Version française

Inhoud

Wanneer deze workflow gebruiken?

Deze workflow beschrijft hoe je op basis van een bestaand bibliografisch record van een artikel uit een gedrukt tijdschrift een tweede record kan maken en aanpassen tot een D/E-record dat de elektronische of digitale versie beschrijft. Aan dit record kan je vervolgens ofwel:

  • een portfolio koppelen die de url bevat waarmee de gebruiker een rechtstreekse elektronische toegang tot het E-artikel krijgt;
  • een representation toevoegen die een opgeladen digitaal bestand (meestal PDF) in Alma-D beschikbaar stelt.

Opgelet: analytische records voor e-artikels worden enkel aangemaakt wanneer de portfolio of representation rechtstreeks toegang bieden tot het artikel in kwestie: de url in het portfolio moet dus specifiek gericht zijn op het artikel en niet op het tijdschrift in zijn geheel of de jaargang/het nummer waarin het artikel verscheen. Als met een representation wordt gewerkt, moet het bewaarde bestand beperkt zijn tot de tekst van het artikel en niet bv. het hele tijdschriftnummer omvatten.

1. Startpunt

Het startpunt is een opgeslagen en correct opgesteld analytisch record van een gedrukt artikel. Wat zeker in orde moet zijn:

  • De 773-tags zijn opgesteld volgens het datamodel voor gedrukte artikels en het record bevat dus:
    • Een 773 0 -tag met enkel een $$g met aanduiding van jaar(jaargang)issuenummer en de paginering van het artikel
    • Een algemene 773 18-tag met $$x of $$w verwijzend naar het host record, $$t met de titel van het tijdschrift en $$g no:host
    • Eventueel ook een specifieke 773 18-tag met specifieke verwijzing naar een issue item in $$g
  • Een tag 902 met $$r ARTICLE (of NEWSPAPER ARTICLE) en $$m PHYSICAL
Image Placeholder

Open dit record in de Alma Metadata Editor.

2. Record dupliceren en aanpassen

Ga als volgt verder:

  • Klik op Record Actions > Duplicate Record. Een duplicaatrecord van het P-record wordt aangemaakt en getoond in de Metadata Editor.
  • Klik op Editing Actions > Enhance the record. Kies uit het lijstje van enhancements voor 01 change duplicate article from P to E.
Image Placeholder

  • Het gedupliceerde record wordt door dit enhancement op een aantal belangrijke punten aangepast:
    • De 035-tags worden geschrapt.
    • Op basis van de aanwezige 773-tags wordt 1 nieuwe 773 0 -tag opgebouwd. Deze bevat volgende elementen:
      • $$g uit de 773 0 - tag van het originele record. Dit subveld bevat de locatie van het artikel in het tijdschrift.
      • $$t uit de eerste 773 18-tag die dit subveld bevat. Dit is de titel van het tijdschrift.
    • 902$$m wordt omgezet van PHYSICAL naar ELECTRONIC_DIGITAL.
Image Placeholder

    Door het verdwijnen van het subveld $$x of $$w zal het E-artikel niet meer related zijn aan het record van het gedrukte tijdschrift. Dat is ook niet nodig omdat het record een eigen portfolio of representation krijgt met rechtstreekse toegang tot het artikel.

  • Slechts 1 manuele aanpassing is nodig: als het originele record één of meerdere lokale extensies 996 bevat met in $$b de aanduiding physical, dan pas je deze aan naar online.
  • Sla nu het record op (Save record):

    • Je zal steeds de waarschuwing krijgen dat er matched records gevonden werden. Dat is logisch omdat het originele P-record en het nieuwe D/E-record grotendeels identiek zijn. Je mag deze boodschap dan ook negeren. Klik op No.
    • Op basis van de aangepaste waarde in 902$$m worden de sleutelwaarden in het record nu ook aangepast naar die voor een elektronische/digitale beschrijving.

3. Portfolio of representation toevoegen

Als laatste stap moet de elektronische of digitale inventory worden toegevoegd in de vorm van een portfolio of representation.

Vooraf wordt per Alma IZ beslist op welke manier deze inventory zal georganiseerd worden in 1 of meerdere lokale e-collections (voor portfolios) of collections (voor representations). Deze moeten dan ook vooraf gecreëerd worden. Volg daarbij onderstaande workflows:

Nadat je stap 2 hebt afgerond en dus een bibliografisch record voor de D/E-versie van het artikel hebt opgeslagen in Alma, maak je vervolgens de portfolio of representation aan volgens onderstaande workflows:

Colofon

Laatst gewijzigd: 30.05.2023