Libris
- Klik in de Portfolios tab van de Service
editor op Load
portfolios
- Vul de velden in zoals in onderstaand
screenshot en selecteer bij File je
uploadbestand
- Met een klik op Next krijg je een
samenvatting van de te verwerken aantallen
+ een Excel rapport met verduidelijking
van de acties die zullen gebeuren
- Als deze rapportering in orde is klik je
bovenaan op Load
- De operatie komt in de lopende jobs
terecht. Je kan intussen verder werken in
Alma. Je krijgt een mail als de job is
afgelopen